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Drive : demander et réviser les approbations de documents avec une nouvelle version bêta

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 5 ans et modifié le 21/07/2023 à 11:00

Drive : demander et réviser les approbations de documents avec une nouvelle version bêta

La firme de Mountain View lance ce 1er juillet 2019, une nouvelle version bêta qui vous permet de demander et de réviser les approbations officielles sur Google Docs, Sheets et Slides. Cette fonctionnalité vous donne un moyen direct d’obtenir des approbations sur un fichier et de voir qui les a approuvés.

Pour en savoir plus sur cette version bêta et pour postuler, vous pouvez remplir ce Gform, voir ici .

Avec cette version bêta, vous pouvez facilement demander l’approbation de fichiers spécifiques à un ou plusieurs relecteurs. Une fois que vous avez ajouté un relecteur à un fichier, il reçoit une notification par mail.

Vous aurez également la possibilité de spécifier une date d’échéance lors de la demande d’approbation. À l’approche de la date d’échéance, les réviseurs recevront par courrier électronique des rappels leur indiquant que leur approbation est nécessaire. Les réviseurs recevront également des rappels si leur approbation est en souffrance.

Pour un seul relecteur, le fichier est automatiquement approuvé ou rejeté une fois que le relecteur a fait son choix. Pour plusieurs relecteurs, le fichier est approuvé lorsque tous les relecteurs ont sélectionné «approuver» et rejeté une fois que tout relecteur a sélectionné «rejeter».

 Si vous devez ajouter des relecteurs à une demande, vous pouvez le faire tant qu’une approbation est en attente. En outre, les éditeurs et les réviseurs en attente peuvent choisir de réaffecter une demande de révision à une partie plus appropriée.

 

    • Une fois cette fonctionnalité activée pour votre domaine par l’admin, pour demander une approbation : 

      • Dans Google Drive, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez faire approuver et sélectionnez « Approbations » dans la liste des options. 

      •  Si le fichier est ouvert en mode de prévisualisation, cette option est également disponible dans les actions répertoriées dans le menu déroulant à trois points. 

 

  • Pour approuver ou rejeter un fichier : 

    • Si votre approbation sur un document est demandée, vous recevrez un courrier électronique de notification et pourrez prendre des mesures dans Gmail: 

      • Vous pouvez approuver ou rejeter le document dans le volet de visualisation et ajouter des commentaires.

      • Dans Drive, vous pouvez voir une demande d’approbation en attente dans les éléments d’action associés à un fichier ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant « Afficher les approbations ». 

Détails supplémentaires 

Une fois que vous avez envoyé un fichier pour révision, le contenu du fichier ne peut plus être modifié, notamment en laissant et en résolvant des commentaires dans le document. Seuls les commentaires concernant l’approbation elle-même peuvent être ajoutés.

Seuls les éditeurs peuvent déverrouiller le fichier, auquel cas la demande de révision est annulée. Les révisions peuvent être demandées une fois que toutes les révisions sont effectuées.

Liens utiles 

Disponibilité 
Non disponible pour G Suite basic (classique).
Disponible pour G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise pour Education et G Suite pour les organisations à but non lucratif 

Cette fonctionnalité sera désactivée par défaut et peut être activée au niveau de l’unité d’organisation.

 

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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