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Team Drive : comparatif complet avec Drive

Ecrit par Thierry

Gérer Team Drives.

Les Google Team Drives, fonctionnalité disponible avec G Suite Enterprise, Business ou Education, sont des espaces où les équipes peuvent facilement stocker, rechercher et accéder à leurs fichiers partout, sur tout appareil partagé.

Contrairement à la vue « Mon Drive », les fichiers de Team Drives appartiennent à l’équipe plutôt qu’à un individu. Même si les membres quittent le Team Drives ou l’entreprise, les fichiers restent exactement où ils sont et votre ancienne équipe peut continuer à partager l’information et faire le travail.

Remarque: Team Drives est désactivée par défaut. Pour l’ouvrir dans votre domaine, l’administrateur doit suivre ce lien. Il est possible d’ouvrir Team Drives que pour certaines unités organisationnelles.

Avantages et caractéristiques de Team Drives.

La création d’un Team Drives pour vos projets ou pour l’équipe rend le partage de l’information et le suivi du travail fait plus facile, plus transparente et collaborative.

Fonctionnalités La description
Les fichiers restent après qu’un employé quitte l’entreprise. Dans Team Drives, les fichiers appartiennent à l’équipe et l’entreprise, et non pas à un individu. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise et que son compte est supprimé, ses fichies restant dans Team Drives.

 

Les règles de partage sont améliorées Tous les membres d’une équipe de Team Drives voient le même contenu.
Contenu visible Lorsqu’un utilisateur est ajouté à un Google Groups, ils sont automatiquement ajoutés à tous les lecteurs de l’équipe qui incluent ce groupe, ce qui n’est pas le cas dans Google Drive avec la vue Mon Drive, il faut repartager le dossier ou document avec le groupe pour que le nouvel arrivant ait accès aux fichiers.
Partager Team Drives avec les utilisateurs externes Vous pouvez ajouter des utilisateurs externes à un Team Drives, et son contenu apparaît dans leur Google Drive. Tout travail de contribution par des utilisateurs externes (par exemple, les modifications dans un fichier, la création d’un nouveau fichier, l’import d’un fichier) est transféré et détenu par le domaine qui a créé le Team Drives.

Astuce:  En tant qu’administrateur G Suite, vous pouvez définir des autorisations de partage de fichiers pour vos utilisateurs.

Synchroniser le contenu sur votre ordinateur Les utilisateurs peuvent accéder à leurs Team Drives sur leur ordinateur en utilisant le nouveau flux de fichier Drive. Cela permet aux utilisateurs d’utiliser des applications de bureau natives, telles que Microsoft® Word® et Adobe® Photoshop®. Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour les domaines qui font partie du programme Early Adopter (EAP) : Drive File Stream.

Mon Drive VS Team Drives : le comparatif !

Team Drives Mon Drive
Quels types de fichiers peuvent être ajoutés ? Tous les types de fichiers * Tous les types de fichiers
Qui est propriétaire des fichiers et des dossiers ?  Team Drives donc pas une seule personne. La personne qui a créé le fichier ou le dossier. Une seule personne.
Puis-je déplacer des fichiers et des dossiers ? Les utilisateurs ne peuvent déplacer des fichiers. Les administrateurs peuvent déplacer des dossiers Oui
Puis-je synchroniser des fichiers sur mon ordinateur ? Non

Remarque: Les utilisateurs seront bientôt en mesure d’accéder à leurs TEAM DRIVES sur PC et Mac en utilisant le nouveau Drive File Stream. Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour les domaines qui font partie programme Early Adopter (EAP).

Oui
Partage Tous les membres de l’équipe voient le même ensemble de fichiers. Différents utilisateurs peuvent voir les différents fichiers dans un dossier, en fonction de leur accès à des fichiers individuels.
Combien de temps les fichiers que je supprime séjourne dans la corbeille ?
  • Chaque Team Drives a sa propre poubelle.
  • Les fichiers et dossiers dans la corbeille sont supprimés pour toujours au bout de 30 jours.
  • Les membres peuvent supprimer des fichiers spécifiques plus tôt.
Les fichiers ou dossiers dans la corbeille restent là jusqu’à ce que l’utilisateur choisit « Supprimer définitivement. »
Puis-je restaurer des fichiers ? Oui, si vous avez modifié l’accès. Oui, si vous l’avez créé.

* À l’exception de Google Maps et les documents existants avec Scripts Apps attachés.

Les meilleures pratiques

En tant que client G Suite, vous pouvez explorer les nombreux avantages disponibles avec Team Drives par rapport à « Mon Drive ». Choisissez bien selon votre pratique :
  • Utiliser Team Drives pour partager des éléments destinés à la vue du public par d’autres. Conserver les fichiers et les fichiers personnels que les autres ne devraient pas voir dans Mon Drive.
  • Pour une meilleure collaboration, créer une unité d’équipe pour chaque projet et affecter le niveau d’accès le plus élevé (comme l’accès complet) à tous les membres de l’équipe.
  • Former vos gestionnaires et les collaborateurs sur la façon d’utiliser Team Drives, afin d’accroître l’utilisation dans votre organisation.
  • Pour les utilisateurs qui ont besoin de déplacer la totalité de leur contenu à Team Drives, demander de l’aide à l’administrateur, par exemple, il peut déplacer les dossiers à partir du Drive vers Team Drives.
  • Si vos utilisateurs ne disposent pas des ressources ou de temps pour migrer tous leurs fichiers, il faut commencer par la migration de projets actifs ou des documents de l’équipe.
  • Contenu et partage de Team Drives :
    • Lorsque les utilisateurs sont ajoutés à une Team Drives, ils peuvent accéder à tout ce que l’équipe Drive. Vous ne pouvez pas restreindre l’accès aux sous-dossiers. Lorsque des autorisations sont nécessaires, créer un nouveau lecteur de l’équipe à la place.
    • Les utilisateurs peuvent déplacer tous les fichiers qu’ils possèdent de Mon Drive à une Team Drives. Si le fichier appartient à quelqu’un d’autre, demandez-leur de le déplacer.
    • Les fichiers individuels au sein d’une équipe Drive peuvent être partagées directement avec les membres non-Team Drive. Lorsque cela se produit, le fichier apparaît dans « Partagé avec moi» et d’autres vues pour cet utilisateur, mais ne peut être ajouté dans Mon Drive ou à une autre équipe Drive.

Quand créer une nouveau Team Drives ?

Si vous vous posez la question :

  1. Les fichiers ont un intérêt pour la plupart ou tous les membres d’une équipe de projet ?
  2. Les fichiers partagent-ils un thème, sujet, projet cohérent ?

Si vous avez répondu «oui» à ces deux questions, la création d’un Team Drives reste une bonne idée.

Si les fichiers sont pour une variété de projets, créer plusieurs Team Drives car comme le nombre de projets et d’équipes augmente au fil du temps, il peut devenir difficile de trouver et de gérer le contenu.

Quand réorganiser un Team Drives

En tant qu’administrateur, si vos utilisateurs ont des difficultés à utiliser un Team Drives au fil du temps, vous devrez peut-être réorganiser le contenu. Voici quelques signes avant-coureurs lorsque cela peut être nécessaire.
Trop de fichiers au niveau racine Si un Team Drives a un grand nombre de fichiers au niveau de la racine, l’une des questions suivantes peuvent exister:

  • Le but du Team Drives est vague; plusieurs projets sont présents dans cet espace fourre tout.
  • La liste des membres du Team Drives est trop vaste, il y a trop d’équipes ou d’organisations assignées en tant que membres du projet.

Team Drives devrait être réorganisé en plusieurs nouveaux lecteurs Team Drives représentant les projets individuels et les équipes fonctionnelles (ou transversales).

Essayer de cartographier les dossiers de projets Les utilisateurs peuvent créer un Team Drives pour représenter un portefeuille de projets ou de programmes, puis créer des dossiers individuels pour chaque projet. Ils pourraient vous poser des questions sur la définition des autorisations d’accès différents pour chacun des dossiers dans l’équipe Drive.

Chacun des dossiers dans ce scénario devrait être réorganisé dans son propre Team Drives. Remarque : pour mieux soutenir cette réorganisation, l’équipe G Suite peut regarder dans la fourniture des contrôles plus puissants pour organiser un grand nombre d’équipe Drives dans l’avenir.

Les équipes débattent comment les dossiers ou les fichiers doivent être organisés Si plusieurs équipes ayant prolongé les débats autour de la façon dont les fichiers et dossiers dans une équipe d’entraînement devraient être organisées, il peut indiquer qu’il ya trop de projets et des équipes représentées dans l’équipe Drive. L’équipe d’entraînement devrait être réorganisée en 2-3 nouveaux:

  • Un Team Drives contenant uniquement le contenu «partagé», ce qui représente une équipe de projet interfonctionnelle
  • Un (ou plusieurs) des Team Drives pour le contenu spécifique pour chacune des équipes fonctionnelles
Inclure uniquement le contenu du groupe dans un Team Drives Les utilisateurs doivent éviter d’ajouter leur contenu personnel ou des notes dans un Team Drives. Ils sont destinés à des artefacts de projets communs qui seraient d’intérêt pour toute une équipe ou d’un groupe.
Qui devrait être les membres d’un Team Drives Éviter d’ajouter toute une organisation à une équipe Drive, à moins que le contenu soit fortement concentré.

Par exemple, un Team Drives contenant US bénéficie d’informations pour les employés d’une société américaine pourrait faire un bon Team Drives. Vous pouvez également créer un seul Team Drives pour l’ensemble de l’entreprise, puis en ajoutant un dossier appelé Avantages américains peuvent conduire à des problèmes avec l’organisation et la recherche de l’équipe Drive.

Source : https://support.google.com/a/answer/7212025

 

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

1 commentaire

  • Bonjour et merci pour tous ces éclairages de qualité sur votre blog.

    Nous cherchons à installer au mieux le drive pour notre centre de formation sur G Suirte for Edu depuis peu. Deux questions:

    #1 Comment organiser les team drive au vue d’une utilisation simplifiée? (arborescence, nombre, catégorie… par promotion, par formation ..+ un espace public )
    #2 Qu’apporterez une solution comme powertools? et quand est-elle nécessaire?

    Merci d’avance

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