Google Docs : gérer les markups (suggestions de modification).

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Tout comme Microsoft Word, Google Docs permet de suggérer des modifications et de les faire accepter / refuser par des éditeurs. Très pratique par exemple pour un service juridique qui utilise au quotidien cette fonctionnalité.

Notez que les markups présents dans un document Word seront bien récupérés en cas de conversion Google Docs, au même titre que les commentaires !

Rappel des autorisées selon les droits d’accès :

Que pouvez-vous faire avec vos droits? Peut voirPeut commenterPeut éditerEst propriétaire
Voir fichiers et dossiersOuiOuiOuiOui
Télécharger ou imprimer des fichiersOui par défautOui par défautOuiOui
Faire une copie des fichiers sauvegardés dans Google DriveOui par défautOui par défautOuiOui
Commenter et suggérer dans changements dans le fichierNonOuiOuiOui
Valider des suggestions de changements dans le fichier (Markups)NonNonOuiOui
Editer les  Google DocsNonNonOuiOui
Partager ou arrêter le partage avec d’autres personnesNonNonOuiOui
Ajouter ou supprimer des fichiers d’un dossierNonNonOuiOui
Mettre en ligne et supprimer des versions d’un fichierNonNonOuiOui
Supprimer des fichiers et dossiersNonNonNonOui
Transférer la propriété des fichiers et dossiers à d’autres personnesNonNonNonOui

Pour résumer : une personne avec un statut de commentateur peut suggérer des modifications dans Google Documents mais ne peut pas valider ses suggestions ou celles des autres. Il faut au minimum être avec le statut “peut éditer” (éditeur ou propriétaire) pour valider des Markups (suggestions).

Pour créer un markup :

  1. Ouvrir le document Google. Vous devez disposer d’un droit de commentaire ou d’édition pour suggérer des modifications.
  1. Basculez en mode “suggestion” à partir du menu en haut à droite.
  1. Effectuez les modifications à suggérer dans le document.
  1. Vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire à votre suggestion, ou directement d’accepter / annuler une de vos suggestions.
  1. Si vous avez le droit d’édition sur le document, vous pouvez basculer entre le mode “édition” et “suggestion” selon que vous souhaitez entériner immédiatement des changements, ou les soumettre à validation.

  2. Fermez le document lorsque vous avez terminé.

En tant qu’éditeur qui souhaite valider un annuler des suggestions de modifications :

  • Cliquez simplement sur le V ou le X de chaque boîte correspondant à une modification. N’hésitez pas à inscrire un commentaire au préalable pour préciser à vos collègues les raisons de votre décision.
  • Pour valider ou refuser en une fois toutes les suggestions, activez l’option “examiner les modifications suggérées” dans le menu “Outils” puis cliquez sur le bouton “Tout accepter” ou “Tout refuser”.

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Michael Ravier

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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