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Google Sheets / Google Forms : créer un gestionnaire d’inscriptions à plusieurs réunions avec nombre de places limité

Une cliente m’a demandé de gérer un système d’inscription à des rendez-vous réguliers en visioconférence. Peut-être avez-vous besoin de construire un outil de gestion similaire ? J’expose dans cet article les étapes suivies pas à […]

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Rédigé par Antoine MARTIN - il y a 5 ans et modifié le 29/03/2023 à 09:44

Ce que vous allez découvrir

  • Contexte
  • Lister les rendez-vous
  • Créer le formulaire
  • Actualiser la base de données à chaque inscription

Google Sheets / Google Forms : créer un gestionnaire d’inscriptions à plusieurs réunions avec nombre de places limité

Une cliente m’a demandé de gérer un système d’inscription à des rendez-vous réguliers en visioconférence. Peut-être avez-vous besoin de construire un outil de gestion similaire ?

J’expose dans cet article les étapes suivies pas à pas et les différents outils utilisés : #Sheets, #Forms, #Autocrat, #Form Ranger, #Join(), Filter()

Contexte

Le besoin est de recueillir et gérer les inscriptions d’environ 1000 personnes à une ou plusieurs rencontres en visioconférence qui ne doivent pas accueillir plus de 10 personnes à la fois.

Comment permettre à chaque invité de choisir une date parmi une liste de propositions disponibles ?

Comment obtenir rapidement la liste des inscrits à chaque réunion ?

Comment mettre à jour automatiquement la liste des dates disponibles sur le formulaire ?

Pour répondre à ces besoins d’un processus d’inscription classique, j’ai choisi de créer un fichier Sheets et un formulaire Forms qui communiqueront ensemble.

Résultat final du tableau de bord des inscriptions

Voici la démarche que j’ai mise en place, à vous d’adapter à vos besoins spécifiques.

Suivez le guide :

Lister les rendez-vous

J’ai construit une base de données des rendez-vous sous Google Sheets :

Chaque réunion a une date, une heure de début et une heure de fin

J’ai ensuite construit la formulation de la réunion en concaténant les trois informations de base.

Pour que le système fonctionne, il faut que chaque fo

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Antoine MARTIN

Consultant et formateur sur les outils bureautiques, j'ai intégré l'équipe de Numericoach en 2020. J'accompagne les utilisateurs de Google Workspace à trouver des solutions répondant à leurs besoins. Mes domaines de prédilections sont les outils Sheets, Docs, Slides et Google Apps Script.

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