TEAM DRIVES : Protections et commandes intégrées

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Nouveauté du 30 mai 2018 : en mars dernier, Google a annoncé le lancement de plusieurs nouvelles fonctionnalités permettant aux clients G Suite de sécuriser leurs données, telles que de nouvelles commandes pour aider les utilisateurs à protéger du contenu hautement sensible sur les Drive d’équipe. Ces commandes sont désormais disponibles pour tous les domaines G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite pour l’éducation et G Suite pour les associations.

Le déploiement des commandes d’administration dans tous les domaines a débuté le 30 mai 2018. Les commandes destinées aux utilisateurs finaux seront disponibles le 4 juin pour les domaines ayant choisi le lancement rapide, et le 18 juin pour ceux ayant opté pour le lancement planifié. Dans un premier temps, cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Google Drive sur le Web (drive.google.com). Lisez la suite pour en savoir plus.

Paramètres utilisateur pour protéger les fichiers d’un Drive d’équipe

Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs* peuvent modifier les paramètres des Drive d’équipe pour indiquer si les fichiers d’un Drive d’équipe en particulier peuvent être :

  • partagés avec des utilisateurs qui ne sont pas associés à leur domaine ;
  • partagés avec des utilisateurs qui ne sont pas membres du Drive d’équipe ;
  • téléchargés, copiés ou imprimés par les commentateurs et les lecteurs.

* Pour modifier ces paramètres, les utilisateurs doivent (1) être associés au même domaine que le Drive d’équipe et (2) avoir un accès complet au Drive d’équipe.

Pour en savoir plus sur la modification de ces paramètres, consultez le Centre d’aide.

Paramètres par défaut contrôlés par l’administrateur concernant les nouveaux Drive d’équipe dans
une organisation

Afin de protéger les informations sensibles au sein de leurs organisations, les administrateurs G Suite peuvent imposer des paramètres par défaut pour les Drive d’équipe récemment créés dans leurs domaines ou dans des unités organisationnelles individuelles. Aucun de ces paramètres n’est activé par défaut. Les paramètres par défaut servent à :

  • empêcher les membres dotés d’un accès complet de modifier les paramètres du Drive d’équipe ;
  • empêcher les utilisateurs de votre organisation de créer des Drive d’équipe ;
  • empêcher les utilisateurs extérieurs à leur domaine d’accéder aux fichiers du Drive d’équipe ;
  • empêcher les utilisateurs non-membres du Drive d’équipe d’accéder aux fichiers qui y sont stockés ;
  • empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, de copier et d’imprimer des fichiers du Drive d’équipe.

Remarque : À moins que le paramètre “Empêcher les membres dotés d’un accès complet de modifier les paramètres du Drive d’équipe” ne soit coché, les membres bénéficiant d’un accès complet peuvent modifier les paramètres d’un Drive d’équipe (valeurs par défaut) après sa création.

Pour en savoir plus sur la sélection de ces paramètres par défaut dans la console d’administration, consultez le Centre d’aide.

Informations supplémentaires sur les paramètres de protection

  • Les administrateurs G Suite peuvent modifier les paramètres de chaque Drive d’équipe dans leur domaine. Pour la procédure complète, consultez le Centre d’aide.
  • Les protections des Drive d’équipes prévalent si elles sont plus restrictives que celles précédemment appliquées aux documents. Par conséquent, une fois que des paramètres de Drive d’équipe sont appliqués, certains utilisateurs peuvent perdre l’accès à des documents.
  • Les protections d’un document prévalent si elles sont plus restrictives que celles du Drive d’équipe hébergeant ce document. De plus, les paramètres de protection d’un document s’appliquent toujours,
    à moins d’être spécifiquement modifiés ou supprimés pour le document en question.
  • Lorsqu’un document se trouve dans un Drive d’équipe, seules les protections du Drive d’équipe s’appliquent au document. Si vous déplacez le document dans un emplacement différent, les protections du Drive d’équipe ne s’appliquent plus au document. Cependant, celles qui s’appliquaient au document avant qu’il ne soit placé dans un Drive d’équipe s’appliquent toujours.
  • Consultez notre centre d’aide pour apprendre comment les protections d’un document et d’un Drive d’équipe s’appliquent selon les cas.

Pour éviter des fuites de données, Google encourage les administrateurs G Suite à utiliser ces paramètres dans leurs domaines dès aujourd’hui. Dans un premier temps, cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Google Drive sur le Web (drive.google.com). Pour plus d’informations sur les Drive d’équipe, consultez le Centre d’aide et le Centre de formation.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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