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Réunions virtuelles, collaboration à distance, horaires flexibles : il devient clair que ces nouvelles façons de travailler sont là pour rester. Dans mes conversations avec les clients et les chefs d’entreprise depuis le début du COVID-19, […]
Ce que vous allez découvrir
- Rassembler les choses
- Améliorer les choses ensemble
- Sécurité améliorée pour Meet et Chat
- Plus de détails à venir
Présentation du nouvel espace de travail sur Google Workspace
Réunions virtuelles, collaboration à distance, horaires flexibles : il devient clair que ces nouvelles façons de travailler sont là pour rester. Dans mes conversations avec les clients et les chefs d’entreprise depuis le début du COVID-19, j’ai vu la transformation du lieu de travail passer d’un objectif à long terme presque théorique à une priorité urgente. Les employeurs et les travailleurs veulent des méthodes de travail plus flexibles, et pour y parvenir, il faut la bonne technologie.
La flexibilité n’est pas la seule chose que veulent les travailleurs. Le travail à distance a considérablement accru les exigences, tant dans la vie professionnelle que personnelle. Les gens disent qu’ils se sentent surchargés par trop d’informations et trop de tâches sur trop d’outils différents. Au lieu d’apprendre un autre outil, nous avons besoin des outils que nous utilisons déjà pour être encore plus utiles et travailler ensemble, de manière intégrée et intuitive.
C’est pourquoi aujourd’hui, Google introduit un meilleur bureau pour le travail. Google rassemble désormais intelligemment les personnes, le contenu et les tâches dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de votre temps. La firme américaine intègre des outils de base comme la vidéo, le chat, les e-mails, les fichiers et les tâches, afin que vous puissiez plus facilement rester au courant des choses, où que vous soyez.
Des clients comme Colgate-Palmolive et ATB Financial, qui ont eu un aperçu de la nouvelle expérience produit, font part de leurs commentaires sur cet espace de travail intégré. Gene Molloy, VP IT End User Technology chez Iron Mountain, a déclaré qu’il « rassemble de manière transparente le meilleur de Google Workspace pour nous rendre plus efficaces avec moins de changement de contexte, ce qui nous permet de nous concentrer sur la tâche à accomplir avec moins de distractions. »
Rassembler les choses
En recherchant des moyens pour approfondir l’intégration entre le courrier électronique, le chat et la vidéo, trois piliers de la communication, Google a commencé là où la plupart d’entre nous commençons notre journée de travail : notre boîte de réception. Pour facilement participer à des réunions vidéo directement à partir de votre boîte de réception. Et le mois dernier, Google Chat a été intégré dans Gmail sur le Web pour aider à communiquer de manière plus transparente, sans interrompre le changement d’onglet. Bientôt, Chat rejoindra Gmail sur Android et iOS, ce qui permet d’en faire encore plus facilement depuis un seul endroit, où que vous soyez.
Les fonctionnalités de collaboration dans les salles de conversation ont été également améliorées, en ajoutant des fichiers et des tâches partagés, faisant des salles une solution encore meilleure pour les projets à plus long terme. Avec un accès rapide au chat partagé, aux documents importants et aux tâches en un seul endroit, il est plus facile pour tous les membres d’un groupe de rester sur la même page. De plus, Chat vous permet de créer des salles qui incluent des personnes extérieures à votre entreprise, comme des entrepreneurs ou des consultants, afin que votre groupe puisse être non seulement interfonctionnel, mais aussi interorganisationnel.
Pour rendre les salles encore plus utiles, une collaboration en temps réel en ajoutant la possibilité d’ouvrir et de co-éditer un document avec votre équipe sans quitter Gmail a été intégré. Cela vous permet de collaborer plus facilement directement dans le contexte de l’endroit où vous faites votre travail sur le moment. Ainsi, par exemple, vous pouvez discuter des modifications que vous apportez à un document en temps réel ou attribuer un nouveau tâche (ou marquez-en une comme terminée ! ), sans basculer entre les écrans.
Ce nouvel espace de travail intégré facilite également l’accès à vos applications tierces préférées, notamment DocuSign, Salesforce et Trello, afin que vous puissiez obtenir des mises à jour et prendre des mesures dans tout type de conversation, dans Gmail, Chat et salles.
Améliorer les choses ensemble
Une chose que le géant américain a maintes fois entendue de la part de ses utilisateurs est la façon dont le passage d’une application à une autre interrompt leur flux et leur concentration. C’est pourquoi, dans cette nouvelle expérience intégrée, Google a réfléchi à la manière de vous aider à travailler de manière plus fluide.
Quelques exemples : vous pouvez rejoindre rapidement un appel vidéo à partir d’un chat, transférer un message du chat vers votre boîte de réception, créer une tâche à partir d’un message du chat – tout se connecte de manière à vous permettre de gérer facilement le flux de votre travail et soyez plus productif.
Ensuite, étant donné que trouver rapidement ce dont vous avez besoin est primordial pour la productivité, la puissante capacité de recherche de Gmail pour inclure le chat a été étendue, afin qu’il soit plus facile de tout trouver au même endroit.
Et enfin, plusieurs outils ont été introduits pour vous aider à établir des priorités et à rester concentré. Vous pouvez dorénavant:
- Épingler les pièces importantes pour qu’elles soient plus faciles à trouver et à accéder
- Définir votre disponibilité sur « Ne pas déranger »
- Mieux protéger votre temps avec des avis de statut comme « Absent du bureau »
Si vous souhaitez essayer vous-même ce nouvel espace de travail intégré, vous pouvez vous inscrire ici via un formulaire. La disponibilité à plus de clients au cours des semaines suivantes sera déployée, et vous serez averti lorsque vous serez prêt à essayer.
Sécurité améliorée pour Meet et Chat
Pour que les modèles de travail flexibles réussissent, les organisations doivent continuer à maintenir la sécurité et la conformité pour leurs utilisateurs et leurs données. Plus de 6 millions d’entreprises font confiance à Google Workspace et comptent sur Google pour protéger leurs données les plus sensibles. Aujourd’hui, plusieurs nouvelles fonctionnalités de sécurité ont été annoncées pour Meet et Chat.
Dans les semaines à venir, de nouvelles fonctionnalités de sécurité pour Google Meet seront déployées, qui donneront aux hôtes encore plus de contrôle sur les réunions, par exemple qui peut y participer ou y collaborer. À partir des clients grand public et de Google For Education, ces fonctionnalités comprendront :
- Contrôles de frappe : une fois qu’un participant est éjecté, il ne pourra plus tenter de rejoindre la même réunion en frappant à la porte, à moins que l’hôte ne le réinvite.
- Verrous de sécurité : les hôtes peuvent désormais décider quels participants peuvent discuter ou participer à la réunion.
De plus, la firme de Mountain View étend les solides protections contre le phishing intégrées dans Gmail à Google Chat. Par exemple, si un utilisateur clique sur un lien dans Chat, il sera analysé en temps réel et signalé s’il contient un contenu malveillant.
Plus de détails à venir
La communication et la collaboration consistent à connecter les gens, et Google recherche constamment des moyens pour mieux intégrer nos produits afin d’aider tout le monde à mieux travailler ensemble. Certaines des améliorations récentes déployées incluent la possibilité de répondre aux commentaires de documents ou aux actions directement à partir de votre boîte de réception sur mobile, vous aider à vous connecter et à analyser les données dans toute l’organisation avec Connected Sheets et à introduire de nouvelles capacités de collaboration dans nos offres matérielles.
À l’avenir, vous verrez l’espace de travail intégré se développer encore plus, avec des fonctionnalités telles que les appels vidéo image dans l’image directement dans Gmail ; l’intégration de Google Meet dans les outils de contenu tels que Docs, Sheets et Slides ; et plus. L’objectif est de fournir une solution intelligente et transparente qui donne à chacun la capacité d’avoir un impact réel et la flexibilité de travailler exactement où et comme il le souhaite.
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
