Relations entre Google Forms et Google Sheets : 4/4 – modifier les informations ?

2

Google Forms est un formidable outil de recueil d’information ET Google Sheets est un formidable outil de traitement de l’information.
Bien identifier les relations entre les deux applications permet de construire des procédures de manipulation de données plus efficientes. Je vous propose une série d’articles sur le sujet :


4.
Une relation dynamique : possibilités et conséquences des modifications dans une appli sur l’autre


Lors des articles précédents sur la grande question des relations entre Google Forms et Google Sheets, nous avons identifié les méthodes de visualisation des réponses de Google Formulaire, les procédures de mise en relation entre un formulaire et une feuille de calcul afin de recueillir les données, et les différents formats de données recueillis en fonction des types de réponses du formulaire.

Nous avons vu dans les articles précédents que les réponses à un formulaire sont visibles en deux endroits : directement dans le formulaire ou dans le recueil de données dans la feuille de calcul.

affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage des réponses dans Google Sheets

Que se passe-t-il si le lien entre un formulaire et une feuille de calcul est déjà créé et que de nouvelles réponses sont envoyées via le formulaire ? Et si je décide de changer l’ordre ou l’intitulé des questions sur Forms ou sur Sheets… et si je modifie les réponses dans Sheets …?

Bref, quelles sont les conséquences d’une création, d’une modification ou d’une suppression des données dans une appli sur l’autre appli ?

Insérer des réponses

Créer une nouvelle réponse dans GForms

La feuille de calcul qui est liée au formulaire se met à jour instantanément en cas de nouvelle réponse envoyée par le formulaire !

C’est une table de données vivante, synchronisées avec l’outil de recueil de données.

C’est d’ailleurs la force de cette relation dite « dynamique » à l’opposé d’une relation « statique ».

Créez un formulaire pour recueillir des inscriptions à un événement, des demandes de contact, des avis sur une question d’actualité… publiez-le formulaire. Les réponses commencent à arriver, créez alors le lien vers la feuille de recueil de données. Les réponses futures viendront s’ajouter en fin de table sans avoir besoin d’exporter à nouveau votre feuille !

Créer une nouvelle réponse dans GSheets

Création d’une réponse dans la feuille de calcul directement :

Conséquence dans les réponse de Google Forms :

affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage du résumé des réponses dans Google Forms

Aucune ! la création de réponse dans Sheets n’est pas mémorisée par Forms. Donc si vous ajoutez des réponses « manuellement » dans Sheets, elles ne seront pas redescendues en cas de création d’un nouveau lien vers un autre Sheets.

Modifier les réponses

Modifier une réponse depuis Google Forms

Il est possible de paramétrer Google Forms pour permettre aux utilisateurs de modifier leur réponse après l’avoir envoyée.

Paramétrer Google Forms pour modifier la réponse
Paramétrer Google Forms pour modifier la réponse

A l’issue de l’envoi du formulaire, un lien permet de modifier la réponse.

L’utilisateur peut même recevoir ce lien par mail, si le formulaire demande l’adresse mail et si l’option recevoir une réponse par mail est activée.

Mail reçu après avoir répondu au formulaire :

Le clic sur le lien ouvre le formulaire avec les réponses déjà données pré-remplies, l’utilisateur peut modifier les données et valider le formulaire. Voyons les conséquences dans Google Sheets :

Une « coche » noire dans la cellule indique que le participant a mis à jour cette valeur.

L’historique de la cellule permet de visualiser les modifications !

Google Forms permet donc de modifier une réponse et cette modification est visible et traçable sur Sheets.

Modifier une réponse depuis Google Sheets

Modification manuelle sur Google Sheets :

Conséquence sur Google Forms :

Aucune conséquence.

Supprimer une réponse

Supprimer depuis Google Forms

Suppression dans les réponses individuelles de la réponse « Germaine » :

Conséquence dans Google Sheets :

Aucune conséquence.

Supprimer depuis Google Sheets

Suppression de la ligne « Charles » dans Google Sheets :

Conséquences :

Aucune conséquence.


En conclusion sur la question des modifications des données :

  • La création et modification des informations depuis Google Forms sont répercutées dans la feuille de calcul Sheets ;
  • La création et modification ne remontent pas de Sheets à Forms ;
  • La suppression de données n’est synchronisée dans aucun sens.

Est-ce que je peux ajouter des colonnes avec des formules.

Prenons un exemple : un formulaire recueille un achat. L’utilisateur doit saisir le prix unitaire et la quantité achetée.

Comment afficher le total de l’achat dans la feuille de données ?

Vous pouvez ajouter une colonne « manuelle » dans la feuille de calcul même si elle est reliée à un formulaire.

Dans le cas présenté il faut que les cellules contenant du texte (nombres avec un « . » comme séparateur) (cf article précédent sur la validation des données) soient transformées en nombre (fonction SUBSTITUE()), sinon le calcul renverra une erreur, puis effectuer la multiplication.

Comme d’habitude, saisissez la formule dans la première cellule (C2)

=SUBSTITUE(C2;".";",")*D2

Puis étirez-la en prévision des futures réponses…

Et là, c’est le drame ! Enfin rien de grave mais quand même… Que se passe-t-il en cas de nouvelle réponse ?

Celle-ci s’insère sans reproduire les formules ! il faut donc à nouveau étirer la formule. Imaginez si vous avez plusieurs colonnes avec des formules à étirer à chaque nouvelle réponse !

Pour palier ce problème :

SOLUTION 1 : Utilisez ArrayFormula()

la formule est présente dans une seule cellule, donc les nouvelles lignes s’adapteront. Saisir dans C2 uniquement :

 =ArrayFormula(SUBSTITUE(C2:C;".";",")*D2:D) 

Solution 2 : Créez une nouvelle feuille dédiée aux calculs

Récupérez les données de la feuille qui récupère les données et ajoutez les formules que vous désirez.

Cette dernière solution est largement conseillée !
Une feuille doit avoir une seule utilité : la feuille « Réponses » récupère les données envoyées par le formulaire, la feuille « Calcul » fait les calculs.


Après ce tour d’horizons des modifications des réponses, voyons comment sont répercutées les modifications des questions !

Ajouter de nouvelles questions

Ajout de questions sur Forms

A chaque création de nouvelles questions sur Forms, celles-ci s’ajoutent dans la dernière colonne disponible de Sheets. Même si la question a été ajoutée entre deux questions existantes.

La nouvelle question créée entre la première et la deuxième question sur Forms, s’ajoute dans la dernière colonne de Sheets.

Ajout de questions sur Sheets

L’ajout d’une colonne dans la feuille de données ne provoque pas la création d’une question dans Forms :[

Modification des questions

Modifier l’ordre des questions

On peut modifier l’ordre des questions dans Forms sans aucune conséquence sur Sheets.

De même on peut modifier l’ordre des questions sur Sheets sans que cela perturbe la connexion des réponses.

L’ordre des questions… on s’en f***

Modifier l’intitulé des questions dans Forms

Il est possible de modifier l’intitulé d’une question dans Forms, la colonne de Sheets se modifie également, les réponses restent associées à la même question.

Alerte déontologique : Voila une faille de sécurité et une brèche pour les manipulateurs de sondages ! Imaginez pouvoir modifier une question après avoir déjà recueilli des réponses.

Modifier L’intitulé d’une question dans sheets

Une question peut être modifiée dans la feuille de calcul sans aucune conséquence sur le formulaire.

Mais toute nouvelle modification du formulaire écrasera celle du Sheet.


En conclusion, comprendre la relation entre Forms et Sheets permet de mieux anticiper les manipulations de chaque environnement et de mieux maîtriser la sécurité de données. Les points importants à retenir :

  • La relation est essentiellement descendante, de Forms vers Sheets, la feuille de calcul n’envoie aucune information au formulaire ;
  • Évitez les calculs dans la feuille qui sert de recueil de données.

Vous avez un projet autour de G Suite
et vous souhaitez nous solliciter :

formation | développement | paramétrage G Suite | interventions | …


Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, veuillez nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

2 Commentaires

  1. Bonjour Philippe.
    Effectivement à ma connaissance pas moyen de supprimer une réponse déjà envoyée. Cela pose un problème vis a vis du RGPD.

    Il faudrait compléter Forms avec un autre outil.
    Bonne journée.

  2. Bonjour et merci pour toutes ces indications.
    Initialement je cherche a savoir la personne qui a répondue peut par elle-même retirer sa réponse au lieu de la modifier. Apparemment non.

LAISSER UN COMMENTAIRE

S'il vous plaît entrez votre commentaire!
S'il vous plaît entrez votre nom ici

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.