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Comment gagner du temps sur Gmail ?

La productivité est un sujet qui touche chacun d’entre nous quotidiennement. En effet, lorsque l’on travaille, nous essayons tous de gagner du temps et d’être plus efficace. C’est un sujet transversal qui touche également les […]

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Rédigé par Dimitri Dehaene - il y a 3 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Notre boîte mail peut nous faire perdre un temps considérable
  • Les astuces pour gagner du temps sur Gmail 
  • La règle des 2 minutes 

Comment gagner du temps sur Gmail ?

La productivité est un sujet qui touche chacun d’entre nous quotidiennement. En effet, lorsque l’on travaille, nous essayons tous de gagner du temps et d’être plus efficace. C’est un sujet transversal qui touche également les différents outils de la suite Google Workspace. Dans cet article, nous allons nous attarder sur la messagerie connue de tous : Gmail. Nous allons vous présenter plusieurs astuces pour gagner jusqu’à 1h par jour, grâce à une excellente gestion de votre messagerie. Si vous souhaitez écouter le webinaire de Laurine qui parle de ce sujet, cliquez sur ce lien

Notre boîte mail peut nous faire perdre un temps considérable

Pour le coup, les e-mails, c’est parfois une plaie. Nous en recevons trop, tout le temps et de temps en temps cela ne nous concerne pas. Entre les spams et les 35 Newsletters, nous avons vite fait de nous noyer. Nous vous proposons quelques chiffres qui donnent le tournis : 

  • un salarié sur 5 consacre entre 1h et 2H par jour à regarder ses mails ; 
  • en moyenne, nous envoyons 33 emails par jour et nous en recevons environ 72 ; 
  • 43% des travailleurs se disent embêtés toutes les 10 minutes par un message. 

Ce sont des chiffres colossaux qui démontrent l’impact de notre boîte mail sur notre productivité. Cela génère énormément de stress et une grosse surcharge d’informations au travail. En bref, c’est le meilleur moyen de se perdre dans son boulot. 

Les astuces pour gagner du temps sur Gmail 

Si vous souhaitez libérer du temps, vous êtes au bon endroit. Ci-dessous, vous retrouverez plusieurs astuces pour gagner du temps, en utilisant Gmail. 

Les notifications 

Une notification peut déconnecter une personne de son travail. Il faut attendre environ 64 secondes pour qu’un salarié puisse retrouver le fil de sa pensée après avoir été interrompu dans son travail pour lire un e-mail. Une durée qui peut paraître courte mais qui est en réalité énorme lorsque l’on multiplie ces interruptions. Dans un premier temps, vous pouvez simplement désactiver les notifications. Ce n’est pas une mince affaire car nous n’avons pas envie de passer à côté d’une information. Cela peut se comprendre mais il faut savoir que, le mail n’est pas un moyen de communication instantanée à l’inverse du téléphone ou du chat instantané par exemple. Ce qui veut dire que vous pouvez attendre la fin de votre journée pour checker vos mails. Il est tout à fait acceptable d’attendre 1 voire 2 jours pour répondre, ce n’est pas dérangeant. En bref, les notifications ne sont pas essentielles et vous mettent des bâtons dans les roues plus qu’autre chose. 

Pour désactiver vos notifications, vous devrez : 

  1. Vous rendre dans vos paramètres, en haut à droite de l’écran ; 
  2. Cliquer sur Voir tous les paramètres ;    
  3. Dans la catégorie général, vous devrez descendre et trouver la partie Notifications sur ordinateur ; 
  4. Désactiver les notifications et le tour est joué ; 
Désactiver les notifications sur Gmail

En faisant cela, vous ne serez plus esclave de votre outil. Vous pourrez accéder à vos notifications quand vous en aurez envie ou besoin. Parce que oui, c’est à vous de décider du moment pour traiter vos mails. C’est une décision à prendre, un choix à assumer et pas l’inverse. En bref, c’est un moyen simple et efficace pour optimiser la gestion de son temps sur Gmail

Planifier des créneaux dans Google Agenda 

Encore une fois, c’est à vous de contrôler votre messagerie et votre temps. Pour cela, vous pourrez créer des plages horaires dédiées aux mails. Vous devrez simplement planifier des créneaux dans votre agenda. Vous pourrez créer un évènement ou alors un moment de concentration. Si vous choisissez cela, une petite icône en forme de casque audio viendra s’intercaler sur votre plage horaire. C’est le moment que vous avez choisi pour traiter vos mails.  

Le moment de concentration pour gagner du temps sur Gmail

De plus, vous pourrez ajouter une notion de régularité dans un évènement. En effet, vous pourrez répéter les événements, alors à vous de choisir le moment opportun pour gérer votre boîte mail. Cela peut être avant la pause du midi ou avant de partir. 

Attention à bien respecter votre créneau. En effet, vous ne devrez pas être dérangé par un autre type de tâches, C’est la plage spécifique pour la gestion de données. Quand vous aurez adopté cela, vous allez libérer un maximum de pression parce que votre agenda sera là pour vous rappeler qu’il faut traiter vos mails. 

La règle des 2 minutes 

Si vous ne connaissez pas cette règle, elle vient du livre Getting Things Done, écrit par le spécialiste de la productivité David Allen. C’est une méthodologie et dans cet ouvrage, on nous parle de la règle des 2 minutes. Il faut savoir qu’en réalité, une personne consulte jusqu’à 4 fois le même mail, sans le traiter et sans réaliser d’actions dessus. C’est bien évidemment une grosse perte de temps et d’énergie. 

La règle des 2 minutes c’est se demander si à l’ouverture d’un mail je dois effectuer une tâche et combien de temps cela va prendre. Si cela prend moins de 2 minutes, vous pourrez la faire de suite, l’archiver ou supprimer le mail. 

Si l’action qui vous a été attribuée prend plus de 2 minutes, vous aurez la possibilité de transformer votre mail en une tâche que vous pourrez planifier à plus tard. Dans cette situation, vous pourrez : 

  • cliquer sur Ajouter à la liste des tâches ;  
Icône ajouter à la liste des tâches
  • une fois que cela sera fait, vous serez dirigé sur votre outil Google Tasks ; 
  • l’objet de votre mail sera repris, vous pourrez le renommer comme bon vous semble ; 
  • ensuite, vous devrez aller sur Date/Heure pour planifier votre tâche. Vous serez bien évidemment connecté à Google Agenda ; 
  • enfin, vous pourrez finaliser l’opération en archivant votre mail. N’ayez pas peur de faire disparaître votre mail car votre tâche se retrouvera dans votre agenda avec un lien du mail associé. 

Cette méthodologie est très pratique pour prendre des décisions et ne pas perdre de temps sur la gestion de sa messagerie. Et en prime, vous gagnerez en organisation sur votre messagerie Gmail. 

L’avance automatique 

Cette fonctionnalité autrement appelé le traitement à la chaîne est un petit peu, la méthode tapis roulant. En effet, cela vous permet de ne pas trop réfléchir et d’éviter de choisir par quel mail commencer. Pour activer cette option, vous devrez : 

  1. Vous rendre dans vos Paramètres puis dans Tous vos paramètres
  2. Ensuite, il va falloir cliquer sur l’onglet paramètres avancés
  3. Vous trouverez l’avance automatique que n’aurez plus qu’à activer ; 
  4. Enregistrez les modifications et cela sera fait. 

Cela vous permet d’afficher conversation après conversation, message après message. Vous pourrez alors vous satisfaire de vider votre boîte de réception à vitesse grand V et ce moment fastidieux deviendra limite jouissif. Le but du jeu est également d’avoir une boîte vide à la fin de la journée ou à la fin de la semaine, parce que ce n’est pas un lieu de stockage mais bien un espace temporaire. 

Les filtres 

Pour celles et ceux qui viennent de l’univers Microsoft par exemple, on se réfère ici aux règles. C’est l’idéal pour automatiser la gestion du flux des e-mails. Nous allons pouvoir donner à Google, en tout cas à Gmail, l’ordre d’effectuer des actions selon le type de mail que nous allons recevoir. Grâce à cela, nous aurons beaucoup moins de temps à passer sur la messagerie et à traiter ses e-mails. Pour créer un filtre, il vous faudra : 

  1. Utiliser la barre de recherche de Gmail ; 
  2. Appuyer sur Afficher les options de recherche, à droite de la barre de recherche ; 
  3. Sélectionner les critères pour permettre à l’outil de trouver les mails à automatiser, sur lesquels il faut appliquer des actions ; 
  4. Créer un filtre pour valider le processus. Vous trouverez une liste de critères à cocher si vous le souhaitez. 

Attention : il y a différentes cases àcocher, si vous souhaitez vraiment gagner du temps : 

  • Ne pas afficher dans la boîte de réception
  • Marquer comme lu
  • Appliquer le libellé
  • Appliquer également ce filtre à X conversation correspondante
Les différents filtres

Vous pourrez modifier, supprimer ou ajouter des filtres à votre convenance et selon vos besoins. Une aubaine pour gagner du temps et de l’énergie sur Gmail. 

Les Spams 

Qui n’a jamais été embêté par les Spams ? 1 salarié sur 3 affirme que le quart des mails sont en réalité des Spams. Un chiffre conséquent qui traduit un véritable problème à ce niveau. Gmail dispose d’une intelligence artificielle qui reconnaît certains Spams et d’autres messages suspects. Elle va les placer dans un dossier Spams, à gauche sur l’interface Gmail. Cette intelligence fait déjà du très bon boulot mais elle ne peut pas tout faire toute seule. Elle n’est pas capable de venir à bout de tous les Spams. Pour cela, vous devrez simplement signaler l’e-mail comme spam, en cliquant sur les trois petits points à droite du message. Cela peut être : 

  • un Spam simple ; 
  • ou un e-mail dangereux. 

Vous pourrez également bloquer une personne de votre choix. Dans ce cas, tous les mails provenant de ce compte seront automatiquement classés dans le dossier Spams. Pour cela, vous pourrez vous rendre dans les paramètres et dans la catégorie Filtres et adresses bloquées

Les raccourcis clavier 

C’est la dernière astuce que nous allons vous proposer. Les raccourcis clavier servent à réaliser des actions de manière beaucoup plus fluide et rapide. Voici 6 raccourcis à utiliser sur Gmail : 

  • le point d’exclamation pour signaler un mail comme Spam ; 
  • enfoncer la touche dièse pour supprimer un mail ; 
  • appuyer sur  R pour répondre à l’envoyeur ; 
  • appuyer sur la touche A pour répondre à un groupe entier ; 
  • la touche F pour transférer un message ; 
  • cliquer sur la touche E pour archiver un e-mail. 

Vous verrez avec cela, vous gagnerez un temps fou. Ce n’est clairement pas à prendre à la légère surtout si vous souhaitez être plus productif. 

Maintenant, vous savez comment gagner du temps sur votre boîte Gmail. Grâce à ces différentes astuces, vous gagnerez en productivité. Essayez-les et vous verrez, vous remarquerez un net changement. Si vous souhaitez savoir comment gagner du temps sur Google Chrome, c’est ici que cela se passe. 

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