Google Vault : le super-héros de la gestion de données de votre entreprise

Avez-vous déjà ressenti l’inquiétude soudaine de perdre des données importantes sur votre plateforme de travail collaborative ? Ou peut-être avez-vous déjà été confronté à des défis juridiques liés à la conservation des données de votre entreprise ? Si oui, alors Google Vault est l’outil dont vous avez besoin. Faisant partie intégrante de Google Workspace, Google Vault est un service d’archivage qui permet de conserver, de rechercher et d’exporter des données précieuses. Découvrons ensemble pourquoi Google Vault devrait être le prochain ajout à votre arsenal numérique. Nous vous présenterons le logiciel dans sa globalité et vous montrerons les différents cas d’usage. Nous sommes partis pour de nouvelles aventures !   

Qu’est-ce que Google Vault ? 

Tous les super-héros ne portent pas de capes. Google Vault en est la preuve vivante. En effet, c’est sans aucun doute le meilleur outil de conformité pour les entreprises qui utilisent les outils bureautiques Google Workspace. Chez Numericoach, c’est notre spécialité alors vous vous doutez bien que nous avons une grande affection pour Google Vault. Cette application dispose de fonctionnalités très intéressantes. Elle permet notamment de gérer les données des : 

•  e-mails sur votre messagerie instantanée préférée ; 
•  fichiers et dossiers sur l’espace de stockage Google Drive ; 
•  conversations textuelles sur Google Chat ; 
•  messages lorsque l’historique est activé sur Google Chat ; 
•  etc. 

Mais ce n’est pas tout, Google Vault offre une fonction de recherche avancée pour aider les entreprises à trouver des données spécifiques dans leur compte Google Workspace. Les recherches de données peuvent se faire sous forme : 

• de mot-clé ; 
• du nom d’utilisateur d’un collaborateur ; 
• du type de fichier stocké ; 
• de la plage de dates de la donnée que vous souhaitez trouver.

Enfin, Google Vault offre une fonctionnalité d’exportation de données pour aider les entreprises à répondre aux demandes de découvertes électroniques et à d’autres exigences légales. 

Lorsque l’on vous parle des outils de la firme de Mountain View, vous pensez tout de suite à Google Sheets, Drive ou Docs. Et c’est bien normal, même chez Numericoach, ce sont des outils qui font partie de notre quotidien. En revanche, Google Vault est en quelque sorte la face cachée de l’iceberg. C’est une application indispensable mais qui n’est pas mise sur le devant de la scène.  

De plus, en tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des licences aux membres de votre organisation. Voici la liste des licences Vault incluses : 

• Frontline Standard ; 
• Business Plus ;
• Enterprise ;
• Toutes les éditions Education ;
• Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus (avec validation du domaine uniquement) ;
• G Suite Business.

Après cela, vous pourrez conserver, rechercher ou encore exporter l’intégralité des données Google Workspace des membres de votre organisation. 

Les différents cas d’usage de l’application

Désormais, nous allons évoquer les différents cas d’usage. Il est important de connaître Google Vault mais encore faut-il savoir dans quelles circonstances nous pouvons l’utiliser. Vous pouvez bénéficier des services de l’application pour : 

• définir des règles de conservation. Le but est de contrôler la durée de conservation des données, avant leur suppression des comptes utilisateur et des systèmes de la firme de Mountain View ; 
• préserver des données à titre conservatoire. L’objectif est de conserver les données de comptes utilisateur sans aucune limite de temps. Grâce à cela, vous pourrez répondre à des obligations juridiques et légales ; 
• effectuer des recherches dans les données de votre domaine ; 
• exporter des données en vue d’un traitement et d’un examen supplémentaire ; 
• connaître les actions entreprises par les utilisateurs de Google Vault en utilisant les rapports d’audit. 

Voilà, les différents cas d’usage de Google Vault. Alors convaincu par cette application ?  

Pourquoi faut-il utiliser Google Vault ? 

Comme évoqué précédemment, Google Vault est un véritable super-héros. Il faut dire que l’outil comporte des avantages non négligeables. Vous trouverez ci-dessous, un top 4 de ses avantages : 

1. La surveillance en temps réel qui permet de détecter et signaler une activité suspecte dans un compte Google Workspace. C’est en d’autres termes, un garde du corps pour vos données ; 
2. La facilité d’utilisation qui permet aux administrateurs de ne pas se creuser les méninges pour comprendre la mécanique de Google Vault. Grâce à l’interface intuitive, les données peuvent être retrouvées facilement et rapidement ; 

3. Une fonctionnalité qui permet aux administrateurs d’avoir un contrôle complet sur les données de l’entreprise ; 
4. La possibilité d’exporter les données pour permettre aux entreprises de répondre aux demandes de découvertes électroniques et à d’autres exigences légales. 

C’est bien entendu, une liste non exhaustive des avantages de Google Vault. Nous vous conseillons de ne plus attendre et de faire appel à Google Vault. Il volera à votre secours pour vous aider à gérer correctement les données de votre entreprise.  

Bonus : comment définir les règles de conversation par défaut de votre organisation ?

Dans les cas d’usage, nous avons parlé de la possibilité de définir les règles de conversation par défaut de votre organisation. Pour cela, vous devez : 

1. Ouvrir Google Vault sur votre navigateur web ; 
2. Cliquer sur l’onglet Conversation ; 
3. Une fois que cela sera fait, vous devez appuyer sur la rubrique Règles par défaut, puis aller sur un service comme Google Drive ou Gmail ; 
4. Définir la durée de conversation des messages et des fichiers en appuyant sur Indéfiniment ou Durée de conversation ; 
5. Cliquer sur l’onglet Accepter pour valider l’opération ; 
6. Répéter le processus pour tous les services auxquels vous souhaitez définir les règles de conversation par défaut. 

En conclusion, Google Vault est plus qu’un simple outil d’archivage. C’est une solution de gestion de données complète qui protège votre entreprise contre la perte de données, facilite la conformité réglementaire, offre un contrôle administratif avancé et s’intègre harmonieusement à votre Google Workspace. Si vous prenez au sérieux la sécurité et l’intégrité de vos données, Google Vault est l’outil qu’il vous faut.

Voilà, vous savez tout sur le super-héros de la gestion de données de votre entreprise. Google Vault porte le costume de sauveur mais Numericoach aussi. Si vous cherchez une formation professionnelle ou une prestation numérique, nous sommes là pour vous. Si vous cherchez un tutoriel sur une application bureautique quelconque de Google Workspace, c’est sur Numeriblog que cela se passe. Nous vous attendons nombreux sur nos différentes plateformes.