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Google Agenda : amélioration des suggestions de salle de réunion

Pour mieux optimiser les salles de réunion et favoriser une plus grande collaboration, en particulier dans un environnement de travail hybride, Google combine deux options dans un cadre de salle de réunion structuré mis à jour dans […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 6 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Les suggestions de salle de réunion dans Google Agenda

Google Agenda : amélioration des suggestions de salle de réunion

Pour mieux optimiser les salles de réunion et favoriser une plus grande collaboration, en particulier dans un environnement de travail hybride, Google combine deux options dans un cadre de salle de réunion structuré mis à jour dans Google Agenda. 

Les suggestions de salle de réunion dans Google Agenda

Auparavant, il existait deux types de suggestions de salles différents basés sur les paramètres Google Agenda d’une entreprise. La première option répertoriait les salles fréquemment utilisées, tandis que la seconde utilisait la fonction de salles de réunion structurées pour suggérer des salles en fonction du lieu de travail choisi par les participants à la réunion. 

Notez que les salles de réunion structurées font référence à des salles affectées à des bâtiments spécifiques, avec des informations sur le matériel de réunion ainsi que la capacité. 

Le lieu de travail défini par un utilisateur est pris en compte pour toutes les suggestions de salles, et dans les cas où les données de localisation ne sont pas disponibles, les salles de réunion proposées seront basées sur les salles fréquemment utilisées. 

Suggestion de salle de réunion dans Google Agenda

Cette mise à jour gère plus efficacement les salles de réunion en tenant compte des lieux de travail prévus. En conséquence, les salles de réunion ne sont attribuées qu’à ceux qui en ont le plus besoin. 

Google Agenda suggère des salles en tenant compte des éléments suivants : 

Image de référence
  • l’immeuble de bureaux principal défini par un administrateur ou un utilisateur final ;
  • le lieu de travail défini par l’utilisateur ;
  • la réponse de l’utilisateur à un événement :
    • répondre « Oui, virtuellement » ou « Non » suggère que l’utilisateur n’a pas besoin d’une salle ;
    • répondre « Oui, dans une salle de réunion » suggère que l’utilisateur a besoin d’une salle.

Le lieu de travail doit être activé ou un immeuble de bureaux principal doit être défini par un administrateur pour que les utilisateurs de votre domaine puissent accéder à cette fonctionnalité.

Les suggestions de salles basées sur l’emplacement apparaîtront automatiquement lors de l’ajout d’une salle à un événement si :

  • le lieu de travail est activé par votre administrateur, puis défini par vous ;
  • un immeuble de bureaux principal est défini par vous ou votre administrateur ;
  • les autres participants à la réunion ont leur lieu de travail ou un immeuble de bureaux principal.

Les suggestions de salles basées sur les salles fréquemment utilisées apparaîtront automatiquement lors de l’ajout d’une salle à un événement si ni un lieu de travail ni un immeuble de bureaux principal ne sont définis sur un immeuble de bureaux spécifique.

Si vous n’êtes pas en accord avec la suggestion de salle proposée, vous pouvez choisir une salle en cliquant sur « Parcourir toutes les salles et ressources » et en sélectionnant la salle souhaitée. Vous pouvez également rechercher des chambres par nom de bâtiment ou par nom de chambre. 

Disponibilité 

  • Disponible pour Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus et les organisations à but non lucratif.

Source

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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