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G Suite pour les associations : quels exemples de portabilité des données?

Utiliser G Suite plutôt qu’un compte gratuit Gmail est source de très nombreux avantages pour une association. Et si jamais vous n’en convenez pas encore, je vous invite à aller faire un petit tour en […]

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Rédigé par Gregory Hennebel - il y a 4 ans et modifié le 02/08/2023 à 14:54

Ce que vous allez découvrir

  • G Suite et l'association sportive 
  • G Suite et une association sociale et culturelle 

G Suite pour les associations : quels exemples de portabilité des données?

Utiliser G Suite plutôt qu’un compte gratuit Gmail est source de très nombreux avantages pour une association. Et si jamais vous n’en convenez pas encore, je vous invite à aller faire un petit tour en citadine sur les articles rédigés sur le sujet ( vous comprendrez 😉!). A travers ces quelques lignes je souhaiterais vous partager quelques exemples qui pourraient peut être résonner dans votre expérience de vie associative sur la portativité des données d’un compte G Suite.

G Suite et l’association sportive 

G Suite association sportive

C’est le weekend, jour de match. Comme à l’habitude vous avez rendez-vous devant le stade. Tout le monde arrive et il y a une bonne énergie. Certes il y a quelques absents dans l’équipe mais ça va le faire : c’est sûr, aujourd’hui on va aller gagner à l’extérieur ! L’heure avance et le coach annonce que l’on décolle. Comme souvent, on est pile le nombre au niveau des voitures. Juste avant de partir :

  • « Quelqu’un connait l’adresse ? »
  • « Oui moi, c’est bon ! » : répond le coach
  • « Bon ben, on se suit alors ! »

Les voitures se mettent en file indienne et comme dans de très nombreux cas, au quatrième feu rouge… vous venez de perdre de vue la voiture de devant : la suite vous la connaissez très certainement !

Alors vous allez me dire qu’avec un groupe WhatsApp, le coach aurait pu mettre l’adresse et tout le monde aurait suivi. Avec un SMS cela aurait été pareil.

C’est vrai ! Mais avec google agenda, il aurait suffit de créer en début de saison un agenda avec des événements partagés à chacun des membres de l’équipe, avec les horaires, les lieux, des créneaux d’entraînement et un lien Maps pour chaque match à l’extérieur. A tout moment l’agenda créé avec le PC est accessible avec l’application dédiée sur smartphone. Tout changement fait avec un outil et consultable avec l’autre. Une chose de moins à penser pour le coach qui a la garantie absolue d’un lieu de rendez-vous et d’horaires bien maîtrisés : et qui évite par la même occasion qu’une information soit noyée dans le flux nourri d’un groupe WhatAapp ou Facebook.

Quid de la portabilité des données dans tout cela ?

Portativité des données G Suite

Si le principe de partage est central dans les usages G Suite, l’intérêt ici c’est de mettre en avant le fait que cet outil devient extrêmement puissant notamment à partir du moment où il y a de la mobilité et des usages mélangés entre smartphone et PC. Et si certains cadres associatifs ont l’habitude de se balader avec leur PC, une chose est sûre c’est qu’on a tous notre doudou magique dans la poche !

G Suite et une association sociale et culturelle 

Maison de quartier G Suite Association

Maison de quartier, comme chaque mardi c’est réunion d’équipe du secteur jeune de 14h à 16h. L’ambiance est détendue, les quatre animateurs s’installent autour de la table de réunion.

Image de référence

Au menu du jour : quelques rappels de fonctionnement et surtout un brief détaillé sur l’organisation d’un événement ouvert au public le weekend.

Question à choix multiples : en tant que responsable de secteur, les animateurs n’ont pas de quoi noter, vous préférez ?

  • Réponse A : « Leur donner un document récapitulatif de l’organisation de l’événement, le lire et le commenter avec eux. Faire des modifications sur papier suite aux propositions faites, attendre la fin de la réunion pour les mettre au propre sur votre fichier que vous donnerez imprimé le lendemain au risque que certains l’oublient le jour J. »
  • Réponse B :  » Leur partager un Google Doc que vous avez sous vos yeux et les inviter à le consulter en lecture accompagnée via l’application Drive qu’ils ont téléchargée sur leur smartphone. Faire les modifications en temps réel sur le Doc et ne rien avoir à faire à ce sujet après la réunion en ayant la garantie qu’ils aient quoiqu’il arrive, toutes les informations le jour J. « 
  • Réponse C :  » Vous consignez l’ensemble des échanges dans votre cahier de réunion qui est à disposition de l’équipe. « 
  • Réponse D :  » Vous leur offrez un petit cahier et un stylo qu’ils garderont TOUJOURS SUR EUX !!! « 

Doit-on vraiment échanger et débattre sur la bonne réponse à cette question ?? Si j’ai longtemps penché pour les réponse C et D, il me revient de vous questionner à travers cet exemple sur les routines existantes dans votre association lors de situations de communication similaires et sur le chemin le plus court et efficace que l’outil G Suite peut vous amener à prendre.

A la place de ce responsable de secteur, vous pourriez encore penser à des changements mineurs sur cette organisation en rentrant le soir en transports en commun, qu’il vous suffirait de les noter directement dans le Google Docs et les voir synchronisés n’importe où, n’importe quand avec n’importe quel outil dans la mesure d’une connexion à internet !

Et vous, quels sont vos exemples en association où la portabilité des données vous rend ou vous rendrait service avec G Suite ?

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Gregory Hennebel

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