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Google Drive : utilisez des audiences cibles en version bêta pour limiter le partage à des groupes spécifiques

Une nouvelle fonctionnalité a été lancée par le géant de la technologie. Celle-ci permet aux administrateurs de définir des audiences spécifiques avec lesquelles leurs utilisateurs peuvent partager des fichiers Drive. Cela donne aux administrateurs une plus […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 2 ans

Google Drive : utilisez des audiences cibles en version bêta pour limiter le partage à des groupes spécifiques

Une nouvelle fonctionnalité a été lancée par le géant de la technologie. Celle-ci permet aux administrateurs de définir des audiences spécifiques avec lesquelles leurs utilisateurs peuvent partager des fichiers Drive. Cela donne aux administrateurs une plus grande influence sur les personnes avec lesquelles leurs utilisateurs partagent des fichiers et contribue à protéger les données organisationnelles en réduisant le risque de partage excessif accidentel des fichiers. Les audiences cibles sont initialement disponibles en version bêta. 


Importance de cette mise à jour

Auparavant, les administrateurs pouvaient choisir d’autoriser les utilisateurs à partager des fichiers avec l’ensemble de leur domaine ou avec toute personne disposant du lien. Les audiences cibles permettent aux administrateurs de définir et de recommander des options de partage de liens plus granulaires aux utilisateurs. 
Cela signifie que les administrateurs peuvent empêcher le partage excessif sans entraver la collaboration. Puisque le public cible est défini et recommandé par leurs administrateurs, les utilisateurs peuvent être sûrs que le partage de fichiers avec un public cible est suffisamment large et sécurisé. Il peut également aider les utilisateurs à partager des fichiers plus rapidement, car le public cible permet la facilité de partage de liens, mais avec un public plus spécifique. 

Cela peut réduire la nécessité pour les utilisateurs d’ajouter manuellement des utilisateurs et des groupes spécifiques et de répondre aux demandes d’accès individuelles. 
Par exemple, un administrateur peut configurer une audience de tous les membres de l’équipe financière. Lorsqu’un membre de cette équipe activait le partage de lien pour un fichier, il voyait une option permettant d’autoriser le partage de lien à n’importe qui de l’équipe financière. Les membres de l’équipe pouvaient accéder au lien immédiatement, tandis que toute personne extérieure à l’équipe devrait demander l’autorisation avant de pouvoir afficher le fichier. 

Les étapes à suivre

  • Pour les administrateurs : recherchez les paramètres d’audience cible dans la console d’administration> Annuaire> Audiences cibles. Vous pouvez attribuer une audience cible au niveau du groupe ou de l’unité d’organisation. 
  • Pour les utilisateurs finaux : il n’y a pas de paramètre d’utilisateur final pour cette fonctionnalité. Si cette option est activée par un administrateur, les utilisateurs verront les audiences cibles disponibles sous forme d’options de partage de liens pour Drive, comme indiqué dans l’image ci-dessus. 

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Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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