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Google Drive : plus de détails sur la migration des fichiers existants et améliorations des raccourcis
L’année dernière, Google a annoncé des améliorations pour les raccourcis dans Google Drive. Les raccourcis simplifient les structures de fichiers et de dossiers dans Drive en créant des pointeurs vers des éléments, plutôt que d’avoir des éléments […]
Ce que vous allez découvrir
- Détails supplémentaires
- Disponibilité et déploiement
Google Drive : plus de détails sur la migration des fichiers existants et améliorations des raccourcis
L’année dernière, Google a annoncé des améliorations pour les raccourcis dans Google Drive. Les raccourcis simplifient les structures de fichiers et de dossiers dans Drive en créant des pointeurs vers des éléments, plutôt que d’avoir des éléments qui existaient à plusieurs emplacements.
Mise à jour sur Google Drive
À ce moment-là, il a également été mentionné que la firme de Mountain View migrerait les fichiers existants dans plusieurs emplacements vers des raccourcis en 2021. Cette migration aura désormais lieu en 2022 – voir ci-dessous pour plus d’informations sur la chronologie mise à jour :
- À partir du début de 2022, les administrateurs seront avertis par e-mail plusieurs semaines avant le début de la migration dans leur domaine.
- Remarque importante : avant le début de la migration, les administrateurs pourront contrôler à quel moment créer des raccourcis dans les dossiers partagés avec un nouveau paramètre d’administrateur. Voir ci-dessous pour plus d’informations.
- Les utilisateurs finaux de Google Workspace ne recevront pas cette notification.
- Les utilisateurs finaux de Google Drive commenceront à voir une bannière dans Google Drive sur le Web et sur mobile les informant de la migration. Aucune action supplémentaire n’est requise, la migration se fera automatiquement.
- Cela s’applique à tous les utilisateurs de Google Workspace et aux utilisateurs disposant de comptes Google personnels.
Nouveau comportement de raccourcis pour les éléments stockés dans plusieurs emplacements
Cela concerne les fichiers et dossiers stockés dans plusieurs dossiers de Google Drive par des raccourcis. Ce changement simplifie vos structures de dossiers et de fichiers et aide à réduire la confusion autour des fichiers avec plusieurs emplacements de dossiers parents.
Lorsqu’un fichier est remplacé par un raccourci :
- Un emplacement est conservé pour les fichiers ou dossiers actuellement contenus dans plusieurs emplacements. Toutes les autres instances de l’élément seront remplacées par un raccourci
- Les autorisations de propriété et de partage des fichiers et dossiers sont conservées
- Les administrateurs peuvent afficher un enregistrement de ces événements et modifications dans le journal d’audit de l’administrateur
Les administrateurs Google Workspace seront informés par e-mail plusieurs semaines avant le début du processus pour leur organisation.
Les administrateurs pourront contrôler quand les raccourcis doivent être créés dans les dossiers partagés
Cette fonctionnalité sera disponible dans les semaines à venir. Dans la console d’administration, accédez à Applications > Google Workspace > Drive et Docs > Modifications à venir de Mon Drive et sous « Gérer la création de raccourcis« , vous pourrez sélectionner :
- Toujours créer des raccourcis : toute personne ayant accès à un dossier partagé obtient des raccourcis dans ce dossier
- Créez des raccourcis uniquement pour le contenu partagé au sein de votre domaine et des domaines approuvés : seuls les utilisateurs de votre organisation et des domaines approuvés obtiennent des raccourcis dans un dossier partagé
- Créez des raccourcis uniquement pour le contenu partagé au sein de votre domaine : seuls les utilisateurs de votre organisation obtiennent des raccourcis dans un dossier partagé.
- Ne pas créer de raccourcis : aucun raccourci ne sera créé pour les éléments des dossiers partagés où les autorisations d’accès varient.
Veuillez noter que dans toutes les situations, les utilisateurs qui n’avaient pas accès à un élément auparavant ne pourront pas y accéder malgré la possibilité de voir le raccourci dans Google Drive.
Plusieurs semaines avant la migration dans votre organisation, les utilisateurs finaux verront des bannières dans Google Drive les informant du changement. Ce processus est automatique et ne nécessite aucune action de vos utilisateurs finaux. Après le remplacement, les utilisateurs peuvent déplacer leur fichier ou dossier vers un autre emplacement ou ajouter un raccourci dans un autre emplacement.
Détails supplémentaires
Créations de raccourcis à l’aide de Drive for Desktop
Auparavant, lors de l’utilisation de Sauvegarde et synchronisation pour se connecter à un ordinateur, il était possible d’ajouter un dossier à un emplacement supplémentaire à l’aide de la fonction « Maj + Z ». À l’avenir, une fois que tous les utilisateurs ont totalement migré à disque pour PC de bureau, le comportement Shift + Z va créer des raccourcis au lieu d’un salon de dossier dans plusieurs endroits.
Améliorations récentes des raccourcis dans Google Drive
Alors que Google Drive continue à être amélioré, les utilisateurs auront plus d’options pour stocker et organiser leurs fichiers.
Pour fournir aux utilisateurs plus d’informations sur le fichier vers lequel pointe un raccourci, plus d’informations ont été ajoutées dans la fenêtre de détails. Selon les autorisations de partage, vous verrez des informations telles que :
- Qui a accès au fichier et si le fichier peut être téléchargé,
- La taille du fichier et le stockage utilisé,
- L’emplacement du fichier d’origine,
- Qui a créé le fichier et la dernière modification, et plus encore.
Ces mises à jour sont entièrement disponibles sur Google Drive pour le Web.
De plus, étant donné que les autorisations du fichier d’origine ne sont pas automatiquement mises à jour lorsque vous créez un raccourci, des invites seront ajoutées pour les utilisateurs au cours des prochaines semaines afin de garantir que vos autorisations sont définies comme vous le souhaitez. Auparavant, lorsque vous ajoutiez un raccourci à un dossier, les utilisateurs ayant accès au dossier n’avaient pas automatiquement accès au fichier à l’autre extrémité du raccourci. Désormais, lorsque vous créez un raccourci, vous serez invité à accorder l’accès aux utilisateurs concernés.
Commencer
- Admins : les administrateurs seront avertis par e-mail plusieurs semaines avant le début de la migration dans leur domaine. Avant le début de la migration, les administrateurs pourront contrôler les raccourcis en remplaçant les éléments stockés dans plusieurs emplacements par un nouveau paramètre d’administration.
- Les utilisateurs finaux:
- À partir du début de 2022, vous verrez une bannière dans Google Drive sur le Web et sur mobile vous informant de la migration. Aucune action supplémentaire n’est requise, la migration se fera automatiquement.
Disponibilité et déploiement
- Domaines de version rapide et planifiée : déploiement étendu (potentiellement supérieur à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 4 janvier 2022
- Disponible pour tous les clients Google Workspace, ainsi que pour les clients G Suite Basic et Business
- Disponible pour les utilisateurs avec des comptes Google personnels
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
Encore une belle avancée sur ce point car c’était effectivement lourd à gérer manuellement le renouvellement des accès via les raccourcis
mais moi je ne veux pas de raccourci. il est donc impossible d’ajouter un dossier à « Mon Drive » dorénavant ? tout passe par les raccourcis ?