Profitez au maximum de votre journée : 7 conseils Google Agenda

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Le temps est précieux, surtout lorsque vous travaillez à domicile ou que vous êtes confinés et que vous conciliez vie personnelle et professionnelle. Moins vous consacrez de temps à des tâches telles que la planification, la recherche d’un code de réunion Google Meet ou le passage d’une application à une autre, plus vous passez de temps sur des choses importantes ou mieux avec vos proches.


Google Agenda est rempli d’outils intuitifs et étroitement intégrés aux autres applications G Suite, notamment Gmail, Meet, Drive, Contacts et Sites, pour vous aider à rester au courant de votre programme quotidien. Voici mes meilleurs conseils, astuces et fonctionnalités qui vous aideront à organiser votre journée. N’hésitez pas à distiller ces conseils sur les réseaux sociaux.

Trouvez le créneau de réunion qui convient à tout le monde dans l’agenda Google.

Trouver un moment où tout le monde est disponible peut être un parcours du combattant. Avec Google Agenda, vous avez un sérieux compagnon pour savoir quand la disponibilité de quelqu’un croise la vôtre. Finis les échanges de mails à rallonge ou les Doodle pour savoir quand l’équipe est disponible pour organiser la énième réunion probablement stérile de l’année.

Voici comment procéder : dans Calendrier, cliquez sur Rechercher des personnes à gauche, saisissez les noms des personnes que vous souhaitez rencontrer/inviter. S’ils font partie de votre organisation professionnelle ou scolaire, vous pouvez sélectionner leur nom et voir leur calendrier superposé sur le vôtre. Choisissez un créneau horaire ouvert, remplissez les détails de la réunion et cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous invitez un invité à un événement, un code Google Meet unique est automatiquement ajouté (vous pouvez l’ajuster dans les paramètres). Et pour les clients G Suite, des informations de connexion sont ajoutées au cas où quelqu’un se joindrait à partir d’un téléphone.

De plus, à partir d’une conversation dans Gmail, vous pourrez aussi inviter rapidement les participants à une réunion. Pour se faire, il vous suffit de cliquer sur les trois points verticaux dans la conversation, puis créer un événement, puis recherche un horaire (avec la liste de tous les membres présents). Vraiment sublime !

Naviguez à travers les fuseaux horaires dans Google Agenda.

La rencontre avec des personnes dans différentes régions du globe ajoute de la complexité à la planification. Si comme Numericoach, vous travaillez depuis la France mais que vous faites appel à un partenaire situé à Bangkok (Et oui Thomas à la belle vie), il peut être utile d’afficher plusieurs fuseaux horaires directement sur votre calendrier. 

Cliquez sur l’icône Paramètres de Google Agenda et sélectionnez Paramètres. Sous Fuseau horaire , cliquez sur la case pour afficher un fuseau horaire secondaire et choisissez votre fuseau horaire préféré. Pour ajouter plusieurs fuseaux horaires, faites simplement défiler jusqu’à l’ horloge mondiale et cliquez sur Afficher l’horloge mondiale. Les fuseaux horaires sélectionnés s’affichent sur le côté gauche du calendrier sous la vue mensuelle. Vous pouvez mettre un code pays.

Comme vous le voyez sur les images au-dessous et en dessous, il est important de mettre un libellé explicite que vous retrouverez à gauche de votre Agenda Google.

Restez à l’écoute des heures de travail des autres

Il est important (courtois, en fait) d’être conscient des heures de travail des autres lors de la planification d’une réunion. Google à facilité la définition de vos propres heures de travail et la consultation des heures de travail des autres. 

Pour définir vos heures de travail, cliquez sur l’ icône Paramètres dans le calendrier, puis sélectionnez Paramètres. Sous Général, cliquez sur Heures de travail, puis cochez Activer les heures de travail. Sélectionnez les jours et heures de travail. Cette fonction peut être activée ou désactivée sur un ordinateur, mais pas via l’application de calendrier mobile.

Vos collègues peuvent désormais voir vos heures de travail lorsqu’ils planifient des réunions avec vous, ce qui réduit la probabilité que des réunions apparaissent en dehors de vos heures de travail. 

Si vous n’êtes pas au bureau, Google Agenda peut automatiquement refuser les événements pendant cette période. En haut de votre calendrier, cliquez sur la première date à laquelle vous serez absent. Dans la boîte de détails de l’événement, sélectionnez Absent du bureau, puis choisissez les dates. Le calendrier refusera les réunions planifiées sur vos blocs d’absence et inclura un message personnalisé. Vos collègues pourront toujours communiquer avec vous dans Google Chat ou Gmail, mais ils verront une notification automatisée que vous êtes absent du bureau lorsqu’ils commencent une conversation ou un e-mail avec vous.

Partagez votre Google Agenda avec vos collègues

Avec votre équipe proche, ajustez vos paramètres par défaut afin que les membres de votre équipe ou de votre organisation puissent voir tous les détails des événements sur votre calendrier, plutôt que de voir uniquement «libre» ou «occupé». De cette façon, si quelqu’un veut vous rencontrer, il peut voir si vous faites une présentation importante qui ne peut pas être déplacée ou si vous avez simplement une conversation de café virtuelle qui peut être déplacée. Cela est particulièrement utile pour les personnes qui ont beaucoup de réunions et réduit les e-mails de va-et-vient sur la disponibilité.

Pour partager votre calendrier à grande échelle ou avec des personnes spécifiques, accédez à la section Mes calendriers, survolez le calendrier que vous souhaitez partager, cliquez sur Plus (les trois points verticaux), puis sur Paramètres et partage . Il est utile de partager votre calendrier personnel avec votre compte professionnel pour vous faciliter encore plus la planification, mais ne partagez pas votre agenda perso avec vos collègues !

Vous pouvez toujours dissocier votre calendrier ou ajuster les autorisations et la visibilité, et cela à tout moment.

Chez Numericoach, un réseau de 40 formateurs G Suite experts, chaque agenda est partagé avec le planning manager, ce qui lui permet de gagner un temps considérable lors des affectations, sans déranger le formateur pour savoir s’il est disponible pour une demande de formation sur Google Agenda par exemple.

Contrôlez qui voit quoi dans Google Agenda.

Vous pouvez modifier ce que les autres voient à propos de certains événements. Par exemple, vous souhaiterez peut-être garder une réunion confidentielle ou un rendez-vous médical privé. Dans Calendrier, ouvrez l’événement que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur Visibilité par défaut . Choisissez le paramètre de confidentialité de l’événement et cliquez sur Enregistrer.

C’est important aussi de ne pas mettre ses événements personnels dans son agenda professionnel. Pour l’anecdote, je me souviens en formation avoir croisé les réunions de 5 à 7h entre le boss et sa secrétaire avec l’adresse de l’hôtel et évidemment en public pour toute l’entreprise.

Organisez votre liste de tâches avec Google Tasks.

La planification d’une tâche est un moyen léger d’organiser votre liste de tâches dans le calendrier. Pour ajouter une tâche à votre calendrier (celles-ci ne seront visibles que par vous), cliquez sur l’icône Tâches dans le panneau de droite. Sélectionnez Ajouter une tâche, donnez-lui une étiquette ou un nom, puis ajoutez des détails et une date et une heure. Vous pouvez également ajouter des tâches à votre calendrier à partir de Gmail, de Google Drive ou d’un fichier dans Docs, Sheets ou Slides. Recherchez simplement l’icône Tâches dans le panneau latéral, une colonne sur le côté droit de ces applications.

Cette astuce est pratique pour s’organiser au sein de Google Agenda. Malheureusement, ces tâches ne sont pas encore collaboratives (mais que fait Google ?!) et c’est pour cette raison que nous utilisons chez Numericoach d’autres outils comme Trello, Todoist ou Asana (le meilleur à mon sens pour la gestion des tâches).

Laissez de la place pour une pause entre chaque événement dans Google Agenda.

Lorsque vous prenez des réunions consécutives, il est pratique de disposer de quelques minutes pour préparer votre prochaine réunion ou même vous étirer. Définissez les événements planifiés pour qu’ils se terminent cinq minutes plus tôt (les événements de plus d’une demi-heure se termineront 10 minutes plus tôt). Dans la fenêtre des paramètres de votre calendrier, faites défiler jusqu’à Paramètres de l’événement et cliquez sur la case Réunions rapides.

Il a été constaté que même si une réunion devait se terminer, disons, à 16 h 25, elle avait tendance à se poursuivre jusqu’à 16 h 30. Donc, au lieu de terminer les réunions plus tôt, commencez vos réunions cinq minutes après l’heure ou la demi-heure. Vous constaterez peut-être que ces quelques minutes supplémentaires font une réelle différence.

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