Très Share GSuite (Second Round)

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La collaboration est une vertu que nous possédons tous et toutes. Depuis notre tendre enfance jusqu’à notre vie professionnelle, nous collaborons, nous interagissons. Ces interactions quotidiennes sont le fruit de notre rapport à l’autre. On aimerait dans l’absolu collaborer et partager avec chaque personne que l’on croise dans une journée. Du boulanger le matin, au collaborateur à la pause méridienne en passant par notre voisin en rentrant du travail. C’est ici que l’on s’aperçoit que notre temps est précieux et que l’on choisit sciemment de le confier à nos priorités du moment. En entreprise ou au sein d’une collectivité territoriale, ce temps est précieux. Il s’égraine parfois bien trop vite. Les grains de riz remplacent bien trop souvent les grains de sable de notre sablier. Google à travers sa GSuite a compris que la collaboration devait être le pilier du monde professionnel. Il le réussit de très belle manière en alliant une productivité décomplexée, des outils d’une fluidité sans faille et une ergonomie farouchement abordable.

Ne laissez jamais de temps au temps. Il en profite

Comment pourrai-je collaborer efficacement sans perdre mon temps ? On pense souvent à tort que le seul outil collaboratif de la GSuite est Google Drive. Certes, cette application regorge de fonctionnalités collaboratives, mais clairement, c’est l’arbre qui cache la forêt. Au fil du temps, je m’aperçois que Google Agenda est de plus en plus une plateforme d’échanges. Un échange d’informations, un outil de collaboration pour tous les collaborateurs permettant d’articuler efficacement nos journées de labeur. Celui qui ne voit, dans cette application, que par son propre agenda a tout faux. Le responsable digital qui ne voit dans cette application, que la gestion de ses salles de réunion a, quand à lui, oublié l’essentiel en route. Agenda est une base incontournable de notre collaboration. Très concrètement, les agendas sont faits pour être partagés et non pas pour être gardés jalousement de notre côté. Ces partages favorisent le bon fonctionnement des équipes, le bon déroulement des projets transversaux. C’est ça aussi la collaboration.

Le travail d’équipe, véritable brain-storming, développe hommes et idées nouvelles en élargissant l’entreprise et en favorisant l’information

Il me paraît essentiel par exemple que la personne au standard ait accès a maxima aux agendas des collaborateurs pour pouvoir répondre efficacement à un interlocuteur sans déranger quiconque. Il me paraît également fondamental d’organiser les réunions en interne avec l’outil “horaires proposés” dans la création d’un nouvel événement. Agenda synchronise automatiquement les données des agendas des collaborateurs concernés pour vous proposer, en tant qu’organisateur, le meilleur ou le premier créneau horaire disponible. Qui a dit que l’échange ne pouvait pas être aussi dans l’automatisme ? On oublie trop souvent cette fonctionnalité qui est tout bonnement spectaculaire.

L’usage n’est plus que l’affichage de la vitesse de l’échange

La collaboration et l’échange se situent aussi dans l’information, la vraie parfois aussi peu subtile qu’elle en paraît. Un courriel parfois très important peut tomber dans les abysses de l’attente si la personne en face de vous n’est pas disponible. Les répercussions peuvent être parfois fâcheuses alors que vous pensez avoir fait sciemment votre travail. Agenda et Gmail agissent désormais main dans la main pour vous éviter un naufrage professionnel. En utilisant le Out Of Office (OoO) sur Agenda (création d’une absence de bureau au lieu d’un événement sur votre calendrier), Gmail reprend cette donnée en stipulant d’office (pas de blague, promis!) à votre futur interlocuteur que vous n’êtes pas à votre bureau dès qu’il entreprend de vous écrire. La collaboration par l’intelligence. Tiens, autre point spectaculaire de notre épouvantail, autre petite subtilité qui consiste également à indiquer vos horaires de travail dans Agenda: l’organisateur recevra toujours s’il vous invite pendant vos congés aux Maldives, et ce automatiquement, une notification de votre indisponibilité évitant là aussi toute situation délicate. Il est temps de  marquer son temps sans pour autant vous le faire perdre. Bien au contraire.  

Le monde est une caméra : souriez s’il vous plaît !

Utilisateurs de GSuite, nous avons cette chance que les applications Google soient d’une complémentarité exceptionnelle. L’exemple d’Agenda et de Hangouts Meet est criant. Lors d’une invitation à un événement, nous avons la création maintenant non-automatique d’une visioconférence que nous devons ajouter ou non manuellement. Cette nouveauté est pour moi une grande avancée car bon nombre de nos réunions n’a pas forcément besoin d’un plan américain. Mais, si la nécessité de nous voir est bien réelle, alors Agenda crée automatiquement un lien pour procéder à une visioconférence en l’incluant dans l’invitation de la réunion. Évidemment, le système est interopérable avec tous les clients de messageries et de visioconférences. Quelle question! Vous avez besoin par la suite d’Internet et d’une webcam? Et Action. J’ai très sincèrement réalisé bon nombre de réunions avec Hangouts et le bonheur est toujours aussi intense. Multi-interlocuteurs, mode présentation, ergonomie et qualité de la transmission sont au rendez-vous. Un régal googlien. Comme souvent.

Avec GSuite, la collaboration est partout. Chaque recoin de notre outil quotidien transpire l’échange, la collaboration. Nous pouvons réellement nous réjouir de cet axe pris par le géant de Mountain View. La philosophie grandissante et réjouissante de GSuite nous pousse à travailler mieux, plus efficacement en utilisant toujours un peu mieux notre temps. Précieux pour beaucoup d’entre nous, il est mis entre de bonnes mains et je ne cesserai jamais de vous le compter.

Share it, if you can.

Heartily.

Sylvain

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Sylvain TORCHOT

Sylvain TORCHOT

Responsable IT et réseaux dans plusieurs collectivités territoriales et également administrateur G Suite. Conteur d'aventures googliennes.

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