Numeriblog Google Workspace Google Forms, des formulaires interactifs gratuit Relations entre Google Forms et Google Sheets : 4/4 – modifier les informations ?

Relations entre Google Forms et Google Sheets : 4/4 – modifier les informations ?

4.Une relation dynamique : possibilités et conséquences des modifications dans une appli sur l’autre Lors des articles précédents sur la grande question des relations entre Google Forms et Google Sheets, nous avons identifié les méthodes […]

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4 minutes

Rédigé par Antoine MARTIN - il y a 2 ans

Ce que vous allez découvrir

  • 4.
    Une relation dynamique : possibilités et conséquences des modifications dans une appli sur l'autre
  • Insérer des réponses
  • Modifier les réponses
  • Supprimer une réponse
  • Est-ce que je peux ajouter des colonnes avec des formules.
  • Ajouter de nouvelles questions
  • Modification des questions

Relations entre Google Forms et Google Sheets : 4/4 – modifier les informations ?

4.
Une relation dynamique : possibilités et conséquences des modifications dans une appli sur l’autre


Lors des articles précédents sur la grande question des relations entre Google Forms et Google Sheets, nous avons identifié les méthodes de visualisation des réponses de Google Formulaire, les procédures de mise en relation entre un formulaire et une feuille de calcul afin de recueillir les données, et les différents formats de données recueillis en fonction des types de réponses du formulaire.

Nous avons vu dans les articles précédents que les réponses à un formulaire sont visibles en deux endroits : directement dans le formulaire ou dans le recueil de données dans la feuille de calcul.

affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage des réponses dans Google Sheets

Que se passe-t-il si le lien entre un formulaire et une feuille de calcul est déjà créé et que de nouvelles réponses sont envoyées via le formulaire ? Et si je décide de changer l’ordre ou l’intitulé des questions sur Forms ou sur Sheets… et si je modifie les réponses dans Sheets …?

Bref, quelles sont les conséquences d’une création, d’une modification ou d’une suppression des données dans une appli sur l’autre appli ?

Insérer des réponses

Créer une nouvelle réponse dans GForms

La feuille de calcul qui est liée au formulaire se met à jour instantanément en cas de nouvelle réponse envoyée par le formulaire !

C’est une table de données vivante, synchronisées avec l’outil de recueil de données.

C’est d’ailleurs la force de cette relation dite « dynamique » à l’opposé d’une relation « statique ».

Créez un formulaire pour recueillir des inscriptions à un événement, des demandes de contact, des avis sur une question d’actualité… publiez-le formulaire. Les réponses commencent à arriver, créez alors le lien vers la feuille de recueil de données. Les réponses futures viendront s’ajouter en fin de table sans avoir besoin d’exporter à nouveau votre feuille !

Créer une nouvelle réponse dans GSheets

Création d’une réponse dans la feuille de calcul directement :

Conséquence dans les réponse de Google Forms :

affichage du résumé des réponses dans Google Forms
affichage du résumé des réponses dans Google Forms

Aucune ! la création de réponse dans Sheets n’est pas mémorisée par Forms. Donc si vous ajoutez des réponses « manuellement » dans Sheets, elles ne seront pas redescendues en cas de création d’un nouveau lien vers un autre Sheets.

Modifier les réponses

Modifier une réponse depuis Google Forms

Il est possible de paramétrer Google Forms pour permettre aux utilisateurs de modifier leur réponse après l’avoir envoyée.

Paramétrer Google Forms pour modifier la réponse
Paramétrer Google Forms pour modifier la réponse

A l’issue de l’envoi du formulaire, un lien permet de modifier la réponse.

L’utilisateur peut même recevoir ce lien par mail, si le formulaire demande l’adresse mail et si l’option recevoir une réponse par mail est activée.

Mail reçu après avoir répondu au formulaire :

Le clic sur le lien ouvre le formulaire avec les réponses déjà données pré-remplies, l’utilisateur peut modifier les données et valider le formulaire. Voyons les conséquences dans Google Sheets :

Une « coche » noire dans la cellule indique que le participant a mis à jour cette valeur.

L’historique de la cellule permet de visualiser les modifications !

Google Forms permet donc de modifier une réponse et cette modification est visible et traçable sur Sheets.

Modifier une réponse depuis Google Sheets

Modification manuelle sur Google Sheets :

Conséquence sur Google Forms :

Aucune conséquence.

Supprimer une réponse

Supprimer depuis Google Forms

Suppression dans les réponses individuelles de la réponse « Germaine » :

Conséquence dans Google Sheets :

Aucune conséquence.

Supprimer depuis Google Sheets

Suppression de la ligne « Charles » dans Google Sheets :

Conséquences :

Aucune conséquence.


En conclusion sur la question des modifications des données :

  • La création et modification des informations depuis Google Forms sont répercutées dans la feuille de calcul Sheets ;
  • La création et modification ne remontent pas de Sheets à Forms ;
  • La suppression de données n’est synchronisée dans aucun sens.

Est-ce que je peux ajouter des colonnes avec des formules.

Prenons un exemple : un formulaire recueille un achat. L’utilisateur doit saisir le prix unitaire et la quantité achetée.

Comment afficher le total de l’achat dans la feuille de données ?

Vous pouvez ajouter une colonne « manuelle » dans la feuille de calcul même si elle est reliée à un formulaire.

Dans le cas présenté il faut que les cellules contenant du texte (nombres avec un « . » comme séparateur) (cf article précédent sur la validation des données) soient transformées en nombre (fonction SUBSTITUE()), sinon le calcul renverra une erreur, puis effectuer la multiplication.

Comme d’habitude, saisissez la formule dans la première cellule (C2)

=SUBSTITUE(C2;".";",")*D2

Puis étirez-la en prévision des futures réponses…

Et là, c’est le drame ! Enfin rien de grave mais quand même… Que se passe-t-il en cas de nouvelle réponse ?

Celle-ci s’insère sans reproduire les formules ! il faut donc à nouveau étirer la formule. Imaginez si vous avez plusieurs colonnes avec des formules à étirer à chaque nouvelle réponse !

Pour palier ce problème :

SOLUTION 1 : Utilisez ArrayFormula()

la formule est présente dans une seule cellule, donc les nouvelles lignes s’adapteront. Saisir dans C2 uniquement :

 =ArrayFormula(SUBSTITUE(C2:C;".";",")*D2:D) 

Solution 2 : Créez une nouvelle feuille dédiée aux calculs

Récupérez les données de la feuille qui récupère les données et ajoutez les formules que vous désirez.

Cette dernière solution est largement conseillée !
Une feuille doit avoir une seule utilité : la feuille « Réponses » récupère les données envoyées par le formulaire, la feuille « Calcul » fait les calculs.


Après ce tour d’horizons des modifications des réponses, voyons comment sont répercutées les modifications des questions !

Ajouter de nouvelles questions

Ajout de questions sur Forms

A chaque création de nouvelles questions sur Forms, celles-ci s’ajoutent dans la dernière colonne disponible de Sheets. Même si la question a été ajoutée entre deux questions existantes.

La nouvelle question créée entre la première et la deuxième question sur Forms, s’ajoute dans la dernière colonne de Sheets.

Ajout de questions sur Sheets

L’ajout d’une colonne dans la feuille de données ne provoque pas la création d’une question dans Forms :[

Modification des questions

Modifier l’ordre des questions

On peut modifier l’ordre des questions dans Forms sans aucune conséquence sur Sheets.

De même on peut modifier l’ordre des questions sur Sheets sans que cela perturbe la connexion des réponses.

L’ordre des questions… on s’en f***

Modifier l’intitulé des questions dans Forms

Il est possible de modifier l’intitulé d’une question dans Forms, la colonne de Sheets se modifie également, les réponses restent associées à la même question.

Alerte déontologique : Voila une faille de sécurité et une brèche pour les manipulateurs de sondages ! Imaginez pouvoir modifier une question après avoir déjà recueilli des réponses.

Modifier L’intitulé d’une question dans sheets

Une question peut être modifiée dans la feuille de calcul sans aucune conséquence sur le formulaire.

Mais toute nouvelle modification du formulaire écrasera celle du Sheet.


En conclusion, comprendre la relation entre Forms et Sheets permet de mieux anticiper les manipulations de chaque environnement et de mieux maîtriser la sécurité de données. Les points importants à retenir :

  • La relation est essentiellement descendante, de Forms vers Sheets, la feuille de calcul n’envoie aucune information au formulaire ;
  • Évitez les calculs dans la feuille qui sert de recueil de données.

Rédacteur

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Antoine MARTIN

Consultant et formateur sur les outils bureautiques, j'ai intégré l'équipe de Numericoach en 2020. J'accompagne les utilisateurs de Google Workspace à trouver des solutions répondant à leurs besoins. Mes domaines de prédilections sont les outils Sheets, Docs, Slides et Google Apps Script.

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Philippe
Philippe

Bonjour et merci pour toutes ces indications.
Initialement je cherche a savoir la personne qui a répondue peut par elle-même retirer sa réponse au lieu de la modifier. Apparemment non.

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Antoine

Bonjour Philippe.
Effectivement à ma connaissance pas moyen de supprimer une réponse déjà envoyée. Cela pose un problème vis a vis du RGPD.
Il faudrait compléter Forms avec un autre outil.
Bonne journée.

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MICHEL
MICHEL

Bonjour
J’utilise GForm pour un suivi des demandes d’achats
L’un de mes items reprend la liste des fournisseurs autorisés que j’actualise suite à des requêtes de mes acheteurs.
Est il possible d’importer automatiquement une liste mise à jour de mes fournisseurs dans mon GForm ?
Je n’ai rien vu sur ce sujet.
Merci pour votre retour

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Gaetan
Gaetan
Répondre à  MICHEL
1 année il y a

Bonjour,
Il faut utiliser le module formranger.

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Antho
Antho

Bonjour, merci pour cet article 🙂
Je souhaiterais modifier l’ordre des colonnes de réponses dans mon sheet, mais ce n’est pas possible de couper/coller des colonnes issue de Form, et je n’ai pas d’autre idées.. auriez-vous une astuce ?

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Gilbert
Répondre à  Antoine MARTIN
1 année il y a

Bonjour,
Faire une autre feuille avec un QUERY pour modifier ou supprimer les colonnes visuellement
Salutations
Gilbert

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Antho
Antho
Répondre à  Gilbert
1 année il y a

Merci pour la réponse, je ne connaissait pas QUERY ça peut être utile

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Antho
Antho

Effectivement, le « cliquer-glissé » fonctionne trés bien
j’essayait de les déplacer avec couper-coller (interdit)
Merci!

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mamadouamadou76@gmail.com
mamadouamadou76@gmail.com

Bonjour Thierry, vraiment merci pour cette présentation, très interessante!
Ma question est la suivante:
je souhaite utiliser form à la place des bordereaux de clôture de caisse pour mon commerce, pour cela j’aimerais afficher en direct des champs avec leur réponses ( somme 1 + somme 2 = somme 3)
est-ce possible?

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Cyril
Cyril

Bonjour,
Comment peut-on obtenir le lien d’un form en modification de réponse ?

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Laurent B.
Laurent B.

Wouah, merci d’avoir fait cette investigation poussée.
Des questions que je me posais et que je n’avais jamais eu le courage de tester.
Top travail, MERCIIII !

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Clémence
Clémence

Bonjour,
J’ai créé un google form pour l’inscription à une animation. J’ai plus de 20 réponses dans le google form mais aucune n’apparait dans le google sheet…
C’est la première fois que ça m’arrive.. et je n’arrive pas trouver de solutions.
Avez-vous une idée pour solutionner ce soucis ?
Merci par avance.

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Baldé
Baldé

Bonjour,
j’ai informatisé une questionnaire dans google form pour deux enquêteurs et moi. Après l’administration du questionnaire, il y a des erreurs de saisie, je voudrai les corrigées mais cela ne marche qu’avec la base sheets mais le résumé des réponses dans google form ne prend pas en compte les modification dans le sheets. J’ai besoin votre aide vraiment.
cordialement.

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Gabrielle Richard
Gabrielle Richard

Bonjour,
Merci pour cet article. Si jamais il y a eu une erreur dans le formulaire, corrigée seulement après, et qui invalide les réponses envoyées par certaines personnes avant la modification, est-ce qu’il est possible de supprimer, de façon synchronisée, ces données? Pour que ça n’impacte pas les statistiques ensuite? Ou est-ce qu’il faut les supprimer à la fois dans forms et Sheet à chaque fois?
Merci beaucoup, cordialement

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OLIVIER
OLIVIER

Bonjour, merci pour votre article et la qualité du blog.
Ma question : comment recueillir plusieurs réponses rédigées à une seule question, de façon à ce que chaque réponse occupe une cellule dans une colonne dans la feuille des réponses ?
Concrètement, la question est du type :  » quelles sont les associations locales qui, etc.  » ; la personne qui répond peut nommer par exemple entre 1 et 20 associations… On n’en connaît pas le nombre à l’avance, d’où la difficulté d’adapter le formulaire.

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Mouriesse
Mouriesse

J’ai créé un questionnaire, j’ai publié les scores. Entre temps je me suis aperçue d’erreurs de ma part commises dans des questions. ( dans le corrigé). Je voudrais générer une nouvelle feuille de calcul mais elle ne suit pas les modifications apportées.
Est-ce possible de générer une nouvelle feuille de calcul après publication des scores ?

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Antoine MARTIN
Répondre à  Mouriesse
4 mois il y a

Bonjour,
Si je comprends bien, la notation des réponses correction a changé alors que des réponses ont déjà été apportées ?
Malheureusement (ou heureusement) le score obtenu par un user à une réponse est fixé et ne change pas en fonction d’un nouveau barème. (enfin apparemment d’après votre expérience).
Je ne vois pas d’autre solution que de récupérer les réponses et de créer une formule permettant de donner des points en fonction des réponses apportées par les utilisateurs.
Une table de références de bonnes réponses et un vlookup pour afficher le score devrait convenir, en espérant qu’il s’agit bien d’un QCM (et non de réponses sous forme « texte » beaucoup plus difficile à évaluer automatiquement).

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Sylvain
Sylvain

Bonjour, j’ai créé un forms pour gérer des anomalies, je l’ai associé a un google Sheets avec des formules de recherche, mais a chaque réponse ma formule ne fonctionne pas car le formulaire entre les réponses en format automatique et ma formule le ne veux que des formats texte brut.
auriez vous une solution

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Antoine MARTIN
Répondre à  Sylvain
3 mois il y a

Bonjour, merci de donner un exemple concret de format automatique et de sa correspondance en format brut attendue. Si il s’agit de nombre à traiter en texte, il est possible d’utiliser la fonction to_text. est-ce que cela répond à ta question ?

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Myriam BENARD
Myriam BENARD

Bonjour, j’ai modifié l’orthographe d’un item de réponse pour une question à choix multiple : « Jeux » au lieu de « jeu ». Pour les réponses « jeu » qui ont été remplies avant cette modification, forms créé automatiquement dans les graphiques un item « autre » en plus du « Jeux ». Visiblement il ne fait pas l’association adéquate en ignorant l’évolution de la question. Ce qui perturbe les résultats car l’ensemble des autres items disponibles pour cette question ne sont alors pas intégrés. Comment puis-je associer les « autre » à l’item correctement orthographié « Jeux » ? Il semble que je dispose d’une version très bridée de Forms. Merci de votre aide

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