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Drive : le nommage possible dans l’historique des révisions.

Ecrit par Thierry

Sortie en septembre 2007, il y a tout juste 10 ans, Google Document est un puissant traitement de texte collaboratif. Lors des formations que je dispense tout au long de l’année, il y a toujours dans chaque atelier, plusieurs personnes qui découvrent le fait d’être à plusieurs en même temps et de pouvoir écrire dans le même document. Je ne leur dis pas que cela existe depuis une décennie pour ne pas plomber leur moral. Nous n’allons pas voir ici les avantages nombreux du document unique (gain de temps, moins de pièce jointe, vraie collaboration,…) mais les nouveautés qui permettent d’aller encore plus loin.

En août 2017, Google offre des nouvelles mises à jour pour mieux aider au «contrôle de version», à personnaliser les outils pour vos flux de travail et à aider les équipes à trouver des informations lorsqu’elles en ont besoin.

Un meilleur suivi des modifications

Il peut y avoir des dizaines de modifications pour rédiger un document juste, en particulier un contrat, une proposition de projet ou un document de recherche. Ces nouvelles mises à jour dans Docs vous permettent de suivre plus facilement les changements de votre équipe. Maintenant, votre équipe peut :

Nommer les versions d’un Doc, Sheet ou Slide sur le Web.

Être capable d’attribuer des noms personnalisés aux versions de votre document est une excellente façon de conserver un historique de la progression de votre équipe. Il est également utile pour communiquer lorsqu’un document est effectivement final. Vous pouvez organiser et suivre les changements de votre équipe dans un endroit sous « Historique de la version » (anciennement connu sous le nom de « Historique des révisions ») sur le Web. Sélectionnez Fichier> Historique des versions> Nom de la version actuelle. Pour un rappel plus rapide, il existe une option pour sélectionner « Afficher uniquement les versions nommées » dans Docs, Sheets ou Diapositives.

Il se peut que cette fonctionnalité soit encore en cours de déploiement donc pas accessible sur votre interface Google Drive. Patientez encore quelques jours surtout si votre entreprise ne lance pas les nouvelles fonctionnalités dès leurs sorties.

Avec ce changement de nom, l’historique des versions comprend donc deux excellentes options :

  • La possibilité de nommer des versions / révisions spécifiques de votre document,
  • Et la possibilité d’afficher uniquement les versions nommées lors de la navigation sur l’historique

Nommer une version spécifique de votre document est très utile pour contrôler votre propre travail ou les membres de votre équipe . Pas besoin de galérer dans la recherche pour avoir la bonne version ! Il suffit de choisir un nom pertinent pour les différentes versions de votre document (« premier brouillon », « avant révision », « publié », « mis à jour en cas de changement de sécurité »). Le gain de temps est donc énorme !

Une fois que vous avez nommé certaines versions, vous pouvez décider de ne montrer que les versions nommées dans l’historique des versions (via le bouton de basculement). Vous obtiendrez alors une interface claire montrant uniquement les versions utiles:

Si vous avez besoin d’une revue de votre Doc par vos collègues, vous pouvez enregistrer votre version actuelle (avant suggestions) en le nommant ‘Brouillon’ par exemple. En utilisant la nouvelle fonctionnalité de Google Docs qui vous permet de prévisualiser le document comme si vous avez accepté ou rejeté toutes les suggestions, vous pouvez ensuite enregistrer une nouvelle version (par exemple, «version finale») de votre Google Docs après avoir validé toutes les suggestions.

Avec la nouvelle option de dénomination dans l’historique des versions, la collaboration avec votre équipe n’a jamais été aussi simple. Vous êtes assuré que vos projets vont bien se dérouler, sans risquer de perdre de vue les anciennes versions. Gardez une trace et un meilleur contrôle de vos documents et gagnez de la productivité dans vos projets.

(Texte et captures écran blog de Romain Vialard).
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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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