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20 bonnes raisons de passer à G Suite !

Ecrit par Thierry

En 2017, c’est largement le moment de passer au cloud de Google si votre entreprise n’a pas encore franchi ce pas. Quels sont les réels avantages, apports pour les organisations ? Vous hésitez à passer à G Suite (Ex Google Apps), voici 20 bonnes raisons de franchir le pas. Essayer, c’est l’adopter…


1/ Stockage

L’espace de stockage de la messagerie, des documents et des photos est de 30 Go. Nul besoin de devoir archiver ou compresser pour gagner de la place, l’utilisateur dispose à tout moment de l’ensemble de ses emails et documents. Une dérive possible réside dans le fait que l’utilisateur ne nettoie plus sa messagerie et consomme du Go inutilement. Il est possible aussi de souscrire à l’offre G Suite Business pour un stockage illimité (8€ par mois).

2/ Mobilité

Le nomadisme est un autre avantage. G Suiteétant une solution 100% web hébergée sur le cloud, elle est donc accessible depuis tous les supports ayant un accès réseau, wifi, 3G, 4G. Cela permet aux collaborateurs de télétravailler ou encore aux itinérants de conserver avec eux toute la puissance des outils comme s’ils étaient au bureau. Au lieu d’être dépendant de machines spécifiques (postes de travail, serveurs), avec des systèmes d’exploitation, G Suite s’appuie sur la plateforme la plus universelle qui soit à l’heure actuelle : Internet ! La possibilité pour les équipes mobiles de pouvoir travailler, communiquer, collaborer et créer beaucoup de valeurs.

3/ Interopérabilité et compatibilité

G Suite a cette capacité de fonctionner avec d’autres produits ou systèmes existants et ce sans restriction d’accès ou de mise en œuvre. Il est possible d’accéder à cette plateforme sous Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari à partir d’un Macintosh, d’un pc Windows, une tablette ou un smartphone équipé d’un système d’exploitation Apple, Android, Windows Mobile. N’importe quel ordinateur, téléphone, tablette connectés à Internet et doté d’un navigateur permet d’accéder à G Suite.

4/ Disponibilité

La redondance ou duplication en vue d’assurer un fonctionnement sans interruption permet une très forte disponibilité des données. Cette technique est basée sur la virtualisation, la réplication et sauvegarde des données. Pour garantir la disponibilité en cas de sinistre, les données G Suite sont répliquées sur plusieurs systèmes au sein d’un même centre de données, mais aussi dans un centre de données secondaire. Google gère un ensemble de centres de données réparti géographiquement, conçu pour garantir la continuité de service en cas de sinistre ou autre incident se produisant dans une région particulière. Les connexions à grande vitesse entre les centres de données permettent un basculement rapide. La gestion des centres de données est également distribuée afin de fournir une couverture permanente indépendante du lieu et d’assurer l’administration système.

5/ Collaboration & temps réel.

Google Documents permet de créer cinq types de documents (feuille de calcul, document, présentation, dessin ou formulaire) et de les partager (donner accès en ligne au fichier à d’autres utilisateurs en lecture ou écriture). Plusieurs personnes peuvent alors modifier en même temps ces documents, il s’agit d’une véritable révolution. C’est la fin des pièces jointes dans l’entreprise. On ne s’envoie que des liens vers des documents qui restent uniques, accessibles aux collaborateurs dans leur dernière version. La fin, également, de la gestion des versions : l’historique complet des modifications d’un document est enregistré et ne peut être modifié. Il permet notamment de comparer des versions du document ou de rétablir l’une d’elles. Google Documents permet aussi de suivre la construction d’un document, la démarche, le degré de collaboration de chacun (utile pour les enseignants). L’illustration ci-dessous met en évidence le gain de temps et la simplicité quand plusieurs utilisateurs travaillent sur un même document. A gauche avec le client Microsoft Outlook et à droite sur le cloud.

6/ Confidentialité

Google n’est pas propriétaire des données de ses clients et adhère aux principes suivants concernant les données de ses derniers clients : Google ne partagera pas les données avec d’autres, sauf indication contraire dans les Règles de confidentialité Google. Google propose aux clients des fonctionnalités leur permettant d’emporter les données s’ils souhaitent utiliser des services externes conjointement à G Suite ou arrêter d’utiliser tous les services Google.

7/ Productivité

L’efficacité devient efficience. En effet, l’efficacité qualifie la capacité d’une personne, d’un groupe ou d’un système de parvenir à ses fins, à ses objectifs (ou à ceux qu’on lui a fixés) en revanche l’efficience est la qualité d’un rendement permettant de réaliser un objectif avec l’optimisation des moyens engagés. On intègre ici un processus plus global qui nous rend non seulement plus efficace mais à terme plus efficient. Les collaborateurs atteignent leurs objectifs de manière plus rapide. Des gains de productivité considérables sont obtenus grâce notamment aux fonctionnalités de partage d’agenda et de documents. La troisième partie de ce mémoire aborde cette notion.

8/ Innovation

Des mises à jour sont faites régulièrement. L’utilisateur travaille toujours et automatiquement sur la dernière version contenant les dernières fonctionnalités. Il n’y a ainsi pas de perte de temps à installer les derniers patchs et mises à niveaux pour l’équipe informatique ou l’utilisateur final. Cela nécessite en revanche une grande adaptabilité de la part des utilisateurs.

9/ Financier

L’entreprise n’achète pas les applications, elle les loue en fonction de ses besoins. Les dépenses sont étalées mensuellement et l’organisation ne paie ainsi que ce qu’elle consomme. G Suite est proposé, en mai 2012, au forfait annuel de 40€ par utilisateur et par an ou en forfait modulable de 4€ par compte d’utilisateur et par mois. Les gains espérés sont bien présents à l’arrivée à condition de bien inclure les coûts d’intégration, de migration des données et d’accompagnement aux changements. Cependant, sur la durée, le coût d’utilisation de la solution reste nettement inférieur à celui des solutions traditionnelles, avec des fonctionnalités plus poussées, comme les conversations dans Gmail, la collaboration sur les Google Documents et Sites. Au niveau des coûts, l’entreprise peut aussi s’affranchir d’investissement en infrastructures (serveurs et systèmes d’exploitation, anti virus, solutions de sauvegarde, maintenance). Les données financières sur les organisations interrogées étant confidentielles, prenons l’exemple d’une entreprise ayant 100 comptes utilisateurs et qui compare sur le plan financier G Suite et Microsoft Exchange 2007. Le coût annuel par employé sur 3 ans est 5 fois moins important avec la solution G Suite for Business.


Source : http://www.google.com/apps/intl/fr/business/messaging_value.html

10/ Rapidité de déploiement & évolutivité

Quelques jours suffisent pour déployer des centaines de comptes utilisateurs avec la récupération des données existantes. Quelques heures de formation, au plus une journée complète pour l’ensemble de la suite collaborative, sont nécessaires pour les non utilisateurs de la solution Gmail ainsi que pour les administrateurs. Si une entreprise a besoin de 1.000 comptes de messagerie supplémentaires, il n’est plus nécessaire de planifier cette opération à l’avance et d’équilibrer la charge des serveurs puisque la puissance du cloud est là !


11/ Facilité d’utilisation

Les applications restent intuitives, beaucoup d’utilisateurs utilisent déjà Gmail à titre personnel. Pour la grande majorité des utilisateurs, nul besoin de longues formations. De simples présentations des fonctionnalités peuvent suffire.

12/ Réorganisation des missions du service informatique

La maintenance, les sauvegardes et le paramétrage sont traités par Google. Cela permet aux services informatiques de se concentrer sur leurs compétences pour gérer leur activité.

13/ Réversibilité des données.

Contrairement à d’autres acteurs du monde informatique, Google cherche à gagner la confiance de ses utilisateurs et leur permet de sortir les données de Google. Le Front de Libération des Données est une équipe d’ingénieurs de Google qui a pour ambition de faciliter l’import et l’export des informations entre les différents produits Google mais également avec des applications concurrentes. Leur crédo est simple : “users should be able to control the data they store in any of Google’s products. Our team’s goal is to make it easier for them to move data in and out”. (Les utilisateurs doivent être en mesure de contrôler les données qu’ils stockent dans n’importe lequel des produits de Google. L’objectif de notre équipe est de  rendre plus facile pour eux l’import et l’export de ces données avec le service gratuit TAKEOUT.

source : http://www.dataliberation.org/


14/ Environnement

Google a équipé ses principales installations de sorte qu’elles produisent de l’électricité à partir d’énergie renouvelable (panneaux solaires, énergie éolienne et géothermique). Google a investi 94 millions en 2012 dans quatre parcs solaires. Ses investissements dans les énergies renouvelables dépassent 915 millions de dollars, dont l’essentiel pour la seule année 2011. En parallèle, Google développe des infrastructures qui réduisent la consommation d’électricité comme la mise en place de containers, de PC plus légers. Les datas centers utilisent 50% moins d’électricité que ceux des concurrents et restent parmi les plus efficaces dans le monde. L’utilisateur G Suite contribue aussi à la protection de l’environnement puisque le nombre de machines en fonction dans les locaux, grâce à la mutualisation des serveurs, est réduit. De plus, le télétravail permet de réduire les déplacements des salariés. Google est la première grande société de services Internet à obtenir une certification externe sur les normes en matière de sécurité environnementale (certifications iso 14001 et OHSAS 18001). Les émissions de CO2 pour répondre à une seule requête sur le moteur de recherche sont 850 fois moins importante que la production d’un journal quotidien et 10.000 fois moins que le déplacement en automobile sur 8 km pour se rendre à la bibliothèque.


http://www.google.com/about/datacenters/index.html

Google et le cloud computing en général, sont l’allié de l’environnement :

  • Les équipements sont de basse consommation et standardisés, ce qui permet d’optimiser leur système de refroidissement.

  • Dans les data-centers, on raisonne sur le lissage entre plusieurs utilisateurs, ce qui permet toujours un gain et de mutualiser les pics de charge.

  • En général, un serveur d’entreprise est utilisé en moyenne pour 10% du temps mais reste allumé constamment, et consomme une grande quantité d’électricité inutile tout en occupant de l’espace. Cela réduit donc la sous-utilisation des ressources informatiques. Les ressources en eau, matériaux nocifs (mercure, plomb, arsenic) et précieux (or) sont préservées.


15/ Sécurité

La firme de Mountain View, s’efforce de rester à la pointe de la technologie en matière de sécurité.

La vision de la sécurité de Google s’articule autour d’une stratégie multicouches, proposant des contrôles à différents niveaux du traitement des données (stockage, accès et transferts). Cette stratégie comprend les dix éléments suivants :

  • Politique générale de sécurité de Google

  • Sécurité organisationnelle

  • Classification et contrôle des actifs

  • Sécurité par le personnel

  • Sécurité physique et environnementale

  • Sécurité opérationnelle

  • Contrôle des accès

  • Développement et maintenance des systèmes

  • Reprise sur sinistre et plan de continuité de l’activité

  • Conformité réglementaire


Source : http://www.precodata.com/fichiers/Google-Apps-securite.pdf


Pour les accréditer, Google n’hésite pas à soumettre ses datacenters aux audits externes. Google répond aux plus hautes distinctions en matière de sécurité, la  norme SAS 70 type II, la norme Fisma et ISO 27001.

Google participe au programme Safe Harbor. Ce programme atteste que les dispositifs mis en place par Google pour le transfert et la protection des données personnelles répondent aux normes en vigueur sur le territoire. Google adhère aux principes de sphère de sécurité (Safe Harbor) des États-Unis relatifs aux avis, au choix, au transfert continu, à la sécurité, à l’intégrité des données, à l’accès et à l’application.


Fisma (Fédéral Information Security Management Act,), spécifique aux Etats-Unis, permet aux organismes détenteurs comme Google de travailler avec le gouvernement américain. C’est une norme de sécurité draconienne et Google assure que les données issues de ces versions seront conservées sur le sol américain.


Le 29 mai 2012, G Suite For Business a obtenu la certification ISO 27001, l’une des normes de sécurité les plus reconnues au monde. Ce standard atteste de la qualité des systèmes, des collaborateurs, des processus et des data centers qui permettent de délivrer le niveau de service G Suite. La mise en conformité avec la norme ISO a été certifiée par Ernst & Young CertifyPoint, un organisme de certification ISO accrédité par le Dutch Accreditation Council et membre de l’International Accreditation Forum (IAF).


De plus, il n’y a aucun risque de perte de données du collaborateur si son laptop est perdu ou dérobé, puisque les données ne sont pas sur l’ordinateur mais sur les serveurs. Selon une étude réalisée par l’institut Ponemon pour le compte de Dell, plusieurs milliers de portables sont volés chaque semaine dans les grands aéroports et plus de 80% d’entre eux contiennent des données importantes, non cryptées. La connexion à G Suite est cryptée en mode https (Hypertext transfer Protocol Secure), la même norme que pour les transactions bancaires sur Internet. La majorité des échanges internes ou externes au Cloud sont encapsulés en SSL et protégés par un certificat. Les informations envoyées via HTTPS sont cryptées à partir du moment où elles quittent Google et jusqu’à ce qu’elles soient reçues par l’ordinateur du destinataire.


Louis Naugès, Chief Cloud Evangelist chez Revevol, indique en décembre 2010 qu’aucune entreprise ne peut proposer avec ses propres serveurs et ses propres équipes informatiques de tels niveaux de sécurité et de confidentialité. Qui plus est lorsque plus de 70 % des failles de sécurité informatiques viennent de l’intérieur de l’entreprise”. La défaillance humaine reste la plus grande source de faille de sécurité dans l’entreprise. Sur son blog, il établit un comparatif intéressant, avec la banque pour le stockage des données : “où préférez-vous garder vos liquidités ? Sous un matelas chez vous ? Ou dans le coffre d’une banque ?” La sécurité totale n’existe plus, la question actuelle est de savoir où les données sont le plus en sécurité aujourd’hui.

G Suite peut être accessible par double authentification. L’utilisateur installe google authentificator sur son smartphone qui génère un code unique à saisir en plus de l’adresse mail et du mot de passe. Cela multiplie considérablement la sécurité d’un simple mot de passe.

Google s’engage à conserver en toute sécurité les informations stockées sur ses systèmes informatiques. Chacun des dix composants de la stratégie de sécurité multicouches de Google est soutenu et défendu dans toute l’organisation. G Suite propose des contrôles à chaque niveau du stockage, de l’accès et du transfert des données. Des millions d’organisations, y compris Google, travaillent avec G Suite, et Google investit dans cette confiance quotidiennement. Avec G Suite, les utilisateurs peuvent être assurés que Google valorise la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de leurs données.

16/ Transparence

Chez Google, la transparence est une valeur essentielle. L’entreprise considère qu’il est de sa responsabilité d’offrir un maximum de transparence en ce qui concerne la circulation des informations relatives aux outils et services. Sur le site http://www.google.com/transparencyreport, Google a créé un outil de suivi des demandes gouvernementales pour permettre à tous de connaître le nombre de demandes de renseignements sur les utilisateurs et de suppression de contenu de leurs  services, de la part des organismes gouvernementaux. Pour le trafic, les graphiques interactifs mettent à disposition des informations enregistrées vers les services Google à travers le monde. Cet outil permet de visualiser les perturbations ayant eu une incidence sur la libre circulation des informations, qu’il s’agisse d’un blocage gouvernemental ou d’un problème technique, tel qu’un câble sectionné.


17/ L’obsolescence du poste de travail.

Le poste de travail est le lieu dans lequel, le collaborateur dispose des ressources matérielles lui permettant d’effectuer son travail. En effet, la mobilité fait voler en éclat la notion de lieu et demande une continuité des données entre les différents terminaux utilisés. Le poste de travail doit être repensé et le collaboratif dont l’importance et les usages grandissent doit y contribuer. Le poste de travail devient une  interface avec le système d’information. Le poste de travail collaboratif se transforme en un terminal d’accès aux ressources et espaces partagés par les collaborateurs. Un équipement adapté aux différents usages en fonction des types de collaborateurs et d’activités, où la sécurité a été repensée sur les données et les comportements, et où l’email est redevenu un simple outil de communication ou de notifications. Anticiper l’obsolescence de nos modes de travail actuel peut être un moteur au passage à G Suite.

18/ La fin du cauchemar des migrations (par Louis Naugès le 10/01/2013)

A l’inverse des solutions historiques, Exchange ou Notes, ou pseudo-cloud comme Office 365, G Suite ne demandera plus jamais aux entreprises qui ont choisi cette solution de revivre les stress, coûts et pertes d’efficacité  liés à des migrations imposées par des changements de version.

Tout le monde est gagnant :
– L’entreprise qui dispose en permanence de la dernière version.
– Les équipes informatiques qui n’ont pas à consacrer d’importantes ressources, temps et argent, à une migration.
– Les clients-utilisateurs qui n’ont pas à souffrir d’une migration traditionnelle, dont ils avaient le plus souvent beaucoup de mal à comprendre la valeur.

Louis Naugès

19/ Répondre aux attentes des « digital natives » (par Louis Naugès le 10/01/2013)

Pourquoi serait-on condamné à avoir des outils professionnels qui nous obligent à faire un saut de 10 ans en arrière quand on pousse les portes de son entreprise ?

Avec G Suite, il est possible de :
– Rapprocher le monde professionnel et le grand public,
– Permettre aux collaborateurs qui disposent d’outils modernes dans leur vie personnelle (gmail…) de retrouver la même qualité, la même ergonomie dans leur entreprise.
– Capitaliser sur la maîtrise de ces outils par de plus en plus de collaborateurs « digital natives ».
– Utiliser la compétence de ces « digital natives » pour aider les anciens, les « digital immigrants » et les « analogists » à rentrer plus facilement dans le monde numérique.

20/ Un réseau d’expert pour vous aider à passer à G Suite

En France, déjà une centaine de spécialistes sur le sujet. Pour passer aux G Suite, des consultants, formateurs, intégrateurs, revendeurs, chefs de projet sont là pour vous accompagner.

Pour prendre contact avec un expert local, vous pouvez consulter le site de Google à cette adresse ou m’envoyer m’expliquer votre projet et je pourrai vous orienter sur le revendeur.

 Vous pouvez même être parrainé et obtenir des réductions :

Google Apps : des codes de réduction pour les futurs clients.


Connaissez vous d’autres bonnes raisons de passer à G Suite ?

 

A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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