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Google Drive : extension des raccourcis, réduction des fichiers non organisés
Plus tôt cette année, les raccourcis dans Google Drive ont été rendus disponibles. Les raccourcis ont simplifié les structures de fichiers et de dossiers dans Drive en créant des pointeurs vers des éléments, plutôt que d’avoir des […]
Ce que vous allez découvrir
- Importance des raccourcis
- Détails supplémentaires
Google Drive : extension des raccourcis, réduction des fichiers non organisés
Plus tôt cette année, les raccourcis dans Google Drive ont été rendus disponibles. Les raccourcis ont simplifié les structures de fichiers et de dossiers dans Drive en créant des pointeurs vers des éléments, plutôt que d’avoir des éléments qui existaient à plusieurs emplacements. Cela permet de garantir un accès facile aux fichiers et aux dossiers pour différents utilisateurs tout en réduisant la confusion possible sur la façon dont les fichiers sont détenus, gérés et mis à jour.
Actuellement, Google annonce trois mises à jour de leur plan pour les raccourcis et les emplacements de fichiers :
- Extension de l’utilisation des raccourcis : suppression de certaines actions spécifiques qui créaient encore plusieurs emplacements pour les fichiers ;
- une mise à jour de migration : plus de détails sur la migration de fichiers à emplacements multiples existants vers des raccourcis ;
- amélioration de la gestion des fichiers et réduction des fichiers « non organisés » : vous vous assurez que les fichiers dont le dernier emplacement a été supprimé sont désormais placés dans le dossier Mon Drive du propriétaire.
Importance des raccourcis
L’extension de l’utilisation des raccourcis augmentera la cohérence du comportement et permettra aux utilisateurs de mieux comprendre la structure de leur Drive.
Détails supplémentaires
Extension de l’utilisation des raccourcis
Après le lancement des raccourcis, il y avait encore des moyens pour les utilisateurs d’ajouter des fichiers à plusieurs emplacements. Google en a arrêté certains pour créer une expérience plus cohérente sur différentes plateformes et différentes façons d’utiliser Drive. Les changements spécifiques incluent :
- Lorsque vous utilisez Drive sur le Web, le raccourci clavier Maj + Z sur un fichier partagé permet de placer le fichier à plusieurs emplacements. Désormais, lorsqu’un seul fichier ou plusieurs éléments sont sélectionnés, Shift + Z créera un raccourci à la place. Cependant, si un seul dossier est sélectionné, Shift-Z ajoutera toujours un autre emplacement pour le dossier afin d’assurer une compatibilité continue avec l’accès hors ligne via Sauvegarde et synchronisation.
- Lors de l’utilisation de Drive sur le Web, d’attribuer à quelqu’un d’autre la propriété d’un fichier utilisé afin de créer plusieurs emplacements pour le fichier. Désormais, si le nouveau propriétaire peut voir l’emplacement existant du fichier, il y restera. Si le nouveau propriétaire ne peut pas voir l’emplacement existant, il sera déplacé de son emplacement actuel vers le dossier Mon Drive du nouveau propriétaire et un raccourci sera créé à sa place.
Une mise à jour de la migration
La migration des fichiers existants à plusieurs endroits vers des raccourcis a été annoncée dans l’annonce initiale de la firme américaine.
- La migration commencera en 2021 ;
- la migration supprimera tous les emplacements sauf un des fichiers qui se trouvent actuellement à plusieurs emplacements et remplacera les fichiers supprimés par des raccourcis ;
- l’heuristique de migration sera basée principalement sur la propriété d’origine, mais prendra également en compte les signaux d’accès et d’activité sur d’autres dossiers parents, afin de garantir la moindre interruption possible sur la collaboration ;
- l’accès et la propriété des fichiers ne seront pas affectés ;
- la migration sera automatique et ne nécessitera pas de travail manuel de la part des utilisateurs ou des administrateurs.
Amélioration de la gestion des fichiers et réduction des fichiers «non organisés»
Un fichier peut devenir désorganisé lorsque son dernier emplacement précédent est supprimé. Par exemple, cela peut se produire si vous avez ajouté un fichier à un dossier partagé qui a ensuite été supprimé par le propriétaire du dossier partagé.
Auparavant, dans ces situations, vous n’auriez pu trouver le fichier qu’en le recherchant spécifiquement, et pas en le recherchant. Cela a conduit à certains cas où il semble qu’un fichier a été perdu. Nous allons maintenant ajouter ces éléments à Mon Drive du propriétaire. Cette modification facilitera la localisation des fichiers dont l’emplacement a été supprimé.
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
