Team Drives : collaborer avec des utilisateurs sans accès aux Team Drives

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Les Drives d’équipe sont très pratiques pour collaborer sur un même projet, avec des personnes d’horizons différents, de l’entreprise ou extérieurs à l’entreprise, tout en gardant une parfaite maîtrise des droits de chacun.

Voir le guide complet sur les Drives d’équipe écrit par Michael Ravier.

Récemment, lors d’une formation dans une grande entreprise, un utilisateur m’a demandé s’il pouvait collaborer avec quelqu’un au sein d’un Drive d’équipe même si son compte ne lui permet pas l’accès à la fonctionnalité Drive d’Equipe. En effet dans cette entreprise certains utilisateurs disposent d’une licence G Suite Business, et d’autres d’une licence G Suite Basic.

Pour rappel, la fonctionnalité Drive d’Equipe n’est disponible qu’avec les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Non Profit et G Suite pour l’éducation.

Voici comment se passe la collaboration au sein d’un drive d’équipe entre utilisateurs multi-licence, certains n’ayant pas accès à la fonctionnalité Drives d’équipe :

Collaborer au sein d’un Drive d’équipe avec un utilisateur G Suite Basic de la même organisation

Solution 1 : L’ajouter comme “Membre” au Drive d’équipe

Il est possible d’ajouter comme membre à un Drive d’équipe un utilisateur disposant uniquement d’une licence Basic ou d’une adresse Gmail.com. Dans ce cas, il pourra seulement “Afficher le contenu du Drive d’équipe”. A partir de ce moment, pour ce nouveau membre, l’icône des Drives d’équipe apparaît dans son Drive, juste en dessous de Mon Drive. Il peut alors visualiser les Drives d’équipe dont il est membre et afficher leur contenu.

Solution 2 : Lui partager directement des fichiers

Si votre collaborateur doit intervenir sur des fichiers, dans ce cas il est possible de faire un partage nominatif de fichiers du Drive D’équipe, en attribuant le droit de Lecture, Commentaire ou Modification.

L’utilisateur retrouvera alors ces documents dans la rubrique “Partagés avec moi” et ils seront agrémentés de l’icône permettant de repérer qu’un document appartient à un Drive d’équipe

Collaborer au sein d’un Drive d’équipe avec un utilisateur G Suite Basic en dehors de l’organisation ou avec un utilisateur d’un compte Google gratuit

Solution 1 : L’ajouter comme Membre au Drive d’équipe

Il est possible d’ajouter comme membre d’un Drive d’équipe n’importe quelle personne ayant un compte Google (compte G Suite ou compte Google gratuit) et qui n’appartient pas à l’organisation. On pourra lui attribuer n’importe lequel des 5 rôles : Lecteur, Commentateur, Contributeur, Gestionnaire de contenu ou même Responsable (sauf si des restrictions ont été appliquées par un administrateur du domaine depuis la console d’administration).

A partir de ce moment, pour ce nouveau membre, l’icône des Drives d’équipe apparaît dans son Drive, juste en dessous de Mon Drive, comme s’il était en licence Business ou Enterprise. Il peut alors visualiser et accéder à tous les Drives d’équipe dont il est membre avec le rôle qui lui a été attribué. La seule différence c’est qu’il ne pourra pas créer de nouveau Drive d’équipe.

Par exemple un utilisateur Gmail ou G Suite Basic de domaine1.fr peut être membre d’un Drive d’équipe de domaine2.fr avec le rôle de Gestionnaire de contenu ou même Responsable. Il pourra alors en gérer le contenu.

Solution 2 : Lui partager directement des fichiers

Sans lui donner un rôle dans le Drive d’équipe, il est aussi possible de lui partager nominativement des fichiers en lui attribuant le droit de Lecture, Commentaire ou Modification. A noter que pour des raisons de sécurité et maîtrise du contenu, le partage avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation peut être désactivé au niveau de la console d’administration.

Pour mémoire : Accès au centre d’aide Google sur l’utilisation des Drive d’équipe et gérer les accès aux Drives d’équipe pour les administrateurs

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