A quoi servent les libellés dans Drive et pourquoi les utiliser ?

Si un jour vous vous êtes dit :

• Je voudrais pouvoir rechercher des fichiers en fonction d’un département, d’une antenne, d’une activité, d’un projet, d’un client, d’une date de signature de contrat, d’une date d’expiration, du nom du chef de projet, d’un numéro de série ou un numéro de contrat, de l’état du document, de son niveau de confidentialité, etc.
• J’aimerais pouvoir déterminer au premier coup d’œil si le fichier est en cours d’élaboration, ou bien dans sa version finale, s’il est confidentiel, s’il ne doit pas sortir de mon département ou au contraire s’il est public, etc.
• Il faudrait pouvoir être sûr que tel document ne sera pas partagé à l’extérieur, tout en autorisant tel autre à avoir un accès public etc.

Alors les libellés vont vous changer la vie du Drive !

L’utilisation des libellés dans Drive passe par deux étapes, que nous allons décrire dans cet article :

1. Les administrateurs activent la fonctionnalité dans la console d’administration de l’organisation et configurent les libellés disponibles, les autorisations d’utilisation et les règles associées
2. Les utilisateurs finaux appliquent des libellés aux fichiers qu’ils sont autorisés à modifier et définissent les valeurs des champs. Ils utilisent également les libellés pour obtenir des résultats de recherche encore plus pertinents

Côté Administrateur : comment activer les libellés pour votre organisation

Les libellés peuvent être activés dans les organisations disposant des éditions Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, et pour les associations.

Pour activer les libellés pour votre organisation :

1. Dans la console d’administration Google (à l’adresse admin.google.com)
2. Accédez à Applications > Google Workspace > Drive et Docs.
   Vous devez disposer du droit d’administrateur Paramètres du service.
3. Cliquez sur Libellés > Activez ou désactivez les libellés.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également utiliser les règles de protection des données pour appliquer automatiquement des libellés aux fichiers existants ou définir des restrictions de partage ou un délai d’expiration liées à un libellé (fonctionnalités bêta ou bientôt disponibles) :

Côté Administrateur : configurer les libellés

Pour configurer les libellés pour son organisation, il faut être administrateur avec un droit “Gérer les libellés”

Si vous souhaitez autoriser certaines personnes à gérer les libellés sans leur accorder d’autres droits d’administrateur, vous pouvez créer un rôle d’administrateur personnalisé et leur accorder uniquement le droit « Gérer les libellés ».

Pour accéder à la console de gestion des libellés, suivre ce lien https://drive.google.com/labels

Vous pouvez créer et publier des libellés, ainsi que définir des classifications. Il est possible de créer jusqu’à 100 libellés pour votre organisation.

Autorisations

Pour chaque libellé, il est possible de gérer le niveau d’autorisation, soit pour des personnes ou des groupes en particulier, soit pour toute l’organisation :

Comportement en cas de copie du fichier

Le libellé est-il aussi copié ?

Types de libellés / Cas d’usage

Dans Google Drive, il existe deux types de libellés : libellé standard et libellé accompagné d’un badge.

Libellé accompagné d’un badge : ce type de libellé permet d’appliquer un indicateur visuel sur un fichier, pour mettre en valeur une information importante, souvent le niveau de confidentialité.

Un seul libellé de ce type peut être créé pour une organisation.

Il est visible sous forme d’une étiquette de couleur dans l’entête du fichier ouvert, à côté du nom du fichier :

Sur Google Docs, Google Sheets, Google Slide :

Les libellés peuvent être appliqués sur tout type de fichier. Exemple sur un fichier PDF :

Exemple ci-dessous d’un libellé accompagné d’un badge : Le libellé est intitulé CONFIDENTIALITE, et les options disponibles sont à choisir dans la liste

Libellés standards : les libellés « standard » permettent d’associer des métadonnées au fichier et de faire des recherches en utilisant ces métadonnées. Ils ne sont pas visibles directement à l’affichage du fichier.

Les libellés simples permettent d’identifier les fichier d’un projet par exemple

Les libellés accompagnés d’options permettent par exemple d’identifier les fichiers par département

Les libellés accompagnés de champs structurés permettent par exemple de capturer des données sur des fichiers de type contrat ou facture.

Voici quelques exemples de libellés utilisés par les organisations :

• Sensibilité : Rouge, Orange, Jaune, Vert
• Contrôle de l’exportation : EAR, ITAR, OFAC
• Conformité : FINRA, HIPAA
• Confidentialité : Informations personnelles, Informations personnelles sensibles, pas d’informations personnelles
• État : Brouillon, En cours d’examen, Final
• Type de contenu : Contrat, Document de conception, Mockup
• Contrat : date de signature, date d’expiration
• Essai de médicaments : ID du test, ID du patient
• Service : Marketing, Finance, Ressources humaines

Côté utilisateur : appliquer des libellés et rechercher du contenu avec des libellés

Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour appliquer des libellés aux fichiers. 

NOTA : Vous pouvez appliquer jusqu’à cinq libellés à chaque fichier.

Appliquer des libellés dans Drive

Appliquez des libellés via le panneau latéral “Détails” ou bien faites un clic droit après avoir sélectionné un ou plusieurs fichiers

Appliquer des libellés dans Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Appliquez des libellés à l’aide du menu Fichiers > Libellés

Appliquer des libellés dans la visionneuse de fichiers pour les fichiers non Google

Lorsque vous visualisez un fichier non Google (par exemple un fichier PDF) dans Drive, il s’ouvre dans une visionneuse.

Faites un clic sur l’icône avec les trois points vous permet d’accéder au menu “Afficher les libellés”

Pour rechercher des fichiers avec des libellés, il vous suffit de vous rendre dans la fenêtre de recherche avancée de Drive, vous y trouverez dorénavant la possibilité de restreindre votre recherche en choisissant un ou plusieurs libellés :

Vous pouvez ainsi associer plusieurs libellés en tant que champs de recherche :

Qui peut faire quoi dans la gestion des libellés

Lorsque les libellés sont activés, les personnes dotées des rôles suivants peuvent effectuer les actions correspondantes :

Alors, convaincu-e ? Rendez-vous dans la console d’administration pour activer la fonctionnalité !

Pour en savoir plus, direction le centre d’aide Google :
Aide côté administrateur
Aide côté utilisateur

Quelle utilisation allez-vous faire de cette nouvelle fonctionnalité ? N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience dans les commentaires.