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10 conseils avant de passer à Google Apps (Partie 1 / 2)

Envie de passer aux Google Apps ? 10 conseils pour assurer le changement… Mon expérience de consultant formateur m’a permis de rencontrer près de 1.500 collaborateurs et quelques dizaines d’entreprises à des stades différents du projet […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 12 ans et modifié le 26/06/2023 à 10:22

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10 conseils avant de passer à Google Apps (Partie 1 / 2)

Envie de passer aux Google Apps ?

10 conseils pour assurer le changement…

Mon expérience de consultant formateur m’a permis de rencontrer près de 1.500 collaborateurs et quelques dizaines d’entreprises à des stades différents du projet de migration. Vous connaissez maintenant la différence entre Gmail et Google Apps, vous maîtrisez les 20 bonnes raisons de passer à Google Apps, cet article (en deux parties) permet de recenser les 10 préconisations qui sont pour moi les plus importantes. Pour qu’un projet de migration vers les Google Apps réussisse, j’invite toute organisation désirant franchir le pas à être vigilante sur les dix points suivants :

 Conseil n°1 : Obtenir le soutien de la Direction Générale sur l’intégralité du projet et de transformer durablement en terme de management et de culture d’entreprise.

La Direction de l’organisation doit être moteur ou doit transmettre tout son soutien pour la mise en place de la plateforme Google Apps. Le fait d’avoir des outils collaboratifs ne suffit pas, il faut progressivement faire évoluer la culture d’entreprise pour s’adapter à ce nouvel environnement de travail. L’organisation doit échanger de manière globale mais si elle ne travaille que cette dimension l’impact opérationnel sera faible. Il y a donc deux chantiers à mener conjointement  : la bonne utilisation des outils d’un côté et la volonté de changer le management de travail. C’est le changement dans le processus de pensée visant à exécuter une action nouvelle et qui s’inscrit dans une perspective applicative. L’innovation est l’un des moyens aujourd’hui d’acquérir pour une organisation un avantage compétitif, un facteur clé de succès en répondant aux besoins du marché et à la stratégie d’entreprise. Innover, c’est par exemple être plus efficient, et/ou créer de nouveaux produits ou services, ou de nouveaux moyens d’y accéder.

L’écosystème de communication et de collaboration Google Apps permet d’accroître la productivité au travail pour le collaborateur et son équipe. Grâce aux gains de temps, les salariés libèrent ensemble du temps pour innover.

Selon Antoine RIBOUD, président fondateur de DANONE : “Les entreprises les plus performantes sont celles qui pensent solidairement le changement technologique, le contenu du travail et le changement des rapports sociaux internes à l’entreprise”.

 Conseil n°2 : Mettre en place une équipe projet en y associant la Direction des Ressources Humaines, la communication et la DSI.

La révolution numérique en cours est aussi importante que l’arrivée de la bureautique. La Direction des Ressources Humaines, doit être, au centre de ces réflexions pour que les outils collaboratifs contribuent à faire de nos entreprises des lieux où règnent épanouissement, engagement, innovation, intelligence collective et performance. En effet, le changement de paradigme impose à repenser l’organisation du travail, de l’entreprise et le rapport entre les collaborateurs. La Direction Générale, même si elle doit être partie prenante, s’intéresse plutôt à la stratégie et les managers quant à eux croulent sous le poids des objectifs et des résultats chiffrés. La DRH, le service communication et la DSI (sorte de “ministère de l’information de l’entreprise”) disposent de tous les atouts pour relever ce défi. C’est un poste d’observation idéal pour appréhender la nature systémique de l’entreprise et les chamboulements induits par les outils collaboratifs. Ainsi, l’accompagnement des salariés dans une nouvelle façon de travailler en mettant à profit le partage et l’intelligence collective sera efficient.

Conseil n°3 : accompagnement au changement (avant, pendant et après avec un plan de communication adéquat)

L’expérience des multinationales est très intéressante dans ce domaine. La formation est une composante de la conduite de changement et une partie émergée de l’iceberg. Se cantonner à la formation, quand elle existe, revient à ne “traiter les collaborateurs que sur le dernier kilomètre d’un long parcours”. La formation aux nouveaux outils est donc indispensable mais non suffisante. La conduite de changement dans un projet SI s’inspire des thèmes suivants : la reconnaissance et la clarté qui engendrent la confiance et permet la participation et la collaboration.

Interview d’un chef de projet sur une migration Gmail (sur plusieurs pays)

“ Pour la mise en place du projet Gmail, 10 étapes ont été réalisées :
1.     POC fonctionnel (démonstration de faisabilité) avec des collaborateurs.
2.     Communication sur le projet par le service RH, une sorte de teasing.
3.     Informations plus complètes sur le projet envoyées par email par la Direction.
4.     Nomination d’une équipe de 20 référents pour le pilote.
5.     Transmissions des dates pour le déploiement et le pilote en France.
6.     Publicité visuelle dans les locaux (affiches, totems, pancartes)
7.     Formation des 20 référents en amont.
8.     Mise en place d’un forum pour échanger sur le projet entre les référents, l’équipe projet & Google France.
9.     Sessions de formations d’1H30 par un prestataire externe des 500 collaborateurs de la DSI. Dans cette formation, une anticipation des questions clés a été réalisée : qu’est ce que je perds ? Qu’est ce que je gagne ?
10.  Recensement des bonnes pratiques sur un forum interne.
« Ces étapes ont permis une excellente intégration de la solution avec un public très exigeant”.

Conseil n°4 : Migrer toute la solution et pas uniquement que Gmail.

Le mail n’est pas un outil de collaboration. La communication devient séquentielle et morcelée. Même si le mode conversation de Gmail permet de classer de manière intelligente les messages par objet et ordre chronologique, il n’en fait pas de lui un outil collaboratif.

Intrusif, ce sont les autres qui choisissent la quantité de messages et les destinataires qui sont inondés de spam. Pour la “génération Y”, le mail devient “has been”. Les jeunes collaborateurs utilisent plutôt les réseaux sociaux et la messagerie instantanée. C’est un destructeur massif de connaissances car à chaque départ de salariés, sa boîte mail et son savoir disparaissent. C’est pourquoi, la bonne utilisation de la plateforme Google Apps permet de réduire considérablement le nombre d’emails et de perpétuer le savoir de l’organisation. Google Documents et Google Sites sont les deux outils à utiliser sans modération pour collaborer !

Conseil n° 5 : Se faire accompagner par un consultant, revendeur, intégrateur.

Les organisations interrogées ont souvent fait appel à un prestataire revendeur, intégrateur quand elles ne disposaient pas des ressources internes pour le faire. Même si la console d’administration n’est pas complexe, l’accompagnement permet de migrer sans difficultés les données existantes du SI. Quelques subtilités existent et l’avis d’un expert, même s’il a un coût, permet de gagner du temps, d’éviter de perdre des données et par la suite de faire des économies. Par exemple, la migration dépend de la bande passante et le volume à migrer est parfois mal évalué. Seul un spécialiste disposant de l’expérience évitera de longues semaines d’attente pour la migration des emails. La recette d’une migration Google Apps réussie contient les ingrédients suivants : préparation, planification, migration, synchronisation, formation et support. Les consultants, intégrateurs et revendeurs Google Apps sont très utiles pour fournir la méthodologie pour n’oublier aucune de ces étapes.

Lire les 10 conseils suivants.

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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