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Google Groupes : rendre les groupes dynamiques plus puissants avec des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit

Google Groupes est un moyen pratique pour les utilisateurs d’espaces de travail de collaborer et un outil puissant pour les administrateurs pour appliquer des règles de sécurité et d’accès cohérentes à des ensembles d’utilisateurs ou […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 3 ans et modifié le 25/07/2023 à 16:48

Ce que vous allez découvrir

  • Des attributs utilisateur personnalisĂ©s et des requĂŞtes OrgUnit sur Google Groupes
  • DisponibilitĂ© et dĂ©ploiement 

Google Groupes : rendre les groupes dynamiques plus puissants avec des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit

Google Groupes est un moyen pratique pour les utilisateurs d’espaces de travail de collaborer et un outil puissant pour les administrateurs pour appliquer des règles de sĂ©curitĂ© et d’accès cohĂ©rentes Ă  des ensembles d’utilisateurs ou d’appareils. 

Des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit sur Google Groupes

Les groupes dynamiques amĂ©liorent encore cette fonctionnalitĂ© en permettant la mise Ă  jour automatique de l’appartenance au groupe en fonction de paramètres tels que l’emplacement, le service ou le titre du poste. 
Aujourd’hui, la fonctionnalitĂ© des groupes dynamiques a Ă©tĂ© Ă©tendue de deux manières importantes : 

Image de référence
  • Tout d’abord, les groupes dynamiques peuvent dĂ©sormais ĂŞtre dĂ©finis en interrogeant les attributs utilisateur personnalisĂ©s. Cette fonctionnalitĂ© est disponible en version bĂŞta ouverte (aucune inscription requise)
  • Deuxièmement, des groupes dynamiques peuvent Ă©galement ĂŞtre dĂ©finis en fonction de l’appartenance des utilisateurs aux unitĂ©s organisationnelles (OU). Cette fonctionnalitĂ© est dĂ©sormais disponible pour tous

Importance des groupes dynamiques

Les groupes dynamiques peuvent ĂŞtre utilisĂ©s pour les listes de distribution de courrier Ă©lectronique, le contrĂ´le d’accès aux fichiers et dossiers, la stratĂ©gie basĂ©e sur les groupes, etc. Par rapport aux groupes Google classiques, ils prĂ©sentent l’avantage supplĂ©mentaire que les adhĂ©sions sont automatiquement tenues Ă  jour. L’automatisation de la gestion des membres augmente la sĂ©curitĂ©, rĂ©duit les erreurs et attĂ©nue la frustration des utilisateurs tout en minimisant la charge des administrateurs. 
Ces nouvelles fonctionnalitĂ©s Ă©tendent l’utilitĂ© des groupes dynamiques pour les organisations qui tirent parti des attributs utilisateur personnalisĂ©s et des unitĂ©s organisationnelles. Ils peuvent en outre adapter les groupes dynamiques pour rĂ©pondre aux besoins spĂ©cifiques de leur organisation. Par exemple, ces organisations pourraient dĂ©sormais : 

  • CrĂ©ez un groupe dynamique pour tous les utilisateurs d’une filiale (une unitĂ© organisationnelle) basĂ©e dans une ville ou un Ă©tat particulier. 
  • CrĂ©ez un groupe dynamique avec tous les utilisateurs avec un attribut personnalisĂ© de « compĂ©tence_emploi Â» ou « spĂ©cialitĂ© Â». 
  • Administrateurs : pour tirer parti de cette nouvelle fonctionnalitĂ© de groupe dynamique, vous devez avoir dĂ©jĂ  dĂ©fini des champs utilisateur personnalisĂ©s ou des unitĂ©s organisationnelles.
    • Une fois cela en place, vous pouvez tester les requĂŞtes d’adhĂ©sion, puis crĂ©er/mettre Ă  jour des groupes dynamiques pour en tirer parti.
      • Pour interroger un attribut client « EmployeeNumber Â» (basĂ© sur cet exemple de schĂ©ma ) : user.custom_schemas.employmentData.EmployeeNumber == '123456789' 
      • Pour interroger tous les membres directs d’une unitĂ© organisationnelle : user.org_unit_id==orgUnitId('03ph8a2z1enx4lx') 
      • Pour interroger tous les membres directs et indirects d’une unitĂ© organisationnelle : user.org_units.exists(org_unit, org_unit.org_unit_id==orgUnitId('03ph8a2z1khexns')) 

DisponibilitĂ© et dĂ©ploiement 

  • Les requĂŞtes d’attributs utilisateur personnalisĂ©s sont dĂ©sormais disponibles pour tous les utilisateurs en version bĂŞta ouverte (aucune inscription requise) 
  • Les requĂŞtes de groupe dynamiques basĂ©es sur les unitĂ©s organisationnelles sont dĂ©sormais gĂ©nĂ©ralement disponibles pour tous les utilisateurs. 
  • Disponible pour les clients Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus et Education Plus 
  • Non disponible pour Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline et Nonprofits, ainsi que les clients G Suite Basic et Business 

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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