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Google Sheets et ses 5 millions de cellules

Attention durant l’été 2022, Google a repoussé la limite à 10 millions de cellules ! Nous aurions tendance à croire que les outils Google Workspace ont des limites inatteignables, et cependant, nous allons voir que […]

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Rédigé par Gilles HERRGOTT - il y a 4 ans et modifié le 02/08/2023 à 16:38

Ce que vous allez découvrir

  • Les conseils de Numericoach afin d’éviter les mésaventures de la limite des 5 millions de cellules :

Google Sheets et ses 5 millions de cellules

Attention durant l’été 2022, Google a repoussé la limite à 10 millions de cellules !

Nous aurions tendance à croire que les outils Google Workspace ont des limites inatteignables, et cependant, nous allons voir que sans y prendre garde, elles peuvent très vite être dépassées. L’article Stockage et limite des documents Google résume la taille maximale en nombre de cellules d’un Google Sheets : 5 millions, que les cellules contiennent ou non des informations. Ainsi, une feuille avec 50 000 lignes et 75 colonnes consomme déjà 3,7 millions de cellules !

Image de référence

Un moyen simple de visualiser combien de cellules sont encore disponibles dans un Google Sheets est d’utiliser l’extension Size My Sheet de tillerhq. Une fois installée et activée, une jauge s’affiche indiquant très rapidement le pourcentage de consommations de cellules du fichier Google Sheets, et en supplément, quelle feuille est la plus gourmande. 

Les conseils de Numericoach afin d’éviter les mésaventures de la limite des 5 millions de cellules :

  1. Supprimer les lignes et les colonnes non utilisées dans vos feuilles.
    Faites un essai : sélectionnez la colonne A, puis appuyez sur les touches “Contrôle + Shift + flèche droite” du clavier pour sélectionner les colonnes A à Z, copiez ces colonnes. Collez ensuite quatre fois les colonnes A-Z puis ajoutez 51 000 lignes. La limite est atteinte !
  2. Maîtriser les quantités de données de vos ImportRange en limitant si possible les plages de données importées. Contrôler de même les fichiers importés ; si ces derniers contiennent un grand nombre de lignes vides, elles seront aussi importées dans votre fichier, diminuant le nombre de cellules disponibles.
    Note : je vous conseille la lecture de cet article concernant l’utilisation des plages nommées et des ImportRange.
  3. Utiliser l’extension Size My Sheet en cas de message d’erreur (ci-dessous) pour identifier la feuille responsable.
  1. Et enfin, dans la plupart des cas, la limite imposée par Google suffit amplement. Si ce n’est pas le cas, posez-vous la question s’il n’est pas préférable de stocker vos données d’une autre manière, Google Sheets est un tableur, pas un gestionnaire de base de données. Google ConnectedSheets est une excellente réponse à ce type de problématique.

Dépassez vos limites, mais attention à celles de Google ! Et pensez à la planète, évitez de stocker du vide inutilement 😉

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Gilles HERRGOTT

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brousse.ouillisse

Ou utiliser Excel, le meilleur programme du monde 😉 à mon humble avis…
En tous cas moins limité que Shits, pardon Sheets.
Autant j’apprécie tous les jours la simplicité des outils Google, autant je peste ces mêmes jours sur leur limitation très vite atteinte pour un utilisateur « avancé ».
Chez un certain client, les exports RH font au minimum 100.000 lignes…on atteint si vite les limites que la fonction RH n’a pas pu migrer à Google Workspace, ainsi que d’autres métiers…ils ont donc Office ET Workspace…du délire…
Sinon, un autre souci pour moi c’est le Drive. Quand on ne peut pas hiérarchiser visuellement l’info, comme dans des dossiers, c’est la galère. Et Google est mauvais, pour cela (parce que ça les arrange de tout mettre à plat, ils comptent sur la force de leur outil de recherche…qui s’avère de moins en moins pertinent). Les tags ont l’ubiquité pour elles, mais elles nous perdent la notion de niveau, de profondeur.

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Gilles HERRGOTT

Bonjour,
Oui tous les outils trouvent leurs limites, mais Google propose des solutions, comme connected sheet pour des volumes de données trop important (stockage dans Big Query et utilisation de la flexibilité de Google Sheets pour manipuler les données, et là, plus de limite de quantité de données). Il y a un côté éco-conception aussi, ne pas stocker des données inutiles (cellules vides).
Concernant Google drive, vous avez la possibilité de créer des dossiers / sous-dossier et donc de hiérarchiser l’information. En complément, le moteur de recherche avancé vous permet de trouver effectivement l’information, mais il faut utiliser les zones de recherche (https://thierryvanoffe.com/google-drive-simplifie-sa-recherche/)
Il existe aussi CloudSearch dans des éditions avancées de Google Workspace.

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