Le tips de Florent : FORMS – Relancer les invités pour répondre au formulaire

1174 0

Si vous êtes amenés à faire des enquêtes auprès de votre personnel, à vouloir du feedback sur des projets, à faire des sondages auprès d’utilisateurs sur différentes thématiques, vous utilisez certainement l’excellent outil que propose la G Suite avec l’application Google Forms.

Une fois votre formulaire terminé, plusieurs options s’offrent à vous lorsque vous souhaitez l’envoyer :

Vous pouvez en effet :

  1. Envoyer un mail à des collaborateurs, directement à partir de Forms
  2. Récupérer le lien du formulaire, pour le coller ensuite soit dans un mail, fichier Docs, Sheets, etc.
  3. Obtenir le code HTML pour l’intégrer dans un Google Sites

Si vous l’envoyez à des collaborateurs spécifiques, vous pouvez le faire à partir d’un groupe sur l’application Contacts ou en tapant le nom des personnes concernées. Notez en haut à gauche la présence de la commande « Collecter les adresses e-mail ».

Cette commande crée une question obligatoire dans votre formulaire.
Plus tard, grâce à l’onglet Réponses, vous pourrez visualiser les emails des destinataires ayant déjà répondu et envoyer un rappel aux autres.

Maintenant imaginons que cette liste de diffusion soit assez importante.

Surtout, imaginons qu’elle soit amenée à évoluer au fil du temps (départs et arrivées dans votre organisation).

Vous aurez à envoyer des rappels à vos collaborateurs à de nombreuses reprises. Mais votre organisation a évolué. Donc pour tous les collaborateurs ayant quitté votre organisation et qui ont été destinataires de votre formulaire à un moment où à un autre, vous devrez retirer « à la main » leurs adresses du champ « E-mail » lors de vos relances répétées. Ce qui est un peu frustrant, surtout si votre formulaire est adressé à de très grands groupes.

Je vous propose de prendre le problème à l’envers.

Lors de la création de formulaires, vous savez certainement qu’il est très intéressant de faire un export de vos données sur un Sheet. Vous pouvez en effet obtenir des tableaux croisés dynamiques et visualiser les résultats en temps réels sur des graphiques au fur et à mesure que vous avez des réponses, le tout en deux clics.

L’idée est d’avoir justement la liste de diffusion en question sur une feuille de ce tableur.

Donc une fois votre formulaire prêt à être diffusé, commencer par demander à exporter les réponses dans un Sheet.

Je vous propose de voir un exemple de la procédure avec le fichier suivant.

À moins que votre liste de diffusion ne figure déjà sur un document existant, vous pouvez utiliser la fonction Exporter de l’application Contacts pour obtenir un fichier au format CSV avec les emails de tous les concernés. Collez cette liste dans la feuille contenant votre liste de diffusion. Elle pourra être complétée ou réduite manuellement suivant l’évolution de votre organisation.

Mettons que cette liste se trouve sur la colonne A de votre feuille.


Allez en B1 et collez cette formule :

={« Réponses »;ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(A2:A);;IF(COUNTIF(« Plage contenant les emails dans la feuille Réponses au formulaire »;A2:A)=0; »En attente »;COUNTIF(« Plage contenant les emails dans la feuille Réponses au formulaire »;A2:A))))}

Dans la formule, veillez à remplacer « Plage contenant les emails dans la feuille Réponses au formulaire » par ladite plage dans votre tableur (par défaut, ce devrait être quelque chose comme : ‘Réponses au formulaire 1’!B:B).

Cette formule vous permettra également d’avoir le nombre de réponses données par chaque individu (dans le cas où le formulaire soit à remplir régulièrement)

A côté, par exemple en D1, copiez la formule qui vous générera la liste servant à faire des relances :

={« À relancer »\JOIN(« , « ;SORT(FILTER(A:A;B:B= »En attente »)))}

Vous aurez en E1 la liste de toutes les adresses emails classées alphabétiquement et séparées par une virgule, donc liste prête à être copiée dans l’application Forms pour faire les relances, ou via mail. Si jamais des adresses sont à rajouter dans la liste de diffusion, il suffit de les y copier. Si des adresses sont à retirer, il suffit de les effacer. Vous aurez en E1 uniquement les adresses de la liste de diffusion n’ayant pas répondu.

Le tour est joué !

Lien vers le formulaire type.

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, veuillez nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

Florent GESTIN

Florent GESTIN

Passionné par Google depuis des années, et utilisateur quotidien de la Google Suite à titre personnel et professionnel, j'ai décidé de permettre à d'autres de comprendre les enjeux et nombreux avantages à migrer vers les outils du cloud proposés par Google. Je forme et conseille des agents depuis des années, en anglais, en espagnol et bien sûr en français, que ce soit en présentiel ou en visioconférence, par classe virtuelle ou webinaire.

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Rapport de faute d’orthographe

Le texte suivant sera envoyé à nos rédacteurs :