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Google Drive : comment réaliser un audit des Drive partagés ?

Google Drive est un outil de stockage et de partage très efficace en mode collaboratif. Vous pouvez créer des Drive partagés à volonté et ajouter des membres avec des rôles définis : administrateur,  gestionnaire du […]

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Rédigé par Patrick Tellier - il y a 3 ans et modifié le 25/07/2023 à 10:52

Ce que vous allez découvrir

  • Inventaire condensé :
  • Inventaire étendu :
  • Lien vers le fichier d'audit des Drive partagés
  • Le script
  • Conclusion

Google Drive : comment réaliser un audit des Drive partagés ?

Google Drive est un outil de stockage et de partage très efficace en mode collaboratif. Vous pouvez créer des Drive partagés à volonté et ajouter des membres avec des rôles définis : administrateur,  gestionnaire du contenu, contributeur, commentateur ou lecteur. 

Et puis le temps passe et un jour il devient nécessaire de réaliser un audit des Drive partagés, c’est à dire un état des lieux pour chaque Drive partagé de leurs membres :

Est-ce que les bonnes pratiques sont respectées en termes de rôles des membres ? Plusieurs administrateurs mais pas tout le monde…

Est-ce que tous les membres ont encore le rôle adapté à leurs fonctions ? 

Est-ce que les membres ont encore une justification pour accéder à ce Drive partagé ?

Pour réaliser cet audit, la seule méthode envisageable, si vous n’avez pas accès à la console d’administration, est de balayer dans Google Drive tous les Drive partagés et de vérifier un à un les membres. 

Aujourd’hui je vous partage un fichier Google Sheets contenant un script qui vous permettra de réaliser facilement un inventaire des Drive partagés et d’avoir une vision claire et rapide des différents membres et de leur rôle.

Inventaire condensé :

Vous lancez l’inventaire par le bouton de la page de garde :

A la première exécution les autorisations seront demandées pour accorder au script l’accès aux Drive partagés et l’écriture sur le fichier

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Patrick Tellier

Passionné par l'univers Google Workspace, Formateur interne, je suis toujours à la recherche de nouvelles solutions de productivité et d'automatisation à mettre en oeuvre et à partager.

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