Le billet de François – Gagnez du temps avec Google Agenda

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“[…] tout le temps qui passe ne se rattrape guère” chantait Barbara. C’est vrai en Amour, mais aussi dans le business comme dans la vie de tous les jours. De la même époque, je me souviens aussi des petits agendas “offerts par la banque” que me refilait mon père, avec la couverture en plastique et les pages pleines d’informations générales pratiques. L’informatique et les mobiles, en particulier, ont bousculé tout ça : j’ai longtemps eu un Palm dans la poche, pour le PIM (Personal Information Manager, gestionnaire d’informations personnelles), donc l’agenda et aussi beaucoup pour la musique ; mais quelle galère pour synchroniser ça rien qu’avec un PC. Puis, est arrivé Google, avec son paradigme de “tout en ligne” et son moteur de recherche. Son programme 20% a engendré Gmail, qui a entraîné la création de Google Contacts, et pour finir le tableau, Google Agenda est apparu en 2006.

Aujourd’hui, avec la 4G et la généralisation du Wifi, le pari est gagné : il est très simple de se connecter à Internet et le Cloud est enfin devenu l’endroit idéal pour tout synchroniser. Ainsi, les détails du rendez-vous pris au bureau sur l’ordinateur s’affichent sur votre mobile quand vous en avez besoin. Quand on a pris l’habitude, comme moi, on le fait sans y penser, par réflexe : on note tous les détails au moment de la prise de rendez-vous, et puis on peut tout oublier car on sait que les informations seront là, disponibles quand on en aura besoin. Si le rendez-vous implique un déplacement, le fait de noter correctement l’adresse permet, le jour dit, de lancer la navigation vers cet endroit sur Google Maps avec un ou deux clics sur le mobile à partir de la fiche de l’événement ou de sa notification. Un champ de saisie libre est disponible en bas de la fiche d’événement, ce qui permet de noter tous les détails relatifs à celui-ci. 

Outre la synchronisation, le Cloud permet d’autres fonctions qui accélèrent la gestion du quotidien. Tout d’abord, il est possible d’inviter d’autres personnes à un événement sur la base de leur adresse email : une notification est envoyée, et si l’email porte un compte Google, l’événement est automatiquement ajouté à l’agenda de l’invité, qui peut accepter ou refuser, libre à lui. Néanmoins, avec ce système, les réunions et surtout leurs aléas sont mieux gérés. En effet, chacun peut signifier une défection à à tout moment à l’organisateur ; les participants peuvent échanger facilement pour préparer la réunion, ou pour le code du digicode ; et l’on peut même programmer directement une visio-conférence pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Pour une équipe qui utilise cette méthode, la simplification de l’organisation permet aux participants de se concentrer bien plus sur le sujet même des réunions, soulagés de la pénibilité de l’administration. 

Mais le Cloud permet d’aller beaucoup plus loin dans le domaine surtout dans un contexte professionnel et en particulier pour les utilisateurs de G Suite. Il est possible de partager son agenda, de définir des périodes de travail, des périodes de disponibilité, de faciliter la prise de rendez-vous libre, de créer des agendas pour des choses ou des lieux partagés et qui ont besoin d’un planning d’utilisation mais encore de relier les applications entre elles avec des scripts ou autres outils d’automatisation (Zapier ou Ifttt).

C’est fou tout ce que peut faire avec un petit outil pour des petites données quand il est pensé pour le Cloud. Et le mieux, c’est que les usagers particuliers gratuits disposent de la plupart des fonctions pour les pros : import, export, synchronisation, partage, etc. 

En plus, depuis peu, Google a mis une sorte de widget de Google Agenda, une petite fenêtre sur l’application, à l’intérieur des trois outils principaux de sa suite bureautique : Documents, Sheets et Slides. Des widgets pour Keep et Tâches ont aussi été ajoutés. 

Aussi, si vous voulez aller plus loin dans votre utilisation de Google Agenda, il faut faire l’effort de se plonger dans la documentation, disponible ici : https://support.google.com/calendar?hl=fr

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François

François

Fondateur de l'agence de marketing web Baccon.net et du forum pour Les Usagers De Google En France (ludgef.com)

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