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Créer un compte rendu dynamique sur Google Docs

Google Docs est l’outil de traitement de texte par excellence, accessible avec la suite bureautique Google Workspace. Cette application est littéralement la meilleure amie des rédacteurs. En effet, elle dispose de nombreuses fonctionnalités favorables à […]

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Rédigé par Dimitri Dehaene - il y a 2 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Qu'est-ce qu’un bon compte rendu ?
  • Les astuces pour dynamiser un compte rendu 

Créer un compte rendu dynamique sur Google Docs

Google Docs est l’outil de traitement de texte par excellence, accessible avec la suite bureautique Google Workspace. Cette application est littéralement la meilleure amie des rédacteurs. En effet, elle dispose de nombreuses fonctionnalités favorables à la rédaction. Vous pourrez bien évidemment faire des comptes rendus, mais il est nécessaire qu’il soit percutant pour plaire au lecteur. Sinon, ce dernier risque de trouver cela fade et sans intérêt, ce qui n’est pas le but. Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour faire un compte rendu dynamique. 

Qu’est-ce qu’un bon compte rendu ?

Tout d’abord, il ne faut pas oublier que c’est un élément essentiel d’une réunion (si ce n’est l’élément principal). C’est un rouage important pour prendre des décisions, passer à l’action ou encore préparer le futur et les prochaines réunions. Concrètement, un bon compte rendu, c’est d’avoir un fil conducteur, de reprendre l’ordre du jour. C’est important dans un compte rendu d’avoir les petites lignes qui permettent d’avoir le sujet de discussion et surtout de connaître le déroulé d’une réunion. Il doit y avoir : 

  • le nom des participants ;
  • les objectifs que l’on se fixe ;
  • les tâches que les participants devront faire après la réunion ; 
  • etc. 

Le but est d’arriver à un résultat qui donne envie, qui structure bien l’information, qui est dynamique, et qui est mis en place pour permettre aux acteurs de s’y retrouver. En bref, il faut que cela soit agréable à lire. 

Les astuces pour dynamiser un compte rendu 

Découvrez ci-dessous, nos conseils pour aboutir à un compte rendu cohérent et propre. Avez-vous hâte d’apprendre tout cela ? C’est parti !  

Les styles de titre 

Avez-vous déjà entendu parler de cette notion ? Si non, pas de panique, nous allons vous expliquer en quoi elle consiste. Globalement, les styles de titres permettent de mettre en forme des titres et surtout de créer une table des matières. Il est tout bonnement impossible d’avoir une table des matières sans insérer un style de titre. C’est donc une étape très importante. Pour ce faire, vous devrez : 

  1. Cliquer sur les styles de titre à droite de la fonction zoom ; 
  2. Sélectionner le texte que vous souhaitez modifier ; 
  3. Appliquer le style de votre choix sur la partie en question. 
Les styles de titres

Cela vous permet de créer une espèce d’arborescence à plusieurs niveaux dans votre document. Le but est de bien faire la différence entre les titres, les sous-titres, les chapitres et les sous chapitres. Une aubaine pour structurer votre document. Les styles de titre seront indiqués sur le plan du document, à gauche de votre écran. Il existe plusieurs niveaux de styles de titre. Cela va du plus grand au plus petit : 

  • Titre ; 
  • Titre 1 ;
  • Titre 2 ;
  • Titre 3 ; 
  • Titre 4. 

Vous pourrez ensuite changer la couleur comme bon vous semble. Pour gagner du temps, vous aurez l’occasion de modifier la couleur de tous vos titres en même temps. Par exemple, si vous souhaitez mettre tous vos titres 1 en bleu, vous pourrez : 

  1. Aller dans les styles de titre ; 
  2. Cliquer sur Titre 1 puis Mettre à jour “Titre 1” en fonction de la sélection/l’emplacement du signe d’insertion
  3. Comme par magie, l’intégralité de vos titres 1 sera en bleu et en deux clics seulement. 

Maintenant que tout est bon de votre côté, vous pouvez créer votre table des matières en vous rendant dans Insertion puis Table des matières. 

Insérer une référence depuis le web 

Vous pourrez intégrer une note de bas de page grâce à l’outil Google qui s’intitule Explorer. Ce bouton est disponible en bas à droite de votre écran, il est représenté par une sorte de petite étoile. C’est très pratique pour insérer un lien provenant du web sur votre compte rendu. Cela va permettre au lecteur de s’informer via cette source. Pour incruster cette note, vous devrez : 

  1. Mettre votre curseur sur la zone de votre choix ; 
  2. Appuyer sur le bouton Explorer
  3. Rechercher une source en tapant le titre dans la barre de recherche ; 
  4. Une fois que vous avez trouvé le lien adéquat, vous devrez cliquer sur le bouton en forme de guillemets, intitulé Citer en note de bas de page
  5. Un petit chiffre “1” viendra s’intercaler au niveau de votre curseur ; 
  6. Enfin, en bas de page, vous trouverez la fameuse source avec : le lien de la vidéo ou de l’article, la date de consultation et le titre. 
La fonction Explorer

Bonus : l’outil Explorer est très pratique sur Google Docs également sur les autres outils de la suite (Google Sheets, Slides…). C’est une fonctionnalité magnifique qui se base sur l’intelligence artificielle de Google. N’hésitez pas à l’utiliser, c’est le top ! 

Intégrer une Check-list pour attribuer des tâches 

Si vous avez, sur votre document, des tâches en forme de liste à puces, sachez que vous pouvez faire mieux. En effet, vous avez la possibilité de remplacer cette liste par des cases à cocher. Cela va permettre aux collaborateurs de cocher une case, lorsque la mission en question est terminée. En plus d’être plus propre visuellement, c’est une astuce qui vous aidera à vous organiser davantage avec vos collègues. C’est chouette non ? Pour créer une check-list, vous devrez : 

  1. Sélectionner la partie que vous voulez modifier ;
  2. Vous rendre sur la barre des raccourcis ; 
  3. Cliquer sur l’onglet à gauche de la liste à puces ; 
  4. Le tour est joué, une liste de cases à cocher sera créée.

Lorsque vous cochez une case, la tâche sera barrée par un trait pour indiquer que c’est terminé. Mais il existe une petite subtilité supplémentaire, celle d’attribuer des tâches via Google Docs. Vous n’aurez qu’à cliquer sur le petit bouton à gauche de la case et à désigner une personne. Vous aurez également la possibilité de mettre une date. 

Remarque : comme vous le savez sans doute, les différents outils de la suite Google Workspace sont synchronisés entre eux. C’est-à-dire que la personne verra l’attribution de cette tâche directement dans son agenda.  

Insérer une check-list sur Google Docs

Les puces intelligentes 

C’est une fonctionnalité qui a beaucoup fait réagir puisqu’elle est prétendue révolutionnaire. Si vous ne le savez pas, dans le cadre de ce que Google appelle les smarts canvas, la firme de Mountain View donne accès à des puces intelligentes pour apporter du dynamisme et de l’interactivité sur vos documents. Nous allons être amenés à installer des puces de date ou de participant. En haut de votre document, vous aurez une date statique. L’objectif sera de la rendre dynamique. Pour cela, vous devrez supprimer la date en question puis intégrer une puce. Vous aurez deux méthodes bien distinctes pour arriver à cela : 

  • Taper l’icône @ pour mettre une puce de date. Vous pourrez cliquer sur un horaire dans le calendrier ; 
  • Aller dans le menu Insertion et cliquer sur Chips intelligents. 

Avec les puces, vous pourrez intégrer des contacts au sein du document. Vous devrez simplement indiquer le nom de la personne derrière le @. 

Utiliser un tableau de suivi 

Pour gagner en visibilité, vous pourrez créer un tableau de suivi. Dans ce tableau, vous pourrez indiquer une date d’échéance, le titre d’une tâche ou encore le propriétaire. Pour le moment, rien de révolutionnaire, c’est assez basique. En revanche, là où cela devient intéressant, c’est lorsque l’on parle des menus déroulants. En effet, vous pourrez faire un suivi de projet via une liste déroulante. Pour intégrer cette fonctionnalité à votre tableau, vous devrez : 

  1. Cliquer sur la case de votre choix ; 
  2. Vous rendre dans le menu Insertion puis Menu déroulant
  3. Une fois cette étape passée, vous verrez qu’il existe des menus prédéfinis ou alors que vous pouvez créer vous-même ;  
  4. Si vous choisissez de sélectionner le nouveau menu déroulant, vous pourrez l’intégrer dans vos modèles, le renommer ou encore définir les options. 

Vous pourrez dupliquer le menu déroulant et l’intégrer sur les autres cellules du tableau. C’est une astuce importante pour connaître l’avancée de vos collaborateurs sur une tâche précise. 

Après avoir lu tous nos conseils, vous serez capable de créer un compte rendu parfait. Nous espérons que notre tutoriel vous aura plu et nous sommes ravis d’avoir pu vous présenter ces différents tips. À bientôt sur Numericoach pour découvrir le monde de la formation et sur Numeriblog pour de nouvelles astuces

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