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Gmail : indiquez si vous participerez à une réunion virtuellement ou en personne
Être à jour avec les évolutions technologiques est capital. Étant un fervent utilisateur et un passionné des solutions proposées par Google Workspace, chaque nouveauté est pour moi une invitation à la découverte. La dernière en […]
Ce que vous allez découvrir
- Les options RSVP dans Gmail
- Découvrez dans quel cas d'usage utiliser les RSVP
Gmail : indiquez si vous participerez à une réunion virtuellement ou en personne
Être à jour avec les évolutions technologiques est capital. Étant un fervent utilisateur et un passionné des solutions proposées par Google Workspace, chaque nouveauté est pour moi une invitation à la découverte. La dernière en date ? Une fonctionnalité dans Gmail qui permet de préciser si l’on participera à une réunion de manière virtuelle ou physique. Dans un monde où la flexibilité et le télétravail deviennent la norme, cette simple mais ingénieuse option pourrait révolutionner notre façon de planifier et d’organiser nos rendez-vous. Accompagnez-moi dans cet article pour explorer cette nouvelle fonctionnalité et comprendre son impact potentiel sur notre quotidien professionnel.
En juillet, Google a introduit de nouvelles options RSVP pour les invitations d’agenda afin de rendre Google Agenda plus flexible dans le lieu de travail hybride. Cette même fonctionnalité est désormais dans Gmail.
Les options RSVP dans Gmail
Avec ces options RSVP, vous pouvez indiquer comment vous prévoyez de rejoindre une réunion, dans la salle de réunion ou virtuellement. Ensuite, l’organisateur et les invités pourront voir comment les participants prévoient d’assister à la réunion dans les détails de l’événement. Cela aidera les participants à la réunion à savoir à quoi s’attendre lorsqu’ils rejoignent une réunion et à se préparer en conséquence.
Notez que si vous sélectionnez les nouvelles options RSVP, les détails de la méthode de connexion (par exemple, « rejoindre virtuellement ») ne sont pas partagés avec les contacts sur d’autres plates-formes, telles que Microsoft Outlook.
Découvrez dans quel cas d’usage utiliser les RSVP
- Gestion de Conférences et Ateliers
Pour les organisateurs d’événements, savoir combien de personnes assisteront en personne ou virtuellement peut aider à prévoir les ressources nécessaires, telles que les sièges, la nourriture, ou la bande passante pour les connexions vidéo.
- Organisation d’événements sociaux
Pour les fêtes, mariages ou autres rassemblements, les RSVP peuvent aider les hôtes à planifier l’espace nécessaire, la nourriture et les boissons.
- Réunions d’entreprise
Les responsables de projet ou les dirigeants peuvent utiliser les RSVP pour s’assurer que les parties prenantes clés assisteront à une réunion essentielle, qu’elle soit virtuelle ou en personne.
- Formation et webinaires
Les formateurs et les éducateurs peuvent utiliser cette fonctionnalité pour avoir une idée du nombre de participants, ce qui peut influencer la manière dont le contenu est présenté ou les outils technologiques utilisés.
- Sondage rapide
Si une entreprise souhaite organiser une réunion impromptue et a besoin de connaître rapidement qui peut y assister (et comment), la fonctionnalité RSVP peut servir de moyen rapide pour recueillir ces informations.
Gestion des salles de réunion
- Dans les grands bureaux où l’espace est à premium, savoir combien de personnes assisteront en personne à une réunion peut aider à réserver la taille appropriée de salle de réunion.
- Adaptabilité face aux imprévus
Dans un contexte où les restrictions sanitaires peuvent rapidement changer, avoir une vue claire de qui compte participer physiquement peut permettre aux organisateurs d’adapter rapidement leurs plans.
Ces cas d’usage montrent à quel point une simple fonctionnalité de RSVP peut avoir un impact significatif sur la planification et la gestion des événements, réunions, et autres rassemblements.
Disponibilité et déploiement
- Domaines à diffusion rapide : déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 15 novembre 2021
- Domaines de diffusion planifiée : déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 29 novembre 2021
- Disponible pour tous les clients Google Workspace, ainsi que pour les clients G Suite Basic et G Suite Business
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
