Utilisez les messages confidentiels pour Gmail et les fichiers Jamboard

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Google Vault ajoute ce 7 mars 2019 la prise en charge de deux nouveaux types de contenu:

  • Gmail : e-mails en mode confidentiel. Si vos utilisateurs envoient ou reçoivent des messages en mode confidentiel Gmail ( actuellement disponible pour G Suite en tant que programme bêta) , Vault conservera, recherchera et exportera les messages en mode confidentiel conformément aux informations ci-dessous.
  • Les fichiers Jamboard stockés dans Google Drive. Vault conservent automatiquement les fichiers Jamboard (« jams ») en fonction des règles de rétention définies pour Google Drive, et vous permet de rechercher et d’exporter ces fichiers.

Google Vault vous permet de conserver, rechercher et exporter des données afin de répondre aux besoins de votre entreprise en matière de conservation et de sauvegarde électronique. Ce lancement ajoute la prise en charge de nouveaux types de données afin que vous puissiez gérer de manière complète les données de votre organisation.

  • Admins : utilisez le centre d’aide pour en savoir plus sur la rétention et Google Vault . 
  • Utilisateurs finaux : aucune action nécessaire.

Prise en charge des e-mails en mode confidentiel : le mode confidentiel
Gmail permet aux utilisateurs de limiter l’accès des destinataires au contenu sensible des e-mails. Cette fonctionnalité est disponible pour les domaines G Suite via le programme bêta confidentiel Gmail .

Les messages sont toujours disponibles pour Vault, même lorsque l’expéditeur définit une date d’expiration ou révoque l’accès des destinataires aux messages confidentiels.

Voici un exemple de ce que admin@ink-42.com verra dans Vault lorsqu’il recherchera sam@ink-42.com et affichera un aperçu de cet email envoyé par lisa@ink-42.com.

Messages de Vault et messages confidentiels reçus d’expéditeurs externes –

Vos utilisateurs peuvent recevoir des messages en mode confidentiel de tiers tels que d’autres clients G Suite et de comptes Gmail personnels. Vous pouvez conserver, rechercher et exporter des en-têtes de message et des sujets de messages confidentiels externes. Toutefois, vous ne pouvez pas rechercher ou exporter le contenu du message ou les pièces jointes à partir de messages confidentiels externes.

Voici un exemple de ce que admin@ink-42.com verra dans Vault lorsqu’il cherchera sam@ink-42.com et affichera un aperçu de cet email envoyé par un domaine externe (ben@imfl.com).

Consultez le centre d’aide pour plus d’informations sur les modes confidentiel Vault et Gmail . Vous pouvez également voir comment protéger les messages Gmail en mode confidentiel .

Prise en charge des fichiers Jamboard (“jams”) stockés dans Google Drive 

Ce lancement vous permet de gérer les fichiers Jamboard enregistrés sur Google Drive d’un utilisateur:

  • Conservez les données Jamboard via Vault avec les mêmes règles de rétention que vous avez définies pour Google Drive. Toutes vos règles de rétention définies pour Drive s’appliqueront automatiquement aux bourrages dans Drive. 
  • Préserver les données Jamboard par Drive Hold. 
  • Recherchez des données Jamboard dans le coffre-fort, aux côtés d’autres fichiers Drive, ou recherchez uniquement les fichiers Jamboard avec l’ opérateur de recherche «type: jam» . Vous pouvez également prévisualiser et exporter des confitures. 

Consultez le centre d’aide pour savoir comment définir des règles de conservation pour Drive , qui s’appliqueront également aux jams.

Liens utiles 

La prise en charge de Gmail Confidentiel en version bêta par Vault est complètement étendue à tous les domaines à partir du 4 mars 2019.
Disponibles pour les éditions  G Suite Business, Enterprise et Enterprise for Education, ainsi que pour les utilisateurs de G Suite dotés de la licence complémentaire Vault Activée. Cette fonctionnalité sera activée par défaut.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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