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Google Agenda : les fonctionnalités de planification de rendez-vous
Avec les mises à jour de Google Agenda, la planification et la gestion des rendez-vous atteignent un nouveau niveau d’efficacité et de flexibilité. Ces améliorations, conçues pour répondre aux besoins variés des professionnels, apportent des […]
Ce que vous allez découvrir
- Ajout de co-hôtes dans les planning de rendez-vous sur Google Agenda
- Planification sur calendriers secondaires
Google Agenda : les fonctionnalités de planification de rendez-vous
Avec les mises à jour de Google Agenda, la planification et la gestion des rendez-vous atteignent un nouveau niveau d’efficacité et de flexibilité. Ces améliorations, conçues pour répondre aux besoins variés des professionnels, apportent des options significatives pour une organisation plus fluide et une collaboration renforcée. Voici un aperçu détaillé de ces fonctionnalités.
Ajout de co-hôtes dans les planning de rendez-vous sur Google Agenda
L’introduction de la possibilité d’ajouter jusqu’à 20 co-hôtes lors de la configuration de vos rendez-vous marque un tournant dans la gestion collaborative des réunions. Cette fonctionnalité facilite l’organisation de rendez-vous impliquant plusieurs organisateurs, permettant ainsi une répartition plus équilibrée des responsabilités et une meilleure coordination.
- vous ne pouvez pas ajouter de groupes ou d’utilisateurs en dehors de votre domaine en tant que co-hôte ;
- les co-hôtes ne peuvent pas voir les détails du calendrier des rendez-vous ni apporter des modifications. Cependant, si l’horaire a été créé sur un calendrier partagé, le co-hôte aura accès pour voir les détails ou apporter des modifications ;
- les réservations seront visibles sur les calendriers principaux de l’hôte et de tous les co-hôtes supplémentaires.
Planification sur calendriers secondaires
La flexibilité s’accroît avec la capacité de créer des plannings de rendez-vous sur des calendriers secondaires. Auparavant limitée au calendrier principal, cette option élargit les possibilités pour les équipes qui partagent des calendriers, offrant un accès centralisé à des créneaux de rendez-vous communs. Ce changement simplifie la gestion des heures de bureau partagées et améliore la visibilité des disponibilités pour tous les membres de l’équipe.
Extension de l’accès délégué dans Google Agenda
Google Workspace élargit également les horizons de l’accès délégué. Les délégués peuvent désormais modifier ou supprimer des plannings de rendez-vous sur le calendrier principal de l’utilisateur. Cette mise à jour renforce le rôle des assistants administratifs et autres délégués en leur donnant plus de contrôle et d’efficacité dans la gestion des agendas.
Vérification de la disponibilité des calendriers
L’option de vérification de la disponibilité des calendriers offre une souplesse accrue dans la prise de décisions relatives aux conflits de calendrier. Les organisateurs peuvent choisir d’ignorer les conflits, favorisant ainsi les nouvelles réservations sur les engagements existants. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour prioriser certains types de rendez-vous ou pour gérer des agendas très sollicités.
- la fonctionnalité « Vérifier la disponibilité des calendriers » sera activée par défaut et peut être désactivée en décochant la case « Vérifier la disponibilité des calendriers » dans l’éditeur de planning de rendez-vous ;
- les calendriers des co-hôtes ne sont pas automatiquement vérifiés pour la disponibilité. Vous pouvez sélectionner le calendrier de votre co-hôte dans la section « Vérifier la disponibilité des calendriers » pour que sa disponibilité soit prise en compte (à condition que vous soyez abonné à ce calendrier).
Ces améliorations reflètent l’engagement de Google à fournir des outils de travail collaboratif de plus en plus sophistiqués et adaptés aux besoins des utilisateurs. En exploitant ces fonctionnalités, les professionnels peuvent optimiser leur gestion du temps, améliorer la collaboration et accroître leur productivité.
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
