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Création d’un domaine G Suite : gérer les conflits avec les comptes Google gratuits.

Ecrit par Michael Ravier

Google permet aux utilisateurs grand public de se créer un compte Google sans adresse GMail. Pour cela, l’utilisateur renseigne une autre adresse e-mail pré-existante qui est utilisée comme identifiant.

Ce fonctionnement peut susciter des problèmes lorsqu’une entreprise souhaite créer des comptes utilisateurs professionnels GSuite alors qu’un compte grand public utilisant le même identifiant (la même adresse e-mail) existe déjà.

La création d’un compte professionnel “doublon” n’est pas empêchée, mais l’existence de deux comptes Google avec le même identifiant provoque des problèmes de conflits.

Ce document explique comment prévenir ou guérir cette situation.

Prévention des comptes doublons.

Peu le savent, mais G Suite propose un outil permettant de lister les comptes grands publics qui utilisent, comme identifiant, une adresse mail rattachée aux domaines pour lequel GSuite a été configuré et identifié.

L’outil permet en outre de demander à l’utilisateur l’autorisation de transformer son compte grand public en compte professionnel qui sera rattaché au domaine G Suite professionnel.

Procédure

  • Sélectionner les comptes à rapatrier dans le domaine de l’entreprise et envoyer la demande.
  • L’utilisateur reçoit la demande sur la messagerie correspondant à son identifiant Google. L’utilisateur a nécessairement accès à cette messagerie puisque, pour valider la création du compte Google, il doit confirmer la réception d’un message envoyé.

  • L’utilisateur clique sur “transfer account”

  • L’utilisateur s’identifie avec les identifiants du compte. S’il a oublié le mot de passe, il peut demander à recevoir un e-mail pour le réinitialiser.

  • L’utilisateur confirme le transfert et patiente pendant la procédure avant de pouvoir accéder à son compte (environ 1 min).

Correction des comptes doublon

Dans le cas où le compte professionnel serait créé malgré le fait qu’un compte gratuit utilisant la même adresse existe déjà, ou si l’utilisateur a refusé son transfert, l’utilisateur obtiendra le message suivant à sa connexion, à partir de la création de son compte professionnel.

S’il opte pour la messagerie professionnelle, il pourra travailler avec ses outils normalement. Mais cette fenêtre apparaîtra tant que le conflit entre les comptes n’est pas résolu.

S’il opte pour le compte gratuit personnel, une page lui proposera

  • d’attribuer une nouvelle adresse e-mail au compte
  • d’attribuer une adresse gmail au compte.

Si l’utilisateur ignore ce message, son compte Google personnel sera temporairement rattaché à une adresse “@gtempaccount.com”.

Précautions à la suppression du compte doublon

Si l’utilisateur avait commencé à utiliser le compte personnel gratuit pour partager travailler avec Drive, partager des événements agenda, etc au sein de l’entreprise, le fait de supprimer le compte personnel supprimera également tous les documents et événements rattachés à ce compte.

Il est important de ne pas supprimer ce compte Gratuit tant que toutes les données n’ont pas été rapatriées sur le compte professionnel.

Remarque : il n’est pas possible de transférer la propriété d’éléments Drive depuis un compte personnel vers un domaine professionnel. Le simple fait de partager ces éléments avec le compte professionnel ne suffit pas, puisque la suppression du compte personnel entraînera la suppression des données dont il est propriétaire, même si ceux-ci étaient partagés avec le domaine professionnel.

Les trois façons de récupérer les données Drive d’un compte personnel sont :

  • d’inviter ce compte à un Team Drive et de déplacer les documents dans ce team drive depuis le compte personnel. Dans ce cas, la propriété est bien transférée.
  • de télécharger le contenu du Drive en local et de le ré-uploader dans le Drive professionnel
  • de créer sur le Drive professionnel une copie des documents sont le compte personnel est propriétaire. Cette option est dans les faits peu réaliste car il n’est pas possible de copier des dossiers entiers. Si le Drive personnel reste propriétaire des dossiers, sa suppression entraînera une suppression de la structure de fichier et donc une désorganisation du contenu.

A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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