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Gmail : déléguez des privilèges supplémentaires aux utilisateurs.

Ecrit par Thierry

Encore une mise à jour ce 8 janvier, dis donc, Google est en pleine forme en ce début d’année 2018 ! La gestion du flux sécurisé et efficace des e-mails est essentielle au succès de toute organisation, mais cela peut représenter une énorme tâche pour un administrateur G Suite. Pour faciliter cet effort, Google introduit trois nouveaux privilèges Gmail que les super-administrateurs G Suite peuvent accorder à d’autres utilisateurs, sans avoir besoin de leur attribuer un statut de super administrateur :

  • (1) Recherche dans le journal des emails
  • (2) Configurer et gérer les zones de quarantaine administratives
  • (3) Accès aux restrictions de quarantaine

Recherche dans le journal des emails

Ce privilège permet à un utilisateur d’accéder à la fonctionnalité Recherche dans le journal des emails de Gmail, ce qui facilite le suivi de la distribution des messages, l’impact de certaines stratégies sur le flux de courrier électronique et l’identification des serveurs.

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite EnterpriseG Suite Business et G Suite Basic.

Vous pouvez parcourir les journaux de distribution de vos domaines et évaluer la distribution des messages. Pour ce faire, utilisez la fonction de recherche dans le journal des e-mails de la console d’administration Google. Les rapports permettent de retrouver les messages manquants, tels que ceux mis en quarantaine dans le dossier Spam ou dont le routage est incorrect. Cet outil sert également à déterminer les adresses IP des messages et à résoudre les problèmes de flux de messagerie liés aux règles.

En plus du suivi de la distribution d’un message, la recherche dans le journal des e-mails vous permet d’examiner l’état d’un message après sa distribution dans la boîte aux lettres Gmail d’un utilisateur. Cela inclut les libellés actuellement assignés, l’emplacement du message, et si celui-ci a été supprimé ou non.

Les revendeurs ne peuvent pas utiliser l’outil de recherche dans le journal des e-mails lorsqu’ils accèdent, via la console Revendeur, à la console d’administration d’un domaine qu’ils ont revendu.

Configurer et gérer les zones de quarantaine administratives.

G Suite peut configurer des stratégies et des paramètres pour mettre en quarantaine certains messages électroniques , ce qui permet d’éviter les spams, de minimiser la perte de données et de protéger les informations confidentielles. Ce privilège permet à un utilisateur d’accéder à la  zone de quarantaine administrative, où il peut autoriser ou interdire la distribution de ces messages. Notez que ce privilège ne permet pas à un utilisateur d’afficher ou de modifier les paramètres de quarantaine d’administration.

En tant qu’administrateur G Suite, vous pouvez configurer les règles et paramètres permettant de mettre en quarantaine les messages que votre organisation envoie et reçoit. Les zones de quarantaine peuvent aider à prévenir le spam, à minimiser les pertes de données et à protéger les informations confidentielles. Elles peuvent également permettre de contrôler les fichiers joints aux messages afin que vos utilisateurs ne puissent pas envoyer ni ouvrir de pièces jointes suspectes, ni cliquer sur ces dernières.

Lorsqu’un message est mis en quarantaine, il n’est pas distribué à son destinataire. Il est placé dans la zone de quarantaine administrative dans laquelle vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Autoriser la distribution du message au destinataire auquel il était adressé
  • Refuser la distribution du message
  • Ne rien faire

Les messages sont conservés dans la zone de quarantaine pendant 30 jours avant d’être supprimés automatiquement.

 

Accès aux restrictions de quarantaine

Ce privilège permet également à un utilisateur d’accéder à la quarantaine administrative, mais uniquement aux zones de quarantaine pour lesquelles il fait partie du groupe des réviseurs de quarantaine. Notez que ce privilège, comme celui ci-dessus, ne permettra pas à un utilisateur d’accéder aux paramètres de quarantaine d’administration.

Les super-administrateurs peuvent déléguer ces privilèges aux utilisateurs en cliquant sur « créer un nouveau rôle » dans la section Admin roles de la console d’administration, puis en sélectionnant Services> Gmail et le privilège spécifique dans le menu Privileges.

Pour créer un rôle personnalisé :

Connectez-vous à votre console d’administration Google.

Dans le tableau de bord de la console d’administration, accédez à Rôles d’administrateur.

Si vous ne voyez pas l’option « Rôles d’administrateur », cliquez sur Autres commandes au bas de la page.

Cliquez sur Créer un rôle.

Saisissez le nom et la description du rôle, puis cliquez sur Créer.

Dans l’onglet Droits, cochez chacun des droits que vous voulez affecter aux détenteurs de ce rôle. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour obtenir des informations complémentaires sur chaque droit.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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