Numeriblog Google Workspace Google Drive, votre espace de stockage partagé Google Drive : localiser facilement vos fichiers

Google Drive : localiser facilement vos fichiers

Google Drive est l’outil de stockage en ligne de Google. Véritable point central de l’univers Google Workspace, il permet d’archiver de nombreux fichiers provenant des autres applications Google comme Docs ou Sheets par exemple, et […]

personnes ont consulté cet article

5 minutes

Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 11 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Utiliser les fonctions de recherche avancée
  • Activer l'Accès Rapide ou les fichiers suggérés
  • Retrouver un fichier dans le moteur de recherche
  • Faire une recherche par type de fichier
  • Faire une recherche par taille de fichier

Google Drive : localiser facilement vos fichiers

Google Drive est l’outil de stockage en ligne de Google. Véritable point central de l’univers Google Workspace, il permet d’archiver de nombreux fichiers provenant des autres applications Google comme Docs ou Sheets par exemple, et ce sans limite dans le cloud. Vous pouvez aussi stocker vos photos et vidéos, de la musique, des pdf, des textes, etc, pour un espace limité à 15 Go gratuitement. L’un des gros avantages en plus du stockage, est que vous avez accès à ces fichiers à tout moment, même hors connexion dans certains cas, et sur tous vos appareils, à savoir un ordinateur, un smartphone, ou une tablette. Vous l’aurez compris, vous pouvez avoir de nombreux fichiers dans votre Drive, et il peut être compliqué de s’y retrouver. Retrouver un dossier peut vous prendre quelques minutes, et c’est tout sauf ce que vous voulez dans votre journée de travail. Heureusement, il existe des moyens d’y remédier pour localiser facilement un fichier dans votre Drive, à l’aide de votre navigateur et de certaines options de recherche.

Utiliser les fonctions de recherche avancée

Tout d’abord, voyons ensemble les fonctions de recherche avancée. C’est probablement l’outil le plus complet pour accéder à n’importe quel fichier. Pour ce faire, rendez-vous dans votre Drive, puis cliquez sur les trois traits à droite du moteur de recherche.

Google Drive : recherche avancée d'un fichier
Utiliser les recherches avancées dans Google Drive en cliquant à droite du moteur de recherche.

Une nouvelle fenêtre apparaît alors, et propose plusieurs champs différents ainsi que de nombreux filtres. Nous allons vous les énumérer dans l’ordre.

Type

Cliquez sur la petite flèche à droite pour afficher une grande liste de types de fichiers. Parmi les propositions, vous pourrez choisir des photos et images, des fichiers PDF, des audios, des vidéos, des archives sous format ZIP, des Docs, des feuilles de calcul Sheets, etc. Sélectionnez le type qui vous intéresse, et enchaînez avec les autres filtres.

Propriétaire

Ce filtre est utile notamment si vous partagez souvent des fichiers avec d’autres personnes. C’est généralement le cas dans une entreprise, des fichiers sont transmis à tout le groupe selon les besoins. Ce filtre permet de sélectionner un fichier en fonction de la personne qui l’a créé. Cliquez sur la petite flèche pour afficher les propriétaires. Il peut s’agir de vous-même, de n’importe qui, de n’importe qui sauf vous, et d’une personne spécifique que vous pouvez trouver en tapant son nom ou son adresse e-mail.

Emplacement

Cette option permet de préciser l’emplacement où a été placé le fichier ou le dossier. Cela peut être partout, auquel cas Drive recherchera dans toute l’application, mais aussi dans votre Drive (la partie “Mon Drive”), dans les Drive partagés (à tout le monde, pas seulement vous), ou dans les Drive partagés avec vous spécifiquement. Vous pouvez aussi rechercher directement dans les fichiers suivis, ou dans la corbeille si le fichier a été accidentellement supprimé.

Libellés

Les libellés sont disponibles sur Google Drive depuis peu, c’est une des grandes nouveautés de l’application. Ils vous permettent de rechercher des fichiers en fonction d’un département, d’une antenne, d’une activité, d’un projet, d’un client, d’une date de signature de contrat, d’une date d’expiration, etc. Cliquez dans la petite barre de recherche dans les fonctions de recherche avancée, puis sélectionnez celui qui vous intéresse. Nous ne listons pas à dessein, puisque les libellés sont différents selon votre entreprise ou votre environnement de travail.

Approbations

Vous pouvez ici choisir de rechercher les fichiers ou dossiers qui ont été demandés par vous, ou qui sont placés en attente.

Date de modification

Cliquez encore sur la flèche à droite pour faire apparaître un menu avec différentes options de date de modification du fichier en question. Vous pouvez laisser “Date indifférente”, option mise par défaut, mais vous pouvez également sélectionner une date précise, comme aujourd’hui, hier, il y a 90 jours, ou une date personnalisée.

Nom de l’élément

Saisissez simplement dans ce champ un ou plusieurs mots contenus dans le nom du fichier. Attention, pas dans le fichier lui-même, mais bien dans son nom.

Contient les mots

C’est ici que vous pourrez taper des mots qui sont dans le fichier. Saisissez donc dans ce champ un ou plusieurs mots contenus dans le fichier lui-même. Si vous recherchez une vidéo ou une image, évidemment, ce filtre ne vous sera pas utile.

Partagé avec

Saisissez dans ce champ le nom ou l’adresse mail d’une personne avec qui le fichier que vous recherchez a été partagé.

Suivre

Cliquez sur la flèche pour faire apparaître un menu avec différentes options de suivi. Sélectionnez celle qui correspond à votre recherche, à savoir “Tous”, “Suggestions uniquement”, “Tâches uniquement”.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligés de remplir tous les champs pour que cela fonctionne. Mais dans le cas où vous recherchez un fichier depuis longtemps parmi tous les dossiers, cela vous facilitera grandement la tâche. Saisissez seulement les filtres que vous connaissez à propos du fichier, et vous devriez trouver. Une fois les éléments de recherche indiqués, cliquez sur Rechercher en bas de la fenêtre. Google Drive affichera alors une liste de fichiers ou de dossiers correspondant à votre demande.

Activer l’Accès Rapide ou les fichiers suggérés

Voyons désormais comment activer l’accès rapide dans Google Drive, qui vous permettra d’afficher en haut de la page d’accueil les fichiers que vous utilisez régulièrement, ou qui ont été récemment modifiés. Nous disons accès rapide parce que c’était le nom classique, et que cela permet de comprendre plus facilement leur utilité. Cependant, depuis quelque mois, la fonction accès rapide a été modifiée en fichiers suggérés. C’est grosso modo la même chose, vous pouvez voir une liste des cinq fichiers que vous avez ouverts en dernier. Vous pourrez également voir les fichiers que vous utilisez souvent. Pourtant, aussi utile que soit cette fonction, elle n’est pas toujours activée par défaut. Nous vous conseillons donc de le faire. Avec votre navigateur Web, connectez-vous sur votre compte Google Drive. Puis, rendez-vous dans vos paramètres. Faites défiler vers le bas jusqu’à atteindre la section Suggestions, puis cochez les cases correspondant à “Afficher les fichiers suggérés dans Mon Drive et dans les Drive partagés”, ainsi qu’à “Afficher les fichiers suggérés dans Partagés avec moi”.

Google Drive : afficher les fichiers suggérés
Activer les fichiers suggérés dans les paramètres de Drive.

Ainsi, peu importe la section de votre Drive, vous pourrez voir les cinq fichiers les plus utiles pour vous. Pensez seulement à enregistrer les modifications avant de quitter les paramètres. Dans certains cas, vous devrez rafraîchir la page pour actualiser les changements.

Retrouver un fichier dans le moteur de recherche

Si votre fichier ne figure pas dans les fichiers suggérés mais que vous connaissez son nom ou une partie de son nom, n’hésitez pas à taper les mots liés dans la barre de recherche, tout simplement. Eh oui, parfois, il n’y a même pas besoin d’utiliser la recherche avancée.

Saisissez donc le nom dans la barre de recherche et validez avec la touche Entrée de votre clavier. Drive analysera l’ensemble de vos fichiers et affichera ceux dont le nom correspond le mieux à votre demande.

Faire une recherche par type de fichier

Encore un autre moyen de trouver votre fichier. Cliquez dans la barre de recherche de Google Drive sans rien taper. En une seconde, vous verrez un menu apparaître juste en dessous, avec tous les types de fichiers selon leur format, comme un PDF, un Docs, un questionnaire Forms, une feuille de calcul Sheets, entre autres. Cliquez sur la catégorie qui vous intéresse et Google Drive affichera seulement les fichiers dans le format sélectionné.

Google Drive : rechercher un fichier par type
Tous les types de fichiers trouvables dans la barre de recherche de Google Drive.

Faire une recherche par taille de fichier

Enfin, dernière astuce, dans Google Drive, vous pouvez rechercher des fichiers par taille, pour les trouver, mais aussi pour supprimer des fichiers lourds afin de libérer de l’espace dans vos 15 Go. En bas de la colonne de gauche de la page Google Drive, cliquez sur Espace de stockage. Une fenêtre s’ouvrira vous montrant le total du stockage utilisé sur Drive, Gmail, et Photos, ainsi que tous vos fichiers classés par ordre de grandeur (le plus lourd au-dessus). Si vous êtes attentif, vous remarquerez que seuls les fichiers extérieurs à Google Workspace prennent de la place. En effet, un Docs, un Sheets, un Forms, un Sites par exemple, ne prennent pas de place. Double cliquez sur un fichier pour l’ouvrir, ou faites un clic droit, “supprimer”, pour libérer de la place.

Besoin d'un peu plus d'aide sur Google Drive ?

Des formateurs sont disponibles toute l'année pour vous accompagner et optimiser votre utilisation de Google Drive, que ce soit pour votre entreprise ou pour vos besoins personnels !

Découvrir nos formations Google Drive

Rédacteur

Photo de profil de l'auteur
Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

S’abonner
Notification pour
guest
0 Commentaires
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires