Pourquoi faut il passer de l’offre “Basic” à l’offre “Business” de Gsuite ?

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Un stockage illimité

Là où l’offre “Basic” limite l’espace de stockage à 30Go par compte utilisateur, l’offre “Business” fourni un espace… illimité. Oui, totalement illimité, et pour tout type de données : mails, stockage drives, photos et vidéos en résolution native dans Google Photos, etc.

La seule limite concerne la taille d’un fichier, à savoir 5To par document. Vous avez bien lu, 5To : soit la taille totale d’un disque dur de grande capacité. A moins de faire du montage de vidéos longs métrage en format non compressé, vous ne trouverez pas de fichiers suffisamment lourds pour atteindre cette limite.

Notez, pour ceux qui souhaitent absolument se cantonner à la la licence “Basic”, qu’il existe plusieurs moyens de limiter l’espace utilisé sur les comptes utilisateurs. D’abord, il faut savoir que les documents au format “Google” stockés dans le Drive n’utilisent aucun espace de stockage (à préférer donc aux documents Office et autres). Ensuite, avec Google Photos, vous avez la possibilité d’importer vos clichés et vidéos (gros consommateurs d’espace) en mode “haute qualité”, ce qui réduit en réalité légèrement la résolution et augmente la compression, en échange de quoi le stockage des photos et vidéos n’est pas décompté de votre stockage et devient donc 100% illimité, sans surcoût.

Mais si vous êtes comme moi un gros utilisateur du Cloud, alors l’illimité du forfait Business vous permettra de conserver tous vos médias en résolution native, de ne plus vous préoccuper de la suppression de mails, et de conserver toutes vos archives de fichiers sans limite. Pour 4€ de plus que la version basique, c’est plutôt abordable quand on considère le coût de fonctionnement et de maintenance d’un serveurs de stockage, de disques NAS, sans parler des risques divers (panne, incendie, ransomware, etc).

La fonction Drive d’équipe

Peut-être plus important encore que le stockage illimité, la licence Business donne accès à des fonctionnalités exclusives, en tête desquelles on retrouve le Drive d’équipe.

Cette fonctionnalité intégrée au service Google Drive en 2017 répond à quelques problématiques – souvent sous-estimées – rencontrées par les entreprises qui souhaitent créer des espaces de travail partagés pour leurs utilisateurs.

En effet, avec le Drive classique, chaque utilisateur reste propriétaire des documents et dossiers qu’il créé, même s’il les met à disposition dans un dossier de travail lui-même partagé avec d’autres utilisateurs. Ce comportement de l’outil entraîne plusieurs désagréments possibles. Par exemple, lors du départ d’un utilisateur, il est nécessaire de transférer la propriété de ses documents à un autre utilisateur sous peine de perdre les contenus partagés à la suppression de son compte.

Le Drive d’équipe résout cette problématique en récupérant la propriété de tout document versé dans cet espace. Ainsi, un utilisateur peut quitter le Drive d’équipe, ou même quitter l’entreprise et voir son compte supprimé, sans que les documents qu’il a versé soient affectés.

De même, le Drive d’équipe répond au risque de “suppression” accidentelle dans les dossiers partagés. Avec le Drive classique, tout utilisateur ayant un droit de modification dans un dossier peut faire disparaître (volontairement ou accidentellement) des documents en “supprimant” des éléments dont il n’est pas propriétaire. Ces documents ne sont en réalité pas supprimés, mais simplement “sortis” du dossier partagé et peuvent être particulièrement difficiles à retrouver et restaurer à leur emplacement d’origine, puisqu’ils ne sont pas répertoriés dans la corbeille de l’utilisateur.

Le Drive d’équipe répond là aussi à cette problématique en mettant tout simplement à disposition une corbeille propre à chaque Drive, permettant aux gestionnaires du Drive d’équipe (les utilisateurs eux-même) de restaurer aisément ces derniers. L’administrateur a aussi la possibilité, pendant une durée limitée, de restaurer des données qui auraient été vidées de la corbeille d’un Drive d’équipe.

Autre avantage encore méconnu du Drive d’équipe : il est possible de le partager à l’extérieur de la société, même avec un compte gratuit, et ainsi de récupérer la propriété de documents versés par des contributeurs extérieurs. Cela peut paraitre anodin, mais avec un dossier Drive classique, les contributeurs extérieurs restent bien propriétaires de leurs données, sans possibilité de transférer la propriété d’un domaine à un autre ! Ce qui met en cause la pérennité de celles-ci en cas de suppression du compte ou des données drive de cet utilisateur extérieur (ce qui se produira forcément un jour ou l’autre).

En somme, le Drive d’équipe imite le fonctionnement d’un serveur de fichier classique.

Cette analogie est d’autant plus concrète lorsqu’on utilise l’outil Drive File Stream, qui permet de naviguer dans Drive et les Drives d’équipe via l’explorateur windows, comme vous le feriez avec un simple disque dur externe ou NAS partagé.

Notez que certaines solutions tierces comme Powertools et AODocs permettent déjà depuis plusieurs années de sécuriser les données Drive en transférant automatiquement la propriété de documents à un compte administrateur d’un dossier. Si vous utilisez déjà ces outils, alors les nouveautés apportées par le Drive d’équipe n’apporte pas de changement fondamental… mais cela peut être l’opportunité d’économiser des licences sur ces outils tiers.

Cloud Search

C’est une autre fonctionnalité exclusive pour les détenteurs d’une licence business.

Peut-être plus anodine que le Drive d’équipe, elle se propose tout simplement de recueillir sur une page unique, les résultats de vos recherches en provenance de tous vos services. Tapez quelques mots clés, et retrouvez au même endroit vos emails, documents, événements d’agenda, contacts, photos correspondant.

Libre à vous de juger de son utilité pour répondre à vos besoin. Comme on dit, qui peut le plus, peut le moins.

Plus de visibilité pour plus de sécurité.

Nous l’avons évoqué plus haut, beaucoup d’actions sont possibles dans Drive, avec certes de la flexibilité, mais également des risques d’erreurs humaines. Comment savoir où un document a été déplacé suite à sa disparition d’un dossier partagé ? Quelle personne a partagé en extérieur un document confidentiel par erreur ? Ou encore mieux, comment être prévenu automatiquement par e-mail lorsque des actions dangereuses sont entreprises sur votre domaine ?

 

Avec la licence Basic, la seule façon de retracer les événements est de parcourir l’historique des actions effectuées, via le volet ‘information’ du Drive. Ce qui est vite très limité et suppose que l’on sache où chercher l’information.

La licence Business offre un outil d’audit beaucoup plus performant qui permet de retrouver la trace de n’importe quel document Drive des utilisateurs, de lister des actions effectuées selon certains critères, de définir des règles d’alerte automatique adressées à l’administrateur. Si vous souhaitez autoriser vos utilisateurs à partager librement (avec bien sûr une bonne dose de sensibilisation) mais souhaitez garder un oeil sur les actions entreprises, cette fonctionnalité est tout simplement indispensable. Et dès lors que votre structure atteint un certain nombre d’utilisateurs, nous vous recommandons chaudement de souscrire à la licence Business pour cette seule raison.

Certes des solutions externes comme Bettercloud proposent des fonctionnalités similaires voir un peu plus performants. Mais à moins que vous ayez des besoins très spécifiques, la licence Business offre un rapport fonctionnalités / prix imbattable.

Licence Vault inclus pour tout retrouver sur tous les comptes utilisateurs

Google Vault, un service mal connu de l’utilisateur lambda, permet aux administrateurs d’un domaine GSuite de rechercher et consulter les emails ou documents Drive très rapidement, sur l’ensemble des données du domaine. Mieux, cet outil propose de faire de la rétention de données. Vous pouvez par exemple avec ce service, ordonner à Google de conserver la totalité des mails et documents de vos utilisateurs, même après suppression par ces derniers (dans la mesure où les comptes utilisateurs ne sont pas supprimés). Et ainsi retrouver n’importe quelle donnée, peu importe son antériorité.

Attention, ce service ne doit pas être considéré comme un service de sauvegarde… S’il permet bien de retrouver un élément précise très efficacement, il ne permet pas de restaurer les données en volume, ni de les consulter dans leur contexte d’origine (on n’y retrouvera pas la structure de fichier d’un Drive, simplement une liste de résultats avec des éléments individuels). La finalité de cet outil est bien de pouvoir ressortir un document précis en toute circonstance, et non de restaurer des données en cas de problème. Il répond aux exigences légales imposées à certaines activités comme la finance ou la comptabilité.

Quoi qu’il en soit, l’outil Vault seul est proposé pour un coût de 4€/mois/utilisateur. Le calcul est vite fait : 4€ pour GSuite Basic + 4€ pour Vault, et vous arrivez aux mêmes 8€/mois de la licence Business qui intègre la licence Vault.

Et la licence Entreprise ?

Nous l’avons mentionné en introduction, Google propose une 3e licence “de luxe” nommée “Enterprise” pour sa GSuite.

Si l’on peut sans hésiter recommander la licence Business dans presque tous les cas de figure, le coût de la licence Enterprise (23€/mois/utilisateur) se justifie beaucoup moins.

Pour l’instant, seules quelques rares fonctionnalités, que l’on peut légitimement regretter que Google n’ai pas intégrées à la licence Business, sont débloquées par la licence Enterprise.

En trouve notamment, au niveau de Hangouts, la possibilité de rejoindre une conférence via un numéro de téléphone, ou d’enregistrer cette dernière en tant que vidéo dans le Drive (une fonction que l’on pressent comme nécessaire pour remplacer Google Hangouts, dont l’utilisation est rendue compliquée depuis son intégration à Youtube).

Outre ces quelques fonctionnalités supplémentaires offertes aux utilisateurs, la licence Entreprise propose principalement des moyens supplémentaires d’administration pour gérer une large flotte mobile ou de monitorer les données qui sortent de l’entreprise (en bloquant par exemple des données sensibles inscrites dans un mail, comme un numéro de carte bleue ou des mots clés prédéfinis).

Licence Basic, Business, voire Entreprise ?

Maintenant vous pouvez choisir en connaissance de cause, n’hésitez pas à solliciter votre revendeur GSuite ou Google si vous êtes en direct !

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

3 comments

  1. très complet 🙂

    à noter aussi le “security center”, annoncé l y a quelques jours, pour version “Entreprise” seulement malheureusement

  2. Une autre fonctionnalité de G Suite Business non présente dans la version Basic : App Maker
    C’est encore en bêta mais ça marche bien et. Ça permet de développer assez rapidement des applications complètes de gestion de workflow (congés, note de frais, validation de documents) par exemple, pour un usage interne, le tout en material design avec authentification des utilisateurs via le compte Google.

    Google fournit pas mal d’exemples qu’on peut facilement adaptées par la suite.

  3. Juste voir quelles sont les précautions à prendre avant de Passer de Gsuite Business à Gsuite Basic

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