Google Drive : les commentaires dans les fichiers Microsoft et PDF

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Google Drive facilite le stockage et le partage de fichiers dans le cloud, ce qui vous permet de collaborer en toute sécurité avec vos équipes et vos clients lors de vos déplacements. Cependant, les équipes travaillent avec toutes sortes de fichiers et d’outils pour faire avancer leur travail. À compter de février 2018, Google vous permet de commenter directement d’autres types de fichiers que les documents Google, comme par exemple les fichiers Microsoft Office, les fichiers PDF et les images, sans avoir à les convertir en documents Docs, Sheets ou Slides. Une fonctionnalité fort attendue !

Lorsque vous collaborez avec une agence externe, négociez un contrat avec un client ou coordonnez un contrat de vente avec un fournisseur, il est possible que vous ayez affaire à plusieurs formats de fichiers. Avec cette mise à jour, vous pouvez désormais commenter ces fichiers dans Google Drive comme vous en avez l’habitude dans Google Documents. Dans le volet d’aperçu du lecteur , commentez, attribuez des tâches ou mentionnez des collègues et les personnes que vous travaillez peuvent répondre, même si elles n’utilisent pas G Suite. Par exemple, votre collègue ouvre un fichier sur son ordinateur portable Windows en utilisant MS Word, elle verra votre commentaire dans le fichier et peut répondre à partir de là.

Comment savoir si la fonctionnalité est arrivée chez vous ?

Ouvrez un pdf, regardez dans le coin supérieur droit. Un pop up vous signale la nouvelle fonctionnalité. Il ne vous reste plus qu’à suivre le didacticiel. Vous choisissez une zone de surbrillance et vous mettez un commentaire ensuite dans la marge à droite. Les personnes en lecture peuvent lire les commentaires et suggestions. Un bouton + apparaît maintenant en haut à droite juste à côté de l’imprimante. Pas de panique, cette fonctionnalité est en cours de déploiement et arrivera prochainement sur votre compte.

 


Prenons l’exemple d’un pdf :

Voici une démo (by Google) dans un Microsoft Word. Après avoir sélectionné une zone, il est très facile d’y insérer un commentaire comme dans un gdoc.

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Fournissez des commentaires rapides sur les formats de fichiers les plus populaires, notamment les fichiers Word, PowerPoint, Excel et PDF, dans le volet de prévisualisation du lecteur .

Avec les commentaires dans l’aperçu de Drive, vous n’avez pas besoin d’ouvrir d’autres outils pour effectuer les tâches. Au lieu de cela, ouvrez les fichiers Microsoft Office, comme Word, Excel et PowerPoint, dans l’aperçu du lecteur et donnez des commentaires dans les commentaires, puis poursuivez votre travail.

AODocs , une société qui aide les entreprises à remplacer leurs anciennes applications de gestion de documents et à automatiser les processus métier intégrés à Drive, a testé la nouvelle fonctionnalité de commentaire de Google Drive au cours des derniers mois. Comme AODocs aide les entreprises à migrer leurs données sur Drive, ils collaborent souvent à travers différents logiciels sous licence comme Microsoft.

«Nous utilisons fréquemment la fonction de commentaires dans Google Docs et Slides lors de la préparation des documents de spécifications, de l’examen des propositions de projets et de la création de supports marketing», explique Stéphane Donzé, PDG et fondateur d’AODocs. «En commentant la fonctionnalité Drive Preview, nous pouvons désormais étendre les mêmes processus de collaboration, de révision et de validation aux applications Microsoft Office, aux images et aux fichiers PDF.

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Collaborez sur des fichiers Excel, ainsi que sur d’autres fichiers Microsoft, dans Google Drive.

 

Lorsque vous partagez des fichiers Microsoft Office, des fichiers PDF, des images ou d’autres types de fichiers avec quelqu’un, vous pouvez choisir ce qu’ils peuvent en faire.

  • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher des commentaires, mais ne peuvent pas faire de nouveaux commentaires ou partager le fichier avec d’autres personnes.
  • Commentaire : Les personnes peuvent faire des commentaires et des suggestions, mais ne peuvent pas modifier ou partager le fichier avec d’autres personnes.
  • Modifier : les utilisateurs peuvent faire des commentaires et des modifications, accepter ou rejeter des suggestions et partager le fichier avec d’autres personnes.

La possibilité de commenter en mode de prévisualisation Drive n’est qu’un exemple d’ interopérabilité entre les produits G Suite et Microsoft Office. Vous pouvez également utiliser un plug-in Drive pour Outlook pour faciliter l’insertion de fichiers stockés dans Drive dans un courrier électronique Outlook et enregistrer les pièces jointes entrantes sur votre lecteur à partir d’Outlook.

Le centre d’aide sur la façon d’activer le plug-in pour les administrateurs.

Bien sûr, vous pouvez également convertir des fichiers Microsoft Office en Docs, Sheets ou Slides. Cliquez sur Fichier> Télécharger sous et sélectionnez le type de fichier dont vous avez besoin. Enfin, vous pouvez choisir de modifier les fichiers Microsoft sans les convertir complètement en utilisant le mode de compatibilité Office (OCM).

Avec G Suite, vous pouvez travailler comme vous avez l’habitude de travailler.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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