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Ne perdez pas le contrôle de votre entreprise en nommant un autre administrateur

Vous avez un nouveau Business partner et souhaitez l’ajouter en tant qu’administrateur à la console d’administration afin qu’il puisse vous aider à gérer votre entreprise. Mais que se passerait-il en cas de conflit, voire de […]

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Rédigé par Jérémi PICCIONI - il y a 2 ans

Ce que vous allez découvrir

  • Qu’est-ce qu’un rôle système prédéfini ?
  • Qu’est-ce qu’un rôle personnalisé ?
  • Option 1 : attribuer des rôles à un seul administrateur
  • Option 2 : attribuer des rôles à plusieurs administrateurs simultanément

Ne perdez pas le contrôle de votre entreprise en nommant un autre administrateur

Vous avez un nouveau Business partner et souhaitez l’ajouter en tant qu’administrateur à la console d’administration afin qu’il puisse vous aider à gérer votre entreprise. Mais que se passerait-il en cas de conflit, voire de séparation ? Qui aura la garde de la console d’administration ? 

Google Workspace dispose de différents outils et niveaux d’accès pour la gestion de votre organisation, chacun nécessitant des connaissances particulières. En effet, si les réglages basiques se font de manière très intuitive, d’autres nécessitent une connaissance poussée et des compétences spécialisées afin d’effectuer des réglages précis. Vous devrez alors dans ce cas nommer un administrateur pour s’occuper des paramètrages spécifiques correspondant exactement aux besoins de votre entreprise.

Les administrateurs Google Workspace sont des utilisateurs privilégiés qui ont accès à la console d’administration Google Workspace. Et aux outils nécessaires pour effectuer les réglages des droits des comptes de vos collaborateurs. Le niveau d’autorité dépend cependant du type de rôle d’administrateur que vous voulez bien leur déléguer.

Pour gérer l’étendue des permissions de ces utilisateurs privilégiés, il faut leur attribuer un rôle précis. Il peut s’agir d’un rôle prédéfini tel que Super-administrateur, Administrateur de groupes ou Administrateur de gestion des utilisateurs. Ou bien, d’un rôle personnalisé. Chaque rôle d’administrateur correspond à des fonctions d’entreprise courantes.

Lorsqu’un administrateur se connecte avec son compte Google, il peut désormais voir la console d’administration et exécuter les tâches autorisées par les rôles qui lui sont attribués.

Après ces quelques précisions, il est temps de passer en revue la définition des rôles ainsi que les deux options qui s’offrent à vous pour l’attribution des accès administrateurs : attribuer des rôles systèmes à un seul utilisateur, ou à plusieurs simultanément, qui vous aideront à gérer avec succès les accès au sein de votre organisation.

Alors, avant d’envisager à proprement parler l’aspect pratique de la question, il convient de se pencher plus avant sur ce que sont les rôles. Quezaco ? Ces ròles attribuent un ou plusieurs privilèges à un utilisateur pour lui permettre d’exécuter les tâches de gestion de la console d’administration dont il est responsable. Ainsi, Google Workspace permet d’attribuer des rôles d’administrateur spécifiques à un utilisateur pour lui donner certaines autorisations. Ceci, via un rôle système prédéfini ou un rôle personnalisé.

Qu’est-ce qu’un rôle système prédéfini ?

Les rôles d’administrateur prédéfinis permettent de déléguer facilement la gestion de Google Workspace à des utilisateurs pour qu’ils puissent réaliser des actions spécifiques.

Google propose plusieurs rôles administratifs prédéfinis, chacun offrant un certain niveau d’accès à la console d’administration de votre organisation. Ils peuvent successivement être assimilés aux super-administrateurs, administrateurs de groupe, administrateurs des comptes utilisateurs, administrateurs du centre d’assistance, administrateurs des services, administrateurs des appareils mobiles, administrateurs de Google Voice et administrateurs du revendeur.

Si aucun de ceux-ci ne convient à un utilisateur, vous pouvez lui attribuer plusieurs rôles, les personnaliser ou créer un nouveau rôle.

Qu’est-ce qu’un rôle personnalisé ?

Souvent, les rôles prédéfinis sont suffisants. Mais dans les cas où ce ne l’est pas, un super-administrateur peut créer un rôle d’administrateur personnalisé. Les privilèges personnalisables incluent l’accès à de nombreux paramètres administratifs dans la console d’administration, notamment la gestion des utilisateurs, les groupes, le compte Google Suite, les rapports, la sécurité, l’assistance, les services, Chrome, etc.

Pour créer un rôle administrateur personnalisé, rien de plus simple :

1. Connectez-vous à la Console d’administration Google et accédez aux Rôles d’administrateur.

2. Si vous souhaitez créer un nouveau rôle, cliquez sur Créer un rôle. Renseignez les informations, puis cliquez sur Continuer.

Si vous souhaitez personnaliser un rôle existant, cliquez sur le rôle souhaité, puis sur Copier le rôle. Sélectionnez votre nouveau rôle personnalisé à partir de la liste des rôles.

3. Sélectionnez les droits souhaités.

4. Enregistrez.

Attention : le compte ayant servi lors de l’inscription à Google Workspace est automatiquement considéré comme Super-administrateur et dispose dès lors de tous les droits inhérents à la console d’administration. Cela comprend la possibilité de réaliser la suppression du compte ou de faire d’un autre utilisateur un Super-administrateur afin de lui permettre d’effectuer toutes les tâches relatives à la console.

Ceci vous permettant donc d’attribuer des rôles d’administrateurs spécifiques à un utilisateur. En effet, le rôle administrateur paramétré par défaut est aussi puissant que le votre et pourrait donc vous bloquer l’accès à la gestion de votre propre entreprise.

Option 1 : attribuer des rôles à un seul administrateur

1. Commencez par vous connecter à votre console d’administration Google.

2. Localisez les Utilisateurs.

3. Recherchez votre utilisateur et cliquez sur son nom. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Afficher plus, puis sur Rôles et droits d’administrateur.

4. Attribuez un rôle en choisissant l’une des deux options :

  • Attribuez un rôle prédéfini ou un rôle personnalisé, en cliquant sur le curseur associé au rôle, ou saisissez le nom du rôle dans le champ Rechercher par nom de rôle.
  • Créez un nouveau rôle que vous attribuerez à votre utilisateur en cliquant sur Créer un rôle personnalisé.

5. Vous pouvez cliquer sur « Toutes les unités organisationnelles » et restreindre les actions de l’administrateur à des unités organisationnelles spécifiques.

6. Enregistrez.

Option 2 : attribuer des rôles à plusieurs administrateurs simultanément

1. Connectez-vous à votre console d’administration G Suite et allez à Rôles d’administrateur.

2. Sélectionnez à gauche le rôle que vous souhaitez attribuer. Cela montrera les utilisateurs actuellement affectés au rôle. Si vous le souhaitez, cliquez sur Privilèges pour voir ce que ce rôle autorise.

3. Cliquez sur Attribuer un rôle, saisissez le nom de votre utilisateur, puis cliquez sur Attribuer plus pour ajouter d’autres utilisateurs. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer l’affectation.

4. Vous pouvez restreindre les actions de l’administrateur à des unités organisationnelles spécifiques :

  • Pour un administrateur : cliquez sur Modifier à côté du nom de l’unité organisationnelle, puis sélectionnez les organisations souhaitées.
  • Pour tous les administrateurs : en haut de la liste des rôles, cochez l’option Administrateurs, puis Unité organisationnelle.

C’est tout !

Vous pouvez désormais déléguer des rôles à vos utilisateurs G Suite et, mieux encore, créer vos propres rôles personnalisés adaptés uniquement à votre cas d’utilisation.

L’utilisation de ce moyen facilite la gestion des administrateurs. Il peut sembler que le processus implique beaucoup de choses, mais il est rationalisé pour que tout se déroule correctement et forme une structure ordonnée. Attribuer un rôle à plusieurs utilisateurs n’a jamais été aussi simple finalement !

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