Google Docs : comment partager des documents ? 

Google Docs est une application en ligne de traitement de texte de la suite bureautique Google Workspace. C’est l’un des outils les plus populaires pour créer du contenu de manière collaborative et synchrone. Il permet aux utilisateurs de créer, modifier, collaborer et partager des documents en temps réel avec d’autres collaborateurs, qu’on peut aussi appeler éditeurs. Aujourd’hui, nous allons parler d’une des fonctionnalités les plus importantes de l’application : le partage de documents. C’est sans aucun doute la subtilité qui rend Google Docs aussi apprécié. Dans ce tutoriel, nous vous montrerons comment partager des documents avec ses collègues ou encore des conseils pour utiliser au mieux cette fonctionnalité. Restez avec nous pour tout savoir sur le partage de fichiers. 

Préambule : pourquoi Google Docs est l’outil idéal pour partager des documents ? 

Comme évoqué précédemment, Google Docs est un outil propice au travail collaboratif. Grâce à son large éventail de fonctionnalités, l’application est parfaite pour partager ses documents. Nous pouvons notamment retrouver : 

• l’option commentaire pour écrire un message en marge du document. Elle permet de proposer des idées, laisser des notes ou dialoguer entre collaborateurs pour améliorer le contenu du document ; 

• les suggestions de modifications pour suggérer des retouches à faire sur un article ; 
• le correcteur orthographique pour gommer les fautes d’orthographe d’un collaborateur ; 
• l’historique des versions pour avoir un suivi des avancées d’un projet et surtout restaurer le doc tel qu’il était avec une boulette.

Google Docs fournit également une plateforme sécurisée (Google Drive) où tous les documents sont stockés et rangés par dossiers en toute sécurité sur des serveurs cloud. Ils sont accessibles depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet. De plus, c’est une application très simple à prendre en main. Pas besoin d’être un expert pour savoir utiliser Google Docs. 

Grosso modo, avec son interface facile à utiliser et ses fonctionnalités puissantes, Google Docs est devenu un choix incontournable pour de nombreux professionnels et particuliers lorsqu’il s’agit de créer et de collaborer sur des documents Les cas d’usages sont nombreux aussi dans le monde de l’Education ou dans le domaine associatif.

Comment partager des documents sur Google Docs ? 

Après cette petite mise en bouche, passons aux choses sérieuses. Pour partager des documents sur Google Docs, vous devrez : 

1. Accéder au document que vous souhaitez partager ; 
2. Cliquer sur le bouton bleu intitulé Partager, en haut à droite de l’interface Google Docs ; 
3. La fenêtre de partage apparaît, vous avez deux possibilités : le partage nominatif (à l’aide de l’adresse mail des personnes concernées) et le partage en accès général (document accessible pour toute l’organisation Google Workspace par exemple) ; 
4. Assurez-vous d’attribuer les permissions de lecteur, commentateur ou éditeur selon vos besoins ; 
5. Si vous êtes propriétaire du document ou administrateur du Drive Partagés dans lequel il se trouve, vous pourrez cliquer sur la roue crantée en haut à droite de la fenêtre de partage afin d’accéder à des options complémentaires ;
6. Valider en appuyant sur OK. 

C’est terminé, votre document sera partagé avec vos destinataires. Ils pourront accéder au fichier directement depuis Google Drive (section “Partagés avec moi”) ou en cliquant sur le mail correspondant au partage de documents dans le cas où vous leur avez envoyé une notification. L’excellente pratique qu’on recommande en formation chez Numericoach est de créer des Drive partagés (DP) par projets et de les créer au sein de ces espaces. Automatiquement, les dossiers et fichiers sont partagés avec la même audience que le DP et c’est un gain de temps phénoménal lors d’une arrivée ou d’un départ au sein de votre équipe. Vous pouvez nous solliciter également pour découvrir le concept des règles de nommage ou les Google Groups qui révolutionneront votre manière de rechercher et partager au sein des documents de Google Workspace.

Google Docs : quelques astuces pour bien utiliser le partage de documents 

Nous proposons quelques tips pour maîtriser le partage de documents à la perfection. 

Partager un document en utilisant les permissions

Dans un premier temps, nous conseillons de définir les permissions de votre collaborateur. En effet, au moment de partager votre fichier, vous aurez trois catégories différentes juste à côté du nom de la personne. Les 3 statuts sont : 

• éditeur pour permettre à votre collègue d’avoir la main sur votre document. Il pourra apporter des modifications et pourra rajouter du contenu. C’est entre guillemets son document à lui aussi ; 
• commentateur pour donner la possibilité à votre collaborateur de commenter le document sans pour autant pouvoir modifier le texte ; 
• lecteur pour donner l’occasion à quelqu’un de relire le contenu sans qu’il puisse commenter ou modifier. 

Peu importent les permissions de vos collaborateurs, il est essentiel de bien les configurer au moment de partager votre document. C’est une question d’organisation et de productivité.  

Ajouter une date d’expiration 

Enfin, vous pourrez (dans Mon Drive) ajouter une date d’expiration pour mettre une deadline à vos collaborateurs. Pour cela, vous devrez : 

1. Retourner sur la fenêtre de partage en cliquant à nouveau sur le bouton Partager ; 
2. Cliquer sur le menu déroulant à côté de l’adresse mail des personnes et aller sur Ajouter une date d’expiration ; 
3. Saisir la date qui correspond à vos attentes et à vos tâches ; 
4. Valider le processus en cliquant sur Valider. 

Lorsque le mail avec le lien du document sera envoyé, vos collaborateurs n’auront plus que 30 jours (date d’expiration par défaut) pour répondre avant que le lien disparaisse. Vous pourrez bien évidemment modifier ou supprimer cette date d’expiration, en cliquant sur le petit crayon modifier sous la case Expiration de l’accès.  

Quels sont les avantages de Google Docs pour l’utilisation du partage de documents ?

Google Docs dispose de nombreux avantages qui favorisent le partage de documents. Ce n’est pas pour rien qu’il est un logiciel inestimable pour les entreprises de toutes tailles. 

Tout d’abord, grâce à son infrastructure basée sur le cloud, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents de n’importe où dans le monde, à tout moment. C’est une aubaine pour les équipes qui travaillent à distance ou selon des horaires différents.

Ensuite, Google Docs est équipé de puissants outils d’édition qui permettent aux utilisateurs de collaborer en temps réel sans avoir à envoyer plusieurs versions dans tous les sens par mail. Cela permet de garder tout le monde sur la même page lorsque vous travaillez ensemble sur un projet. De plus, vous pourrez aller sur vos documents même sans connexion internet. Si vous voulez en savoir plus sur cette subtilité : comment travailler sur des dossiers Google Docs hors connexion/

Enfin, Google Docs offre également des fonctionnalités de sécurité robustes afin que les utilisateurs puissent être sûrs que leurs documents sont à l’abri d’un accès non autorisé ou d’attaques malveillantes.

C’est la fin de notre article sur le partage de documents sur Google Docs. Nous espérons qu’il vous aura plu et qu’il vous aura permis d’en apprendre plus sur cette fonctionnalité de votre éditeur de texte préféré. Avant de se dire au revoir, nous vous invitons à faire un tour sur notre blog. Vous y découvrirez une tonne de nouveautés, d’astuces et de cours sur l’univers Google Workspace. Nous vous invitons également à jeter un œil sur Numericoach, le site qui décrypte toute l’actualité de la formation. À bientôt pour de nouvelles aventures.