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Transformer Google Sheet en Doodle ?

Ecrit par Thierry

Transformer Google Tableur en Doodle est possible et présente des avantages, voici la solution qu’il vous faut pour programmer vos réunions…

Vous connaissez certainement le service Doodle (Doodle.com) qui permet la création de sondages dont les options peuvent être quelconques ou des dates. C’est dans cette dernière fonction, dite encore de « synchronidateur », que le site est le plus utilisé, afin de déterminer une date ou horaire convenant à un maximum de participants. Une des caractéristiques du site est l’accès sans inscription ni connexion, tant pour le créateur du sondage que pour les participants.

Je suis toujours épaté du succès de ce site que bon nombre d’entreprises utilisent. Doodle ce n’est pas Google (même si les images ou animations personnalisées du moteur de recherche s’appelle également Doodle, voici au passage le lien de la galerie officielle).

Le service de planification permet en général de trouver la meilleure date pour une réunion. Pour les utilisateurs de Google Apps / Gmail, Google Calendar est votre ami (il existe une fonction qui permet de recherche un créneau compatible sur les disponibilités des personnes invitées).

L’outil Doodle reste basique mais redoutablement efficace mais il est assez simple dans Google Spreadsheet, le fameux tableur de Google de créer l’équivalent d’un Doodle, voire de l’améliorer avec quelques formules. Voici le modèle et les explications.

Comment trouver simplement une date pour un événement, une réunion convenant à tous les participants grâce aux Google spreadsheets ?

Ce tableur vous permet de trouver facilement et efficacement une date pour une grande réunion convenant à tous les participants.

Le besoin

  • Pourquoi cette solution, utilisant une Spreadsheet, est-elle plus pratique qu’un Doodle ?

Trouver une date pour une grande réunion est un challenge et Doodle présente certaines lacunes :

  • Tout le monde ne peut pas voir la liste des participants qui doivent répondre
  • Il ne compte pas le nombre de personnes non disponibles (et vous serez peut-être obligé de finalement renoncer à quelques participants)
  • Ce n’est pas vraiment partagé en ligne et visible par tous à tout moment
  • Pas de pondération du choix en fonction des « peut être »
  • En rajoutant une colonne email on peut plus facilement avec un Google Tableur recontacter chaque participant.
  • Google Tableur est gratuit avec un compte Google, une adresse Gmail ou un compte Google for Work, For non Profit, For Education.

La solution

Je vous propose dans cet article un modèle de Doodle spreadsheet que vous pouvez copier et adapter en cliquant sur ce lien.  

Ce tableur contient : de la mise en forme conditionnelle, de la validation de données, des formules countif, counta, if et today.

Ci-dessous une image de cette spreadsheet:

Menu déroulant utilisé :

 – OUI

 – PEUT ETRE

 – NON

Il est possible de personnaliser la zone contenant les dates.

Avantages de cette solution et fonctionnalités utilisées, associées à la Google Spreadsheet :

  • Tout le monde peut voter à tout moment et voir les résultats actuels en direct
  • Le vote est facilité par un menu déroulant
  • Les votes sont colorés grâce à une mise en forme conditionnelle : rouge / orange / vert
  • De nouvelles dates peuvent être ajoutées si nécessaire
  • Pour une date donnée, l’avant-dernière colonne (colonne Q) indique le nombre de NON en vert / orange / rouge en fonction du nombre de réponses majoritaires
  • La dernière colonne (colonne R) indique le nom de la seule personne indisponible, s’il n’y en a qu’une
  • Si des dates deviennent plus probables, il est possible de les colorer en fonction, montrant ainsi la tendance
  • Quand le vote est terminé, tout le monde peut voir le résultat

La meilleure date qui convienne s’affiche alors !

Autre petite astuce que me glisse l’ami Jean-Paul JOURDAN dans l’oreillette, pour remplacer Doodle : le sondage dans les communautés G+.

Merci à Michel Decuyper pour cette astuce que j’ai découverte en formation dans une entreprise lyonnaise du CAC 40 le mois dernier.

Il est également possible de personnaliser son « Google Doodle ». Prenons l’exemple d’une célèbre association de roller sur Lille qui organise les randonnées roller du vendredi soir et du dimanche matin dans les rues de la capitale des Flandres (asso que j’ai fondée il y a tout juste 15 ans)… Pendant longtemps, le Doodle était de mise mais il comprenait pas mal d’inconvénients déjà cités plus haut et notamment la perte du lien, différent tous les mois pour les sondages de présences des staffeurs sur ces randonnées. Depuis avril 2015, les bénévoles remplissent un Google Sheet qui ressemble de près à ceci :

ROL_RAN_LIS_presence_staff_2015_-_Google Sheets

Les avantages sont nombreux pour cet usage :

  • Utilisation d’un seul lien pour l’année.
  • Il est possible de voir rapidement les bénévoles présents en prévision sur la randonnée.
  • Filtre sur les présences et envoi du parcours aux intéressés.
  • La date de fin d’adhésion du bénévole est présente sur ce même document avec de la mise en forme conditionnelle (rouge si périmée).
  • Les coordonnées (mail et tél) du bénévole sont dans le même doc ce qui facilite la communication.
  • L’historique des révisions permet de voir qui a modifié quelle cellule à quel moment.
  • Nul besoin d’un compte Google pour remplir le tableur.
  • Remplissage à 80% par les bénévoles au lieu de 40% avec 3 relances et pas de suivi en cas de modification du statut.

Bref, que des avantages !

Et vous que pensez-vous de cette astuce ? Je vous invite à laisser un commentaire en bas de cet article avec vos questions ou idées d’amélioration…

Vous avez des questions sur le Spreadsheet de Google ? Rejoignez cette nouvelle communauté francophone qui a pour but de s’entraider sur le tableur de Google et de partager des astuces comme celle là.

gsheet

 

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N’hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

12 commentaires

  • Dans le cadre d’un espace collaboratif ouvert au delà de notre domaine et conçu sur Google Sites, j’ai exactement ce besoin auquel j’allais répondre par un lien Doodle. Je teste donc votre solution. Merci d’avance !

  • Cela semble tout à fait correct hormis un disgracieux #DIV/0 sur les champs de calcul avant qu’au moins une saisie n’ait été complètement réalisée. Solutionné par un test encapsulant la formule : =if(counta(I4:I22)>0;COUNTIF(I4:I22; »PEUT ETRE »)/counta(I4:I22); » »)

  • Bonjour Thierry,

    J’arrive un peu après la bataille mais nous avons préparé un Google Site afin d’avoir un espace collaboratif pour permettre à plusieurs personnes de collaborer au sein d’un espace restreint.

    Doodle est un outil que nous utilisons régulièrement et je pensais justement à utiliser un Google Spreadsheet dans l’objectif d’avoir tous nos outils regroupés au sein de notre Google site et éviter les aller et venu entre différents outils.

    Si le Google sheet est intéressant, je pense qu’il y a quelques limitations que Doodle contourne parfaitement. Par exemple, nos réunions ne sont pas toutes sur une journée entière. Parfois nous devons permettre aux participants de choisir 3-4 créneaux horaires par jour. Doodle le gère parfaitement, mais cela transformerait le Google Spread sheet en usine à gaz très rapidement. De plus, nos réunions s’organisent généralement très en amont. Avoir un « date picker » plutôt que d’avoir à entrer les dates manuellement serait bien plus pratique également et la formule Today devient donc finalement peu utilisée.

    Cependant, je pense qu’il y a des axes d’améliorations qui pourraient en effet permettre de remplacer Doodle à terme et nous permettre de regrouper nos outils dans un même endroit. C’est une très bonne base en tout cas!

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