Google Agenda : un allié essentiel !

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Quand un élément vous donne de la satisfaction professionnelle, on se replonge aisément dans la nostalgie. Oui, vous savez le fameux “comment on faisait avant ?”, assis sur votre fauteuil en fixant le premier truc en face de vous, le sourire en coin avec la tasse de café dans la main. Une sorte de Madeleine de Proust mais à l’inverse. Et bien quand je repense à la gestion des agendas partagés il y a quelques années en arrière, on est en plein dedans. 

 

Attention, je ne remonte pas non plus à l’époque des dinosaures, on est bien d’accord, mais il y a de ça une dizaine d’années la tendance était au papier ou alors à notre cher Outlook mais alors là, il fallait être doué. Bon, le papier c’était sympa, mais clairement, le beau tableau mensuel imprimé devenait très vite la Pierre de Rosette après une dizaine d’événements notés dessus. J’ai le souvenir que pour la gestion des salles, c’était juste l’enfer. Et gare à toi mon petit Indiana Jones si tu t’étais trompé. Le blanc correcteur coulait à flots et on se retrouvait grosso modo, avec un jeu de dames à chaque page. Top. Sous progiciel, la pilule était un peu plus sympa à avaler via notamment les agendas partagés d’Outlook. Mais en restant sous la thématique du cinéma, après les aventures d’Harrison Ford, là on se retrouvait parfois dans Matrix. Je m’explique. Quand on devait comparer les agendas entre eux pour afficher une disponibilité, le semainier n’était pas le socle de notre affichage comme c’est le cas dans Google Agenda. Ici plus on sélectionnait d’agendas, plus l’écran se divisait. Voir les disponibilités de trois salles par exemple, nous faisait rentrer dans un monde féérique fait de couleurs et de barres verticales (très) rapprochées. Psychédélique. Woodstock en quelques clics. 

Avant d’effectuer la migration vers GSuite, on m’avait déjà parlé des application Google et une application revenait sans cesse dans la discussion : Google Agenda. “Tu vas voir, c’est le top !”, “Non mais clairement, je retournerai sous Outlook pour rien au monde” etc etc. Ha oui quand même … Forcément la barre était haute, tout du moins dans ma tête. Mais force est de constater après des années d’utilisation que cette application est pour moi quasiment parfaite. Si je devais retenir une application de la suite googlienne ca serait celle-ci. Pourquoi ? Allez je me lance. 

Déjà dans un premier temps, c’est beau. C’est rond, c’est fluide, c’est, excusez moi l’expression, “design”. On est pas noyé dans le superflu. Il y a de la couleur, mais pas trop. Mais surtout le truc bête et méchant mais qui fait tout de suite la différence, c’est la base. Nous avons notre semainier qui reste, qui ne bouge pas, qui ne se divise pas et qui ne joue pas à Gérard Majax. On clique sur l’agenda partagé que l’on souhaite. Les événements apparaissent, on clique à nouveau dessus, il disparaît du semainier. Là c’est magique. Las Vegas en moins cher. Mais allons plus loin. Oui, car le gros plus de la GSuite, c’est qu’elle évolue continuellement et bénéficie sans cesse de (belles) évolutions. l’Agenda était déjà une bête de course mais c’est devenue LA référence.



La solution est déjà, interopérable entre les différents systèmes d’agendas et/ou de clients de messageries électroniques. Nous avons la possibilité d’inviter n’importe quel collaborateur, qu’il utilise Gmail, Outlook ou Cegetel (toujours la Madeleine de Proust inversé). Il reçoit un beau mail sympa avec tout ce qu’il faut à l’intérieur et même un lien pour faire une visioconférence. Tiens on s’arrête là deux secondes aussi. Alors là c’est tout bête mais c’est diablement efficace. Rappelez-vous des appels téléphoniques pour organiser une visioconférence : “ Oui Sylvain, c’est moi ben alors t’es pas connecté pour notre rendez-vous, on avait dit 16H30, je te vois pas, t’es ou????” “Quoi t’es au café?” “Attends je t’envoi le lien par mail” “ha mince c’était pas le bon” … Bon ok, à part mon très bon café, c’était un peu la Spartan Race non ?

Je réalise beaucoup de rendez-vous professionnels grâce à cet outil et c’est franchement un grand bol d’air, croyez-moi. A condition d’avoir une webcam et une connexion Internet supérieur à 512k bien entendu.

Pour une organisation, le partage d’agendas est simplissime et surtout graduable en fonction des souhaits et autorisations de chacun. La personnalisation est partout et c’est ce que l’on aime, soyons clairs. Si je fais à nouveau le parallèle avec la gestion des salles, on retombe vraiment sur une gestion digitale simple et efficace. On peut superposer les agendas des salles sur notre semainier pour ainsi voir les disponibilités et proposer une date sans erreur. A ce propos, je vous conseille en tant qu’administrateur de faire devenir vos salles ou agendas partagés, des ressources dans la console d’administrateur. Vous devenez réellement proactif en pouvant ajouter par exemple un étage, une localisation, etc. Enfin, comment ne pas parler de la fonction de recherche de créneaux pour les collaborateurs issus du même réseau. C’est malin, et là on touche quasiment au sublime. Vous programmez un événement avec vos invités et Google Agenda synchronise tous les agendas pour vous faire une synthèse des horaires disponibles de chacun. Fini l’oreille qui fume au téléphone en appelant tous les collègues. 

 

En conclusion, Google Agenda est un allié essentiel à nos journées de travail. Simple, efficace et intuitif, il restera notre ami encore longtemps tant son niveau d’ergonomie est à son paroxysme. Le “petit carré bleu avec le chiffre dedans” vous donne bien le bonjour.

 

Stay Strong. Heartily.

 

Sylvain TORCHOT

 

PS : le chiffre contenu dans le pictogramme de l’onglet de votre navigateur Internet n’est pas le numéro complémentaire de l’Euromillions de ce soir. Juste la date du jour. Au cas où …

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