Google Sheets : explorons explorer !

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La fonctionnalité Explorer dans Google Sheets a fait son apparition il y a déjà quelques années, voyons de quoi s’agit-il et comment l’utiliser…

Explorer est un assistant capable de nous aider intuitivement dans notre travail sur les feuilles de calcul Google. La fonctionnalité rassemble intelligemment le contexte sur lequel nous travaillons et nous fournit les bonnes suggestions qui pourraient convenir à l’objectif recherché. Et ses suggestions judicieuses incluent des astuces pour le formatage, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, etc. Si nous ne pouvons pas trouver quelque chose, nous pouvons même demander des réponses. 

La fonctionnalité Explorer

Notez que cette fonctionnalité est également disponible sur Google Docs et Google Slides et même sur les comptes gratuits gmail.com. 

Ici concentrons nous sur Google Sheets.

Prenons l’exemple d’un tableur d’un millier de lignes avec des ventes de commerciaux dans différentes régions françaises.

Un clic sur une cellule du tableau puis CTRL A pour sélectionner rapidement ce tableau uniquement. Un clic maintenant sur le bouton Explorer situé dans le coin inférieur droit de l’interface utilisateur de Google Sheets.

Ainsi, s’ouvre sur la droite une fenêtre flottante avec 4 grandes parties.
Les calcules, la mise en forme, les tableaux croisés dynamiques et les grahiques (analyse).

Voyons en détail chaque rubrique.

Si votre interface est en anglais, passez le Drive en anglais dans les paramètres, actualiser votre feuille de calcul dans Google Sheets, alors une section supplémentaire apparaît (questions / Answers).

La section Answers (english only)

C’est ici que nous posons des questions spécifiques à Google Sheets de la manière la plus humaine possible, en ce qui concerne le contexte des données. Il nous montre déjà certaines des questions qui pourraient nous intéresser. Soit nous pouvons en choisir une, soit taper la nôtre. Par exemple : “Sum of Commission commercial for each Region”

Et voici ce qu’il en est ressorti en 1 seconde !

Un joli TCD dans un nouvel onglet Google Sheets.

Essayons une formule. Je lui demande de me montrer le numéro de commande pour la date du 9/12/2018

La formule ressortie n’est pas la plus simple à utiliser, Explorer vous fait cela en 2 coups de cuillère à pot.

La section “mise en forme” d’EXPLORER

Comme nous pouvons le constater, il nous offre plusieurs options pour “alterner les couleurs”. Bien que nous ayons choisi une seule cellule de données, celle-ci reconnaît automatiquement l’ensemble de la plage de données. Donc, si nous choisissons l’une des options suggérées, le formatage s’appliquera à toute la plage de données. Vous pouvez choisir les couleurs.

La section PIVOT TABLE d’Explorer (Tableaux Croisés Dynamiques ou TCD).

Explorer est capable de faire une suggestion de TCD. Cependant, si ce n’est pas ce que nous recherchons, nous pouvons cliquer sur le lien PLUS dans cette section pour afficher d’autres options. Si une suggestion vous plaît, un clic et Google Sheets insére pour vbous un tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille de calcul.

Il se peut que les suggestions ne correspondent pas à vos besoins. Dans ce cas, insérez simplement un tableau croisé dynamique qui ressemble de très près à ce que vous recherchez, insérez cette table, puis apportez des modifications à ce Pivot Table.

La section ANALYSE (Graphiques) d’Explorer

Selon la nature des données, la fonction Explorer fournit automatiquement les diagrammes les plus probables. En descendant plus bas dans la section ANALYSE , vous découvrirez les suggestions de graphiques suggérées.  Encore une fois, si vous devez modifier le graphique choisi, vous pouvez le faire facilement. Il n’y a pas les 30 modèles de graphiques dans Explorer.

Remarque

Explore explorera les suggestions qu’il jugera appropriées au contexte de la feuille de calcul. Il va sans dire que les suggestions peuvent varier en fonction de la composition de l’ensemble de données sous-jacent.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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