Le billet de François – Les bases de la correspondance électronique, avec GMail

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L’internet, ce n’est pas que le Web, avec le http. C’est aussi, et depuis le tout début, du POP et du SMTP, les deux protocoles d’échange de courrier électronique. Hors, aujourd’hui, cette forme virtuelle de correspondance a bien supplantée le format papier du postier. Dans la vie courante ou dans l’exercice professionnel, cette compétence est absolument nécessaire. 

Je ne vais pas aborder les problèmes de forme et de fond qu’enseigne si bien l’éducation nationale ; mais plutôt les petits détails techniques, les notions de bases et leur utilisation pour maîtriser ce que l’on reçoit et ce que l’on envoie, surtout à plus de deux correspondants. 

Tout d’abord, sachez que les mails ont tous deux parties bien distinctes : l’entête, qui regroupe les données techniques ; et le corp du mail : son contenu. Nous nous intéressons donc seulement aujourd’hui à l’entête du mail ; mais, dans les faits, c’est une liste de codes plus ou moins compréhensibles et à l’utilité inégale. C’est pourquoi, GMail, dans le format classique d’affichage d’un mail, ne monte que très peu des informations de l’entête avec la date, l’expéditeur et le destinataire, point. Pour en savoir plus, vous devez cliquer sur la petite flèche à côté du destinataire.

Alors, un panneau apparaît avec tous les détails essentiels et lisibles par un humain.

Bien sur, il n’est pas nécessaire d’ouvrir ce panneau pour chaque mail ; mais il devient fort utile face à un mail un peu suspect ou un échange avec beaucoup de correspondant.
On y découvre, entre autres, que l’adresse de réponse n’est pas obligatoirement l’adresse d’expédition, et la qualité de l’encryption qui fait que vous seul pouvez lire le contenu. Rappelons quand même, qu’à l’origine, rien n’était crypté sur Internet, et que c’est encore son mode de fonctionnement par défaut.

Maintenant, je souhaite aborder les subtilités des échanges de mails dans des groupes de personnes, soit plus d’un destinataire et donc les notions de Destinataire(s), Copie Conforme et Copie Conforme invisible. Ce sont des notions simples, mais dont l’usage apporte des bénéfices substantiels. Bien sûr, vous pouvez mettre plusieurs adresses comme destinataires pour un mail ; mais il faut rester raisonnable, car l’envoie du même document à trop de gens s’apparente aujourd’hui à du spam. Aussi, pour mieux distinguer les destinataires, vous avez la possibilité de mettre les personnes qui doivent avoir connaissance de l’information sans pour autant avoir une action directe dessus dans le champ Copie Conforme (Cc). De même, les personnes qui doivent avoir connaissance de l’information, mais qui ne doivent pas être connues des autres destinataires doivent être mis dans le champ Copie Conforme invisible (Cci). 

Il y a de très nombreuses situations où cette fonction est essentielle : pour pointer la faute d’un collègue avec copie cachée au boss ; ou pour diffuser une information auprès d’une liste de personnes qui n’ont pas de raison de connaître les adresse électroniques les uns des autres, et qui n’ont pas donné de consentement dans ce sens. Dans le cas où toutes les adresses doivent être cachées, comment faire ? Simplement, envoyez-vous le mail à vous-même, avec toutes les autres adresses en Cci.

N’oubliez pas non plus que s’il existe trois fonctions de réponse à un mail, c’est pour réaliser trois actions différentes. “Répondre” crée un mail seulement pour l’expéditeur, “Transférer” crée un mail sans destinataire, pour ajouter une personne qui n’était pas dans la boucle, et “Répondre à tous” crée un mail avec tout le monde, expéditeur et autres destinataires (non cachés). Malgré tout, une fois le mail de réponse créé, il est très facile de modifier les destinataires de cette réponse : en en ajoutant, en en supprimant, ou en glissant une adresse existante entre les champs “A”, “Cc” et “Cci” avec la souris.

Peut-être saviez-vous déjà tout cela. N’oubliez pas de l’appliquer. Et si vous connaissez quelqu’un qui ne l’applique pas, pourriez-vous être assez gentil pour lui expliquer. Ce sont des choses que n’enseigne pas l’éducation nationale et qui ne sont pas assez développées dans l’aide de Google.

LUDGEF : le forum pour Les Usagers De Google En France.

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François

François

Fondateur de l'agence de marketing web Baccon.net et du forum pour Les Usagers De Google En France (ludgef.com)

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