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Dans notre article précédent, nous avons adapté la classification décimale de Dewey à notre Drive. Nous allons voir maintenant comment cela pourra nous aider à organiser nos autres outils de la suite Google Workspace. Commençons […]
Transposer l’organisation de son Drive aux outils Google Workspace
Dans notre article précédent, nous avons adapté la classification décimale de Dewey à notre Drive. Nous allons voir maintenant comment cela pourra nous aider à organiser nos autres outils de la suite Google Workspace.
Commençons naturellement par Gmail, nous allons transposer l’organisation du Drive à nos libellés. Vous le savez, les libellés dans Gmail sont très pratiques car vous pouvez en associer plusieurs à un même mail. Ce qui permet plusieurs entrées de recherches. Si en plus, cela se recoupe avec l’organisation de votre Drive, vous allez encore les retrouver plus rapidement, ainsi, vous saurez où chercher.
Dans notre article précédent, à titre d’exemple, nous avons créé un dossier du Drive intitulé « 200 Fonction juridique et législative » de couleur rouge.
Dans Gmail, toutes les correspondances en rapport avec ce dossier seront marquées du libellé rouge 200. Dans ce dossier Drive, il y a 4 sous-chapitres (sous-rubriques), si besoin, nous pouvons donc être plus précis dans notre libellé et créer un sous-libellé 240 par exemple.
Si vous êtes complètement toqués (un peu comme moi), avec Gmail, vous pourrez pousser le système jusqu’aux unités de votre système de classement.
Vous pouvez aussi le combiner avec l’extension Gmail Tabs, pour plus d’infos lisez cet article.
Les limites du système c’est que les libellés sont présents dans plusieurs applications de Google Workspace, mais malheureusement, ils ne permettent pas les mêmes réglages partout.
Néanmoins, dans Google Keep, vous pouvez créer les libellés du classement décimal (000 jusqu’à 900) et y associer la couleur séparément. Pour avoir une palette de couleur qui se rapproche plus du Drive, vous pouvez ajouter l’extension suivante à Google Keep.
Idem avec Google Tasks, vous pouvez créer les listes décimales de 000 à 900 uniquement. Si vous voulez y associer le code couleur, il faudra passer par une extension payante Desktop app for Google Tasks.
Dans Contacts, pas de couleur possible (c’est définitivement le parent pauvre de la suite Google Workspace), dans Google Agenda vous ne pourrez créer que des agendas correspondants aux dossiers des centaines.
Si vous travaillez à l’internationale, vous pouvez transposer cette structure dans les libellés de Google Maps pour situer rapidement vos collaborateurs et leurs départements d’activités respectifs.
Idem pour des lieux de stages par exemple. Vous pouvez aussi transposer cette structure à vos albums photos dans Google Photos.
Notons quand même quelques lacunes dans cette stratégie. Dans Google Chat et les Espaces, il n’y a pas ce système de libellés.
Idem pour les groupes d’onglets de Chrome, la palette de couleur est limitée à neuf et on ne peut pas vraiment y reproduire la rosace utilisée par Dewey. Si l’on pouvait également ajouter la fonction de partage aux groupes d’onglets, ce serait le combo parfait pour travailler en équipe. Toujours dans Chrome, il n’est pas possible d’appliquer cette méthode aux dossiers des favoris, pourtant cela aiderait aussi à y voir plus clair dans notre façon de les classer.
Les outils Google Workspace sont très bien conçus pour être interopérables. Il faudrait cependant uniformiser le système des libellés pour toutes ces applications (possibilités de hiérarchies des centaines jusqu’aux unités et formatage du code couleurs de manière identique avec 10 couleurs de bases partout et possibilité d’affiner avec les codes #).
Cela permettrait d’avoir une vision transversale et transposable dans toute la suite Google Workspace. Donc de savoir où chercher, et de gagner encore un peu de temps pour travailler. Tout en stimulant votre propre mémoire et pas seulement celle du moteur de recherche de Google. Si en plus, la recherche pouvait se faire par libellé et par couleur dans tous les outils Google comme c’est déjà le cas dans Google Keep, cela nous ferait gagner encore plus de temps.
Enfin, avoir un tableau d’accueil de nos dossiers du Drive qui permette une navigation plus rapide et plus intuitive que l’arborescence à la Windows serait sans aucun doute plus pratique.
Pour conclure, la solution présentée ici n’a été envisagée que pour un compte Google personnel.
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Patrick Tellier
Thierry Vanoffe
Kinésithérapeute spécialisé dans le handicap et la pédiatrie depuis plus de 25 ans, secrétaire bénévole dans une association durant neuf ans. Je suis aussi enseignant à temps partiel dans une école de kinésithérapie. C'est par ces deux dernières fonctions que je me suis intéressé aux outils Google Workspace.
