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Google Keep : 10 astuces pour bien démarrer.

Ecrit par Thierry

Google Keep est un gestionnaire de tâches et de notes intégré dans G Suite. Cette application Google rend l’organisation de l’information encore plus facile. Vous pouvez facilement noter des idées ou partager des tâches avec des collègues. 

1. Enregistrer les notes vocales.

Pour enregistrer des pensées sur la route, vous pouvez enregistrer des notes vocales dans Google Keep sur votre appareil Android ou iOS. Ouvrez l’application Keep mobile, cliquez sur l’icône du microphone en bas à droite de votre écran et enregistrez votre message. Lorsque vous avez fini de parler, l’enregistrement se terminera automatiquement et un nouvel écran apparaîtra avec le texte de votre message et un fichier audio.

Record GIF

Cliquez sur « titre » en haut de votre fichier audio et nommez votre note. Votre note est automatiquement synchronisée avec l’application Web, afin que vous puissiez l’accéder sur votre ordinateur de bureau. A proscrire en conduisant pour bien rester concentré sur la route !

2. Transcrire les notes des images.

Parfois, une image vaut mille mots. À l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR), Keep peut transcrire du texte à partir de photos pour vous, de sorte que vous ne devez pas vous soucier de taper des notes d’une réunion ou d’une session de tableau blanc.

Prenez simplement une photo, sélectionnez « Extraire le texte de l’image » et Keep transcrira votre note.

OCR gif

3. Créez des dessins et même recherchez des notes manuscrites.

Vous pouvez esquisser des images dans Keep. Sélectionnez l’icône du stylo en bas de votre écran mobile et un tas d’options apparaîtra. Jouez avec des couleurs, des nuances et plus encore. Une fois que vous avez terminé votre dessin, vous pouvez le partager tout de suite avec des collègues. Ou, vous pouvez revenir à des notes manuscrites plus tard en recherchant ce que vous avez écrit.

En parlant de la recherche, vous pouvez également trouver des images en recherchant les mots qui y sont contenus. Indiquez que vous avez cliqué sur une photo d’un tableau blanc et que l’image contient le mot «Proposition». Il suffit de rechercher «proposition» dans Keep et votre image apparaîtra. La recherche s’effectue également dans les images.

4. Faites glisser et déposez des notes de Keep vers Google Docs.

Maintenant, vous pouvez utiliser Keep directement dans Docs, prenez des notes que vous avez créées dans Keep et faites-les glisser dans des propositions de clients et plus encore.

Si vous êtes dans un document : cliquez sur « Outils » dans la barre de menus, puis sur « Conserver le bloc-notes ». Une barre latérale apparaîtra avec toutes vos options de note. Vous pouvez faire défiler la liste ou utiliser la barre de recherche pour passer directement à la note dont vous avez besoin. Une fois que vous l’avez trouvé, faites glisser-déposer la note dans votre document.

Si vous êtes dans l’application Keep: sélectionnez la note que vous souhaitez envoyer, cliquez sur le menu des trois points et cliquez sur « Copier dans Google Doc ».

Vous pouvez également créer des notes dans le bloc-notes Keep lors de la visualisation d’un document. Bonus : lorsque vous créez une note dans Docs, Keep crée un backlink source, afin que vous puissiez accéder à la note dans Keep et elle sera reliée au document source où la note a été créée.

Keep GIF

5. Utilisez l’extension Chrome.

Créez des notes pendant que vous naviguez sur le Web en téléchargeant l’extension Chrome. Lorsque vous créez une note à l’aide de l’extension, elle enregistre l’URL du site avec elle. Donc, si vous parcourez la même URL, l’extension affichera votre note dans son contexte.

Extension Chrome

6. Envoyez des notes de Keep à d’autres applications que vous utilisez.

Certaines équipes enregistrent du contenu provenant d’autres applications de messagerie ou de réseaux sociaux dans Keep pour y faire référence ultérieurement. Ou, vice versa, vous pouvez utiliser Keep pour rédiger des e-mails ou des publications sur les réseaux sociaux sur la route (mais toujours pas en conduisant). Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit de votre application Keep, sélectionnez « envoyer » et choisissez l’application avec laquelle vous souhaitez partager votre note.

7. Code couleur ou étiquettez vos notes pour les trouver plus rapidement.

Pour organiser vos notes en les codant par couleur dans Keep, au bas d’une note Keep, sélectionnez le menu 3 points et choisissez parmi plusieurs couleurs pour vous aider à identifier rapidement une note. Vous pourriez envisager le codage des couleurs par tâche ou par date limite. Si vous travaillez sur votre bureau, vous pouvez également utiliser les onglets de catégorie pour Google Keep Extension dans Chrome pour attribuer des noms de catégories par couleur. Démo :

Modification des couleurs dans Keep

Vous pouvez également ajouter des étiquettes à vos notes. Une autre façon de localiser vos informations dans Keep est d’ajouter et de créer des étiquettes à l’aide de #hashtags. Lorsque vous créez une note dans l’application Keep, vous pouvez taper #nom-libellé et Keep vous demandera d’appliquer une étiquette si elle existe déjà ou d’en créer une si elle ne l’est pas. C’est un raccourci très pratique.

8. Configurez des rappels pour vous-même.

Sélectionnez une note et cliquez sur l’icône du doigt en haut à droite de votre écran dans Keep (il a une chaîne sur elle). Lorsque vous faites cela, une fenêtre pop-up vous donnera des options pour définir des rappels. La superbe chose à ce sujet est que ces rappels vous alerteront dans d’autres outils Google, comme Calendar, Chrome ou sur votre appareil Android.

Remarque: assurez-vous que les rappels sont activés dans votre application Google Agenda afin de les voir. Vous pouvez vérifier comment procéder dans le Centre d’aide dans la section « Ne pas voir votre rappel » ou « Passer la tâche et les rappels ».

9. Partager vos notes, liste de tâches ou de courses.

Google Keep permet de partager ses notes, tâches ou encore listes. Avec votre conjoint vous pouvez noter tout ce qu’il faut acheter et créer des notes par type de magasin (alimentaire, bricolage, jardinage…) Chacun sur son appareil remplit au fur et à mesure et ensuite les cases sont cochées quand le produit atterrit dans le caddie. Bon il n’y a pas encore la synchro Chronodrive 😉

Pour une équipe, chacun note dans la note partagée les points à voir à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Ensuite, la note est glissée directement dans le Gdoc collaboratif (voir le point 4 plus haut) qui va servir pour faire en live et à plusieurs le compte rendu de la réunion. Essayez, c’est absolument magique !

10. Utilisez Keep pour vos déplacements et voyages.

J’utilise beaucoup Keep pour me mettre un rappel des horaires de train, avion, des changements de métro à effectuer ou encore de l’adresse de l’hôtel, cela me permet dans une fiche de tout avoir en plus de l’agenda. Je peux y accéder sans connexion internet depuis mon mobile.

Lors d’un voyage, je me déplace beaucoup avec mon job, je note les points à visiter par ville ou pays et je coche au fur et à mesure des visites. Par exemple, avec cette note, je sais ce qu’il me reste à visiter lors de mon prochain séjour dans les Antilles. Cette note collaborative pourra aussi être complétée par les amis.

Essayez Keep !

Keep est une excellente façon de suivre vos tâches de travail. En savoir plus sur la façon dont vous pouvez commencer sur le site de Google.

Découvrez d’autres astuces Keep dans cette rubrique.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N’hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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