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Google Agenda : gérer un événement à fuseaux horaires multiples (ex : vols internationaux)

Ecrit par Michael Ravier

Gérer correctement les fuseaux horaires de ses événements agenda est primordial lorsqu’on voyage ou que l’on planifie des déplacements pour le compte de quelqu’un d’autre.

Les agendas électroniques modernes, sur Google, sur smartphone, et autres, tiennent compte des fuseaux horaires et de l’heure locale de l’utilisateur lors de ses déplacements.

Ainsi, en changeant de zone horaire lors d’un voyage, l’agenda (notamment du téléphone) sur le nouveau fuseau, et affiche les événements en fonction de l’heure locale, en partant du principe qu’ils ont été programmés selon le fuseau du pays d’origine.

Il est donc important de préciser les fuseaux horaires des événements de façon à ce que leur affichage reflète l’heure réelle de l’événement, à l’emplacement actuel de l’utilisateur.

Exemple

Monsieur Dupont effectue un vol Paris – Hong-Kong de 12h, départ à 18h (heure locale) de Paris, arrivée le lendemain à 12h (heure locale) à Hong Kong.

Si Monsieur Dupont, lorsqu’il est à Paris, entre simplement les horaires début = 18h et fin = 12h à J+1 pour son événement, sans préciser les fuseaux, Google Agenda va comprendre qu’il sera 12h en France lorsque Monsieur Dupont atterrira à Hong Kong, alors qu’il sera en réalité 6h en heure française.

Pire, Monsieur Dupont risque de rater son vol de retour s’il ne tient pas compte des fuseaux.

En planifiant son vol de retour alors qu’il travaille avec le fuseau Français, s’il indique que l’avion décolle de Hong Kong à 12h, son agenda lui indiquera, une fois ajusté au fuseau de Hong Kong, que son avion décolle à minuit…

Dans le cas où des collègues issus de différents pays s’invitent à des événements agendas, les choses sont également ingérables si les fuseaux ne sont pas renseignés : Si M Dupont invite un collègue hongkongais à un déjeuner à hongkong à 12h, mais qu’il planifie l’événement depuis le fuseau français, son collègue pensera qu’il l’invite à dîner.

La solution ?

Préciser, à chaque création d’événement dans l’agenda, le fuseau horaire concerné par l’horaire afin que les agendas internationaux puisse interpréter correctement les événements.

Pour cela, lorsque vous créez un événement, cliquez sur “Time Zone” et indiquez le fuseau correspondant à l’heure choisie. Par exemple, GTM + 6 pour un déjeuner à HongKong.

Pour un vol international, cocher l’option “Choisir des fuseaux horaires différents pour l’heure de début et de fin”. Choisissez les fuseaux souhaités pour saisissez les heures locales pour chaque zone.

Quel rendu sur l’affichage ?

La contrepartie est que votre agenda affichera chaque événement conformément à l’heure correspondante sur votre fuseau actuel (donc par exemple avec des réunions de travail apparaissant au milieu de la nuit).

Ainsi, arrivé à Hong Kong, l’utilisateur peut, dans les paramètres de l’agenda, changer son fuseau horaire et voir ses événements à l’heure locale réelle.

Pour avoir une meilleure maîtrise de l’heure locale de l’événement et de l’heure correspondante sur une autre zone géographique, vous pouvez utiliser un deuxième fuseau horaire à afficher en lisière de votre agenda.

Ici, on voit par exemple que le vol Paris – Hong Kong atterrira à 6h, heure de paris (GMT+02), et 12h, heure locale (GMT+08).

Pour activer ce deuxième fuseau horaire, aller dans les paramètres de l’agenda.

Puis choisissez “Afficher le fuseau horaire secondaire” et choisissez le fuseau souhaité.

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A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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