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Témoignage d’un passage de Gmail à Google Apps for Business.

Ecrit par Thierry

Née au début des années 2000, RIDE ON LILLE est une association sportive de loi 1901, à but non lucratif, qui a pour vocation de démocratiser la pratique du roller loisir. Aujourd’hui, leader européen, la structure organise des randonnées et des cours de roller essentiellement sur la métropole lilloise. 10 collaborateurs et 70 bénévoles animent la structure qui fédère 500 membres et touche à travers ses activités plus de 10.000 personnes chaque année.

Entre 2000 et 2006, chaque employé disposait d’un ordinateur (laptop ou desktop), de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook). La structure ne disposant pas de serveur, les documents étaient envoyés par pièce jointe. Une sauvegarde des mails (export en .PST et des documents étaient faites de manière non régulière et fiable sur des disques durs externes).

De fait de la dispersion de ses acteurs (bénévoles et salariés en télétravail), le faible budget, le besoin de mobilité sur les événementiels, l’association avait comme problématique de trouver une solution efficace pour remplacer ses outils de communication et de collaboration.

Le choix s’est alors tourné vers Gmail en février 2006. Cette solution gratuite a été retenue, après un comparatif, puisque la capacité de stockage (environ 1 Go à l’époque), les fonctionnalités, les outils de la suite et le potentiel était prometteur. RIDE ON LILLE a fait partie dès 2006 des pionniers en adoptant puis en généralisant l’usage de ce webmail pour l’ensemble de ses collaborateurs.

L’objectif de départ était de pouvoir accéder à ses emails, son agenda et ses documents depuis n’importe quel ordinateur connecté au web, en mettant à la disposition de l’équipe une suite collaborative gratuite, rapide, sécurisée et fiable. Il s’agissait également de fédérer les bénévoles et permanents autour des données communes (documents), du partage d’agendas (pour les personnes, les ressources et les activités) et de l’annuaire de contacts.

A l’époque, chacun utilisait son propre logiciel de suite bureautique, son propre outil pour les mails et agendas (outlook, palm, ou papier). Ce qui engendrait souvent des confusions, des soucis de versioning, et une perte de temps considérable pour trouver le dernier document à jour ou la date de la prochaine réunion”.

Au printemps 2006,  RIDE ON LILLE commence à migrer sur Gmail & Google Agenda puis Google Documents (phase pilote d’un mois environ sur les 3 plus gros utilisateurs). La migration devient prioritaire et ne prend que quelques jours pour 2 collaborateurs dont le directeur. Le coût est quasi nul. Dans un premier temps, l’ensemble des collaborateurs est migré puis les bénévoles, plus volatiles, sont convertis progressivement.

Gmail fut ensuite utilisé par une quarantaine de personnes de l’équipe. L’impact financier est important, puisque la structure s’affranchit du coût de la licence de la suite office pour l’ensemble de l’équipe, économise dans l’achat de matériel (un ordinateur peut servir à plusieurs personnes, puisque les données sont stockées dans le cloud), ne perd plus de données et gagne un temps considérable dans le recherche (mails ou documents). L’équivalent d’un poste de secrétaire a pu être économisé grâce à l’utilisation d’une solution collaborative. Régulièrement, les partenaires sont bluffés par l’efficacité et productivité mise en place à l’aide des outils Gmail pour un coût nul.

Directeur fondateur de RIDE ON LILLE, les formations sont organisées par mes soins, en interne pour l’équipe (sessions de 2 à 3H). Pour l’anecdote, véritable passionné des outils Google Apps, je suis devenu formateur indépendant Google Apps et j’interviens aujourd’hui dans les entreprises de toutes tailles pour accompagner au changement les utilisateurs sur ces nouveaux usages. Convaincu par cet outil, Denis LOUVET, bénévole de RIDE ON LILLE monte sa société 2ADL pour aider les entreprises à migrer dans le cloud de Google.

Les utilisateurs de RIDE ON LILLE exprime  par ailleurs un taux de satisfaction proche de 100%, il revient souvent la question : mais comment faisions-nous avant ?

Aujourd’hui, les applications suivantes sont largement utilisés : Gmail & contacts, Documents et Agenda. L’association utilise par ailleurs Picasa pour ses galeries de photos des événements et une chaîne Youtube pour le stockage de ses vidéos. Google Site, groups et Google+ sont partiellement utilisés pour le moment.

En janvier 2011, l’association a greffé un CRM (Ines Suite) avec le prestataire Akoba, compatible avec les outils Google, pour la gestion de sa relation clientèle (prestation d’animation avec les collectivités notamment). Quant à la suite office 2003, elle est rarement utilisée (1 à 2 fois par semaine pour des mises en page complexe, l’utilisation de certaines fonctionnalités avancées d’Excel ou la diffusion d’un Powerpoint dans une zone non couverte par Internet).

En juin 2012, une migration vers la solution payante Google Apps For Business a été effectuée avec le prestataire et ancien bénévole de ROL : Denis LOUVET, 2ADL. 25 licences ont été prises. Même s’il est possible d’utiliser les outils Gmail gratuitement dans le cadre d’une petite organisation, il est assez contraignant de bien gérer le partage individuellement de tous les agendas, documents, contacts avec les personnes entrantes ou sortantes de l’organisation. Certaines fonctionnalités comme les groupes, les modèles, les accusés de réception ou encore l’espace de stockage supplémentaire, la gestion des contacts ou l’absence de publicité ont convaincu l’équipe.

6 mois après, RIDE ON LILLE ne regrette aucunement ce choix.

Les données de Gmail ont pu être migrées avec l’outil Gamfo (outil développé par 2ADL et qui permet de migrer tout compte messagerie accessible en IMAP vers un compte Google Apps). Les contacts et agendas ont été importés dans les comptes du nouveau domaine. Petit bémol, les documents créés sous les adresses Gmail ne peuvent pas facilement changés de propriétaire, il a fallu partager puis copier les documents pour les basculer sur le nouveau domaine.

Pourquoi ce choix ?


Les 10 raisons qui ont poussé ROL à passer de Gmail à Google Apps :


  1. Un Taux de disponibilité des services plus important.

  2. Un espace de stockage plus conséquent 10 à 25 G0

  3. L’absence de publicités

  4. L’utilisation des Google Groupes (liste de diffusion, forum…)

  5. L’utilisation des modèles de documents.

  6. Une meilleure maîtrise des données par l’organisation. En cas de départ d’un salarié (turn over important lié aux contrats aidés en CDD, le collaborateur ne part pas avec les données de l’entreprise).

  7. 3.000 destinaires de mail par jour au lieu de 500 (utile pour les newsletters)

  8. Une assistance prioritaire et un support par email, téléphone avec les équipes francophones de Google basées en Irlande.

  9. La personnalisation de la suite, c’est quand même la classe d’avoir le logo de l’entreprise en haut à gauche et des adresses en @rideonlille.com au lieu de @gmail.com

  10. L’accès au market place, la caverne d’Ali Baba des applications compatibles avec les Google Apps, une mine d’or que nous continuons d’explorer chaque semaine.

    Thierry VANOFFE, directeur fondateur de RIDE ON LILLE.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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