Comment les libellés de Google Drive peuvent aider à rationaliser votre organisation de fichiers ?

À quoi servent les libellés dans Drive et pourquoi les utiliser ?

Si un jour vous vous êtes dit :

je voudrais pouvoir rechercher des fichiers en fonction d’un département, d’une antenne, d’une activité, d’un projet, d’un client, d’une date de signature de contrat, d’une date d’expiration, du nom du chef de projet, d’un numéro de série ou un numéro de contrat, de l’état du document, de son niveau de confidentialité, etc.

J’aimerais pouvoir déterminer au premier coup d’œil si le fichier est en cours d’élaboration, ou bien dans sa version finale, s’il est confidentiel, s’il ne doit pas sortir de mon département ou au contraire s’il est public, etc.

Il faudrait pouvoir être sûr que tel document ne sera pas partagé à l’extérieur, tout en autorisant tel autre à avoir un accès public etc.

Alors les libellés vont vous changer la vie du Drive !

L’utilisation des libellés dans Drive passe par deux étapes, que nous allons décrire dans cet article :

Les administrateurs activent la fonctionnalité dans la console d’administration de l’organisation et configurent les libellés disponibles, les autorisations d’utilisation et les règles associées ;

Les utilisateurs finaux appliquent des libellés aux fichiers qu’ils sont autorisés à modifier et définissent les valeurs des champs. Ils utilisent également les libellés pour obtenir des résultats de recherche encore plus pertinents.

Côté Administrateur : comment activer

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