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Google Gmail : Créer un événement dans Agenda depuis Gmail

Vous le savez, Agenda permet la possibilité de créer des événements. Vous avez la possibilité d’ajouter un certain nombre d’informations, comme un titre, des participants extérieurs, ou encore un lien Google Meet si vous voulez […]

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Rédigé par Marin Micard - il y a 10 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Créer un événement directement à partir de l'e-mail
  • Créer un événement depuis Gmail via Agenda

Google Gmail : Créer un événement dans Agenda depuis Gmail

Vous le savez, Agenda permet la possibilité de créer des événements. Vous avez la possibilité d’ajouter un certain nombre d’informations, comme un titre, des participants extérieurs, ou encore un lien Google Meet si vous voulez faire une réunion en visio. Mais il est également possible de créer un événement dans Google Agenda directement depuis un e-mail reçu dans Gmail. Ça peut être ce que vous voulez, une réunion, un rendez-vous extérieur, un vol, etc. Les applications Google Agenda et Gmail sont liées et permettent une synchronisation pour ce type de fonctionnalité. Avant de se lancer, il est important de souligner que l’outil n’est pas possible pour un compte Google n’utilisant pas Gmail.

Créer un événement directement à partir de l’e-mail

Pour ce tuto, nous partons d’une situation dans laquelle vous êtes dans votre messagerie Gmail dans le navigateur Google Chrome et vous avez reçu un e-mail dans votre boîte de réception.

Un e-mail dans Gmail. Photo : Marin Micard

Sur l’image ci-dessus, vous pouvez voir un e-mail. Commencez par cliquer sur les 3 petits points, c’est le début du processus. Ensuite, vous pourrez sélectionner « Créer un événement ».

Détails de l’événement

Gmail : Événement crée depuis un e-mail
Un événement crée directement depuis Gmail. Photo : Marin Micard

Un nouvel onglet va alors s’ouvrir. Comme vous pouvez le voir, l’objet du mail qui était « Événement depuis Gmail » est mis en titre automatiquement. C’est la même chose pour le texte présent dans le corps de l’e-mail qui lui se retrouve dans la description en bas de page. L’avantage est donc la synchronisation. Vous n’avez rien à remplir, tout se fait tout seul. Vous gagnez un temps précieux avec cette fonctionnalité. Vous pourrez ensuite faire ce que vous faites habituellement lorsque vous créez un événement. À savoir un lieu, le moment auquel vous souhaitez recevoir la notification du rappel de la réunion, et votre statut pendant l’événement. Attention, tout n’apparaîtra pas automatiquement. Les paramètres des événements, tels que les autorisations des invités, ne sont pas transférées lorsque vous créez un événement à partir de Gmail. Il faudra les rajouter.

Définir un créneau horaire

Gmail : Créneau horaire dans un Événement.
Rechercher un créneau pour un événement. Photo Marin Micard

Allez ensuite dans « Rechercher une heure », comme sur l’image ci-dessus. Dans cet onglet, vous pourrez avoir accès à l’Agenda des personnes invitées à l’événement. Dans notre exemple, il n’y a qu’un invité, celui qui a envoyé l’e-mail initial, et son emploi du temps est vide. Vous pourrez donc choisir un jour et un créneau horaire pour caler l’événement et faire en sorte d’avoir un planning partagé avec l’invité et être sûr qu’il est pleinement disponible. Dès que vous avez sélectionné un créneau horaire, l’événement sera automatiquement mis à jour. Une fois que c’est bon, cliquez sur enregistrer en haut, à côté du titre de l’événement, et le tour est joué. Un e-mail récapitulatif sera envoyé aux personnes incluses dans l’événement, et ils pourront accepter l’invitation à ce moment-là.

Visibilité de l’événement crée depuis Gmail

L’événement crée à partir de Gmail ne sera visible que par vous, même si vous avez un Agenda public. Cela peut inclure par exemple ceux qui disposent de l’autorisation « Apporter des modifications ET gérer le partage », ainsi que vos collègues et proches qui peuvent habituellement consulter vos événements. Dans tous les cas, vous avez la possibilité de modifier la visibilité par défaut des événements existants crées à partir de Gmail ou d’un événement spécifique. Pour cela, allez dans les paramètres de votre Agenda, et cochez l’option de visibilité de votre choix à l’option « Événements ajoutés à partir de Gmail ». C’est selon vos préférences.

Créer un événement depuis Gmail via Agenda

Ce n’est pas la seule possibilité qu’offre Gmail. Vous pouvez créer un événement depuis des mails grâce à un autre moyen. Pour ceci, accédez à l’e-mail que vous avez reçu. Puis rendez-vous dans le raccourci de Google Agenda. Pour le faire apparaître, cliquez sur l’icône Agenda dans la barre latérale à droite de votre écran.

Gmail : Créer un Événement depuis Agenda.
Créer un événement depuis Gmail grâce à Agenda présent dans la barre latérale. Photo Marin Micard

La version simplifiée et plus petite d’Agenda apparaît. Définissez ensuite une plage horaire dans laquelle vous voulez fixer une réunion. Hop, comme par magie, l’événement crée prend automatiquement le titre de l’objet de l’e-mail. Agenda a compris que l’e-mail et l’événement étaient liés. Génial, non ?

Gmail : événement via Agenda
Événement depuis Gmail crée avec Agenda. Photo : Marin Micard

Cette fois, la description ne se remplit pas automatiquement avec le corps de l’e-mail, vous devrez le faire vous-même. Tout comme les autres détails à régler, comme pour la première méthode. De plus, les invités seront suggérés automatiquement par Google, comme ça, vous n’aurez pas besoin de chercher les destinataires liés à l’e-mail pendant longtemps. Voilà, vous savez tout sur la création d’un événement depuis Gmail. Tout est simple et surtout très rapide, puisqu’il n’y a pas besoin de créer l’événement de toute pièce. Le titre sera déjà indiqué, tout comme la description pour la première modalité. En résumé, vous pouvez mieux gérer vos événements. Si vous n’arrivez pas à créer l’événement depuis Gmail, vérifiez l’e-mail. Il est possible que vous soyez en copie « Cc » et pas en destinataire principal. Dans ce cas, il est impossible de réaliser la démarche. Faites en sorte que le mail vous soit renvoyé. Les possibilités de Gmail sont sans fin. Pour rappel, ce n’est pas la seule application Google depuis laquelle vous pouvez faire cette démarche. Il est possible de créer un événement dans Google Agenda directement depuis Google Sheets.

Rédacteur

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Marin Micard

Journaliste et Rédacteur Web chez Numericoach

Marin Micard, 23 ans, Journaliste et Rédacteur Web chez Numericoach

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