4 façons d’utiliser MS Office avec Google Drive + 2 bonus !

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Vous possédez des fichiers MS Office (Word, Powerpoint, Excel) et vous kiffez Google Drive ou votre entreprise (comme 5 millions dans le monde) a fait le pas de migrer vers G Suite. Que pouvez-vous faire avec tous ces fichiers Office existants ? Est-il possible que vos fichiers Microsoft et votre Google Drive vivent en harmonie ? La question est bien sûr systématiquement posée lors des formations que j’anime sur G suite avec mon équipe Numericoach. Bien que Microsoft Office et Google Drive puissent souvent être considérés comme des produits concurrents, ils peuvent réellement fonctionner ensemble de plusieurs façons.
Google Drive est un espace de stockage des données et vous pouvez y mettre des documents au format Office. Vous pouvez ensuite les utiliser de 4 façons :
  • Visualiser les documents MS Office au sein de la visionneuse Google Drive.
  • Vous pouvez convertir vos fichiers MS Office au format Google
  • Vous pouvez laisser les fichiers au format MS Office, puis effectuer des modifications légères avec une extension utile
  • Vous pouvez laisser les fichiers au format MS Office, puis les ouvrir et les modifier localement dans Office avec l’ outil Drive File Stream .

Visualiser les documents MS Office au sein de la visionneuse Google Drive.

Il vous suffit pour cela de cliquer sur un Word, Excel ou Powertpoint pour visualiser (uniquement), c’est à dire lire vos données. Exemple, ci-dessous avec un excellent guide de Romain Vialard sur Google Apps Script (Je vous le rassure, il l’a écrit au format Google Docs…)

 Avantages

  • Permet de lire un document MS Office sans le convertir.

 Limites

  • Utile pour Word et Powerpoint, pour Excel, cette méthode devient vite difficile.

La conversion de vos fichiers MS Office au format Google

La première option pour travailler avec des fichiers MS Office dans Google Drive consiste à convertir les fichiers du format Office en format Google.

  • Les fichiers Microsoft Word peuvent être convertis en Google Documents
  • Les présentations Microsoft PowerPoint peuvent être converties en Google Slides
  • Les feuilles de calcul Microsoft Excel peuvent être converties en Google Sheets

Remarque : Les outils MS Office et Google Drive présentant certaines différences, les fichiers ne sont pas toujours parfaitement convertis. Par exemple, il existe certaines fonctionnalités que Google Docs n’a pas (et vice versa) telles que les bordures de page, les macros ou les certains graphiques ou encore les sons dans Powerpoint.

Pour convertir un fichier Office en version Google :

  • Localisez le fichier Office dans votre Google Drive.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez ” Ouvrir avec “, puis choisissez l’outil Google correspondant pour ce type de fichier (Docs, Slides ou Sheets)
  • Si vous ne souhaitez pas cliquer avec le bouton droit, vous pouvez également sélectionner le fichier Office, puis cliquer sur le bouton ” 3 points ” dans la barre de menus supérieure, puis choisir ” Ouvrir avec ” et choisir l’outil Google correspondant pour ce type de fichier ( Docs, Slides ou Sheets)

Illustration :

 

Une version Google du fichier Office va maintenant être créée dans le même dossier que le fichier Office d’origine. Le fichier Office d’origine sera toujours là aussi, alors maintenant vous aurez deux versions du fichier. Vous pouvez maintenant ouvrir et modifier la nouvelle version de Google du fichier.

Vous pouvez bien sûr lors de l’importation choisir si votre Word reste au format Microsoft ou se convertit dans votre Drive, pour cela vous avez une petite case à cocher dans les paramètres.

 

Avantages

  • Vous pouvez modifier le fichier dans Google Docs, Slides ou Sheets. Vous pouvez ainsi tirer parti de toutes les fonctionnalités spéciales et puissantes de Google, notamment la collaboration avec d’autres personnes, l’historique des versions, la saisie de la voix, les modules complémentaires, etc.

Limites

  • Certains fichiers peuvent ne pas être parfaitement convertis si le fichier Office d’origine utilisait une fonctionnalité ou un format spécifique à MS Office et pas encore pris en charge dans Google Drive, c’est l’exemple des macros.

 

Office Editing pour modifier légèrement les fichiers Office

Autre option pour travailler avec les fichiers MS Office dans votre Google Drive consiste à utiliser une extension Chrome spéciale qui vous permet d’éditer les fichiers sans les convertir au format Google. Cela peut être une option pratique si vous devez conserver le fichier au format Office ou si le fichier n’est pas convertible au format Google.

Pour modifier légèrement un fichier Office dans Drive, procédez comme suit:

  • Vous devez d’abord installer l’extension Web Chrome ” Éditeur Office pour Docs, Sheets et Slides”.
  • Une fois l’extension installée, accédez à Google Drive et recherchez le fichier MS Office que vous souhaitez modifier.
  • Lorsque vous double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir, vous n’obtiendrez plus un aperçu du fichier, mais le fichier s’ouvrira dans une version Web légère de Word, PowerPoint ou Excel.

  • Cet outil vous permet d’effectuer des modifications mineures dans le fichier MS Office , tout en le conservant au format MS Office.
  • Lorsque vous enregistrez le fichier, il enregistre simplement et met à jour le fichier Office dans votre lecteur .

Remarque : Si vous décidez ultérieurement de convertir un fichier Office au format Google, vous devrez le faire un peu différemment si vous avez installé cette extension.

  • Double-cliquez sur le fichier Office pour l’ouvrir dans l’éditeur de lumière.
  • Ensuite, cliquez sur le menu ” Fichier ” en haut à gauche.
  • Enfin, cliquez sur ” Enregistrer en tant que Google Docs ” (ou Sheets ou Slides).
  • Cela fera une version Google du fichier.

Si vous décidez de ne pas utiliser l’extension “Édition Office pour Docs, Sheets & Slides”, vous pouvez toujours la désinstaller ultérieurement en cliquant avec le bouton droit sur l’extension et en choisissant ” Supprimer de Chrome “.

 Avantages

  • Vous êtes en mesure de faire de l’édition légère de fichiers MS Office sans avoir à les convertir au format Google.
  • Cela peut être utile pour les fichiers qui ne se convertissent pas bien.
  • Cela peut être utile pour les personnes qui ne possèdent pas MS Office ou ne peuvent pas exécuter MS Office (comme sur un Chromebook)

Limites

  • L’éditeur Office basé sur le Web est très léger, donc il est juste pour les modifications de base. Il ne réplique pas les fonctionnalités des versions complètes d’Office.
  • Étant donné que les fichiers ne sont pas convertis au format Google, vous ne pouvez pas tirer parti des fonctionnalités spéciales de Docs, Sheets et Slides.

 

DFS : stocker les fichiers Office dans le lecteur, mais modifier localement avec le flux de fichiers du lecteur

La 4ème option pour travailler avec les fichiers MS Office dans Google Drive consiste à utiliser l’ outil Drive File Stream (DFS pour les intimes). Avec ce programme installé :

  • Tous vos fichiers MS Office sont stockés dans votre Google Drive
  • Vous avez un dossier sur votre ordinateur local qui montre tous les fichiers qui sont stockés dans votre Drive.
  • Ensuite, vous pouvez ouvrir les fichiers MS Office sur votre ordinateur local et les modifier avec votre propre version complète de Word, Excel et PowerPoint.
  • Lorsque vous enregistrez les fichiers modifiés, ils sont enregistrés dans Google Drive.

Cela peut être un excellent moyen d’obtenir l’avantage de stocker tous vos fichiers Office dans le cloud, tout en étant capable de les éditer localement avec la version complète d’Office. Voici comment cela fonctionne:

Installation

  • Vous devez d’abord installer le programme Drive File Stream sur votre ordinateur local.
  • Remarque : Ce programme peut être installé sur les ordinateurs Windows et Mac  mais pas sur les Chromebooks.
  • Vous pouvez télécharger le programme en accédant à Drive, en cliquant sur l’ icône en forme de roue dentée en haut à droite, puis en sélectionnant « Télécharger le flux du fichier du lecteur ».
  • Alternativement utiliser peut utiliser ce lien direct pour Drive File Stream
  • Après avoir installé le programme, vous devrez vous connecter à votre compte Google avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.

Usage

  • Maintenant que Drive File Stream est installé, vous disposez d’un nouveau «lecteur» sur votre ordinateur où vous pouvez trouver tous vos fichiers depuis Google Drive.
  • Ouvrez l’ Explorateur Windows (sur un PC Windows par exemple) et ouvrez votre nouveau lecteur ” Google Drive File Stream “.
  • Vous trouverez ” Mon Drive ” et ” Team Drive ” (si vous utilisez Team Drive)
  • Vous pouvez maintenant parcourir vos fichiers et dossiers pour trouver les fichiers MS Office que vous voulez.
  • Lorsque vous double-cliquez sur un fichier Office, il s’ouvre localement sur votre ordinateur en utilisant votre propre version complète d’Office.
  • Vous pouvez maintenant modifier le fichier comme d’habitude dans Office .
  • Lorsque vous avez terminé et que vous enregistrez le fichier, il est enregistré dans Google Drive .

Accès hors connexion

Avec Drive File Stream, les fichiers ne sont pas stockés sur votre ordinateur local. Le « drive » qui est créé a juste des raccourcis vers vos fichiers réels qui sont stockés dans le nuage dans votre Google Drive. Les fichiers sont téléchargés temporairement sur votre ordinateur juste au moment où vous travaillez dessus.

Toutefois, si vous souhaitez enregistrer une copie locale de n’importe quel fichier, vous pouvez le faire. Cela peut être utile si vous devez être hors ligne pendant un certain temps et que vous voulez vous assurer que vous pouvez toujours travailler sur certains fichiers. Voici comment:

  • Parcourez votre lecteur “Google Drive File Stream” pour trouver le fichier (s) que vous voulez.
  • Faites un clic droit sur un fichier et choisissez le menu ” Drive File Stream “.
  • À partir de ce menu, cliquez sur « Disponible hors connexion » si vous souhaitez avoir une copie du fichier enregistrée localement sur votre ordinateur plutôt que d’être simplement enregistrée dans le cloud.

Avantages

  • Les fichiers MS Office peuvent être enregistrés dans Google Drive afin qu’ils soient accessibles n’importe où.
  • Les fichiers MS Office peuvent être ouverts localement sur votre ordinateur pour être édités avec vos versions complètes de Word, PowerPoint et Excel.

Limites

  • Vous devez disposer des versions complètes de Word, PowerPoint et Excel sur votre ordinateur.
  • Ne fonctionne pas sur les Chromebooks.
  • Étant donné que les fichiers ne sont pas convertis au format Google, vous ne pouvez pas tirer parti des fonctionnalités spéciales de Docs, Sheets et Slides.

Bonus

Avant le flux de fichiers Google Drive, vous disposiez d’autres options pour ouvrir des fichiers localement depuis votre Google Drive. Ces options sont toujours disponibles en tant qu’alternatives à Drive File Stream:

Cette dernière extension Améliore votre expérience Google Drive. L’extension AwesomeDrive facilite le travail avec Microsoft Office depuis l’interface Google Drive :

  • Créez de nouveaux fichiers Office à partir du menu NEW standard
  • Plus besoin de télécharger, éditer puis remettre en ligne vos fichiers Office dans Drive
  • Un clic pour ouvrir et éditer vos fichiers Office
  • Fonctionne avec les fichiers Word, Excel et Powerpoint Prérequis :
    • Windows avec Microsoft Office 2010, 2013 ou 2016 ou Mac OSX avec Microsoft Office 2011 ou 2016
    • Fichiers Office de moins de 32Mo AwesomeDrive peut être utilisée en combinaison avec notre extension Universal File Opener (UFO) pour Ouvrir tout type de fichiers avec vos logiciels en local, les editer et les sauvegarder directement dans Drive
    • Travailler avec d’anciennes versions de Microsoft Office • Supprimer la limite de 32Mo sur la taille des fichiers UFO est actuellement disponible gratuitement en version bêta publique. À la fin de la période bêta, les utilisateurs d’AwesomeDrive auront la possibilité d’acheter la fonctionnalité UFO contre un abonnement mensuel.

Conclusion

Microsoft Office et Google Drive sont des outils incroyables. Pour la plupart, ils font tous les deux des choses très similaires … des documents de traitement de texte, des diaporamas multimédias et des tableurs. Cependant, il y a certaines choses qu’Office fait que Drive ne fait pas, et il y a des choses que Drive ne fait pas.

Source Eric Curts.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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