Numeriblog Google Workspace Google Sheets, le tableur surpuissant Identifier quelqu’un avec Google Sheets

Identifier quelqu’un avec Google Sheets

La suite bureautique Google vous permet de réaliser de nombreuses tâches au quotidien. Vous pouvez tout à fait répartir les missions de chacun grâce à votre classeur Google Sheets. Vous connaissez sûrement déjà les différentes […]

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Rédigé par Jennyfer Delage - il y a 3 semaines

Ce que vous allez découvrir

  • L’ajout de commentaires sur Google Sheets
  • Les chips intelligents : taguer pour identifier une personne

Identifier quelqu’un avec Google Sheets

La suite bureautique Google vous permet de réaliser de nombreuses tâches au quotidien. Vous pouvez tout à fait répartir les missions de chacun grâce à votre classeur Google Sheets. Vous connaissez sûrement déjà les différentes fonctions et formules existantes maintenant telles que : 

  • =FILTER, elle va permettre de renvoyer une version filtrée de la plage source, avec uniquement les lignes ou colonnes qui répondent aux conditions demandées ;
  • =UNIQUE, qui permet de n’avoir aucun doublon présent dans votre feuille de calcul ; 
  • =SOMME, avec celle-ci, vous pouvez calculer la somme d’une plage de cellules ; 
  • =MOYENNE, pour réaliser une moyenne d’une liste de valeurs ;
  • =GOOGLETRANSLATE, qui vous offre la possibilité de traduire vos textes d’une langue vers une autre ;
  • etc.

Tout comme la réalisation de différents tableaux croisés dynamiques, ces tableaux vous permettent d’analyser vos données. Ils se révèlent très efficaces lorsque vous avez des fichiers plutôt volumineux (jusqu’à 10 millions de cellules pour un fichier Spreadsheet !) et/ou si vous souhaitez restreindre ces données à un nombre limité ou illimité d’utilisateurs. C’est un bon moyen d’organiser ses tâches au travail.

Aujourd’hui, penchons-nous à nouveau sur un sujet remis au goût du jour. Saviez-vous qu’il est possible d’identifier directement une personne avec Google Sheets ? Si ce n’est pas le cas, retrouvez notre article ici et lisez ce qui suit. Vous pourrez alors travailler de manière plus collaborative et être ainsi plus productif grâce à Google Workspace.

Lors des actualités évoquées durant notre live mensuel des nouveautés Google Workspace, nous avons constaté pas mal d’évolutions concernant le tableur Google Sheets. Vous pourrez suivre les prochains lives directement sur notre chaîne YouTube Numeritube ou encore sur le LinkedIn de Thierry Vanoffe. Ces derniers ont lieu le premier vendredi de chaque mois.

Google Sheets : identification des personnes

Insérer facilement des missions à vos collaborateurs, c’est possible ! Si vous vous demandez comment, alors poursuivez la lecture pour le découvrir. Vous pouvez tout de même créer une liste de lecture pour démarrer l’année 2023 en beauté.

L’ajout de commentaires sur Google Sheets

Vous pouvez ajouter une personne en l’identifiant dans un commentaire. Elle aura connaissance de cette identification avec certitude, puisqu’elle sera notifiée par e-mail. Ce qui vous permet, ainsi, d’accéder au document et d’ajouter votre touche personnelle.

Prenons un exemple

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation ; 
  2. Insérez alors dans une cellule le commentaire que vous souhaitez ; 
  3. Saisissez le nom de la personne concernée dans le commentaire en commençant par une majuscule ; 
  4. Lorsque le nom de la personne apparaît dans les suggestions, appuyez dessus. Vous pouvez également ajouter l’adresse e-mail de la personne en question. L’e-mail doit être précédé d’un « @ » ou « + » ;
  5. Cliquez sur Commenter pour l’envoyer.
Google Sheets : commentaire dans le tableur
Commentaire Google Sheets

Comme vous le constatez, vous pouvez ajouter un commentaire et identifier la personne sur celui-ci. Il est désormais possible d’attribuer une tâche pour faciliter la communication et le travail en équipe. Choisissez de l’informer ou non en envoyant une notification. Cependant, avez-vous remarqué la subtilité sur la gauche du tableur ? Cette étiquette qui apparaît avec le prénom et le nom de la personne ? Vous l’avez vu à présent ? Il s’agit de la fonctionnalité “chips intelligents”.

Les chips intelligents : taguer pour identifier une personne

Il est maintenant possible de copier des événements de Google Agenda directement sur Google Sheets, et cela, grâce à la mise en place de nouvelles puces intelligentes. Vous pouvez également ajouter des fichiers directement depuis ce même menu.

Vous n’aurez plus besoin de notifier des personnes dans les commentaires du document Google Sheets puisqu’il est désormais possible de taguer directement les personnes concernées dans les cellules du tableau. Après quelques clics, un « @ », suivi de leur nom apparaîtra. Cela permet de partager vos fichiers plus rapidement et facilement. Une aubaine pour gagner un temps précieux et une énergie considérable.

Le petit tutoriel

Suivez ce tutoriel pour réussir en un clin d’œil votre manipulation sur votre feuille de calcul.

Google Sheets : puces intelligentes pour identifier une personne
Exemple de puces intelligentes

Pour obtenir ce résultat, nous sommes donc passés par plusieurs étapes. Les voici : 

Aller dans le menu Insertion.

Google Sheets : menu insertion

Cliquez sur « Chips intelligents ».

Google Sheets : accès au menu chips intelligents

Enfin, cliquez sur « Contacts » pour voir la liste apparaître.

Google Sheets : cliquez sur contact

Vous n’avez plus qu’à sélectionner le collaborateur qui vous intéresse en écrivant son prénom, son nom, ou encore son adresse mail.

NB : Si vous ajoutez une personne qui n’est pas autorisée à consulter le fichier, vous serez invité à partager le fichier avec elle. Vous pouvez alors choisir le statut que vous souhaitez lui attribuer (lecteur, commentateur, éditeur).

Nous espérons que vous avez passé un agréable moment durant la lecture de cet article. Si vous avez d’éventuelles questions, nous possédons un forum d’entraide pour y répondre. Retrouvez toutes nos actualités sur notre site Numericoach. Vous pouvez retrouver tous nos articles sur notre site Numeriblog. À bientôt pour de nouvelles aventures sur les outils de la suite bureautique Google Workspace !

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Jennyfer Delage

Rédactrice pour Numeriblog

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