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AppSheet : utiliser Google Forms comme source de données

Une nouvelle fonctionnalité d’AppSheet vient de passer en Preview pour tous les utilisateurs d’AppSheet : la possibilité d’utiliser Google Forms comme source de données ! Une nouveauté qui va faciliter l’exploitation des formulaires en tant qu’outils à […]

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Rédigé par Quentin Garcia - il y a 1 mois et modifié le 14/06/2024 à 13:57

AppSheet : utiliser Google Forms comme source de données

Une nouvelle fonctionnalité d’AppSheet vient de passer en Preview pour tous les utilisateurs d’AppSheet : la possibilité d’utiliser Google Forms comme source de données ! Une nouveauté qui va faciliter l’exploitation des formulaires en tant qu’outils à intégrer dans vos workflows.

Ce qui a changé

Certains d’entre vous, malins, auraient envie de dire qu’on pouvait déjà utiliser Google Forms comme source de données : après tout, ne peut-on pas simplement créer un classeur Google Sheets contenant les réponses à notre Forms, et utiliser ce classeur comme source de données pour AppSheet ?

Un Google Forms utilisant un classeur Google Sheets associé pour stocker les réponses.

Un Google Forms utilisant un classeur Google Sheets associé pour stocker les réponses.

Et oui, tout à fait ! C’est d’ailleurs toujours une possibilité, elle n’a pas été retirée. Toutefois, faire de la sorte entraîne plusieurs soucis côté AppSheet, dont deux majeurs :

  • un changement dans les questions doit être répercuté à la main dans AppSheet : si vous changez l’intitulé d’une question, que vous en rajoutez ou que vous en supprimez, il va vous falloir revenir dans AppSheet et refaire des manipulations, refaire le typage, etc. Un travail pénible lorsqu’un formulaire est en cours d’itération, ou qu’il y a simplement de nouveaux paramètres à ajouter ;
  • il n’y a pas de moyen simple de détecter une nouvelle réponse depuis AppSheet : si AppSheet peut détecter les changements dans la base de données depuis l’intérieur de l’application (par exemple quand vous ajoutez une nouvelle ligne avec l’action Ajouter), il ne peut pas « voir » les changements faits directement dans un Google Sheets, comme ce qui arrive lorsqu’une nouvelle réponse est faite dans votre Google Forms.

Toutefois, ces problèmes sont réglés dès lors que vous utilisez directement votre Google Forms comme source de données !

Google Forms comme source de données

Afin de montrer les nouvelles possibilités offertes par cette toute nouvelle fonctionnalité, nous allons créer ensemble une petite application AppSheet. Créez tout d’abord un formulaire Google Forms depuis un modèle, ici Avis client. Pensez à lui donner un nom facilement identifiable, par exemple AppSheet Avis client.

La galerie de modèles Google Forms

La galerie de modèles Google Forms : choisissez Avis clients

Donner un nom facile à retrouver à votre Google Forms

Donnez un nom facile à retrouver à votre Google Forms

Rendez-vous sur la plateforme AppSheet, puis créez une application à partir d’une source de données. Sélectionnez Google Forms, puis cherchez le nom de votre formulaire pour le retrouver plus facilement.

Sélectionner bien Google Forms comme source de données initiale

Sélectionnez bien Google Forms comme source de données initiale

Rechercher son Forms dans Drive

Dans la recherche Drive, utilisez le nom de votre Google Forms dans la recherche pour le retrouver plus vite.

Une fois l’application créée, vous avez une table déjà paramétrée basée sur votre Google Forms, avec le bon typage, des descriptions automatisées, etc. S’il y a des réponses, vous pouvez même directement les voir dans AppSheet !

La table AppSheet qui correspond aux réponses dans votre Google Forms

La table AppSheet qui correspond aux réponses dans votre Google Forms, paramétrée automatiquement en fonction de celui-ci.

Mais cela ne s’arrête pas là ! Imaginons que nous voulons envoyer un mail automatique chaque fois qu’un nouvel avis client est envoyé. Grâce aux bots d’AppSheet, nous pouvons désormais faire cela. Rendez-vous dans Automation, puis créez un nouveau Bot pour tester notre fonctionnalité. Ajoutez un nouvel événement personnalisé qui utilise comme type d’événement (Event Type) Forms.

AppSheet : Paramétrages initiaux du bot

Paramétrages initiaux du bot.

Désormais, toute nouvelle réponse au formulaire déclenchera ce bot ! Il ne reste plus qu’à créer l’action d’envoi de mail.

AppSheet : Paramètres simples pour l’envoi de mail

Paramètres simples pour l’envoi de mail.

Ne reste plus qu’à tester en remplissant le formulaire. Roulement de tambours…

Le mail reçu après avoir répondu au formulaire Google Forms

Le mail reçu après avoir répondu au formulaire.

Et le mail est bien arrivé !

Conclusion

Vous l’aurez compris, cette nouvelle fonctionnalité va permettre de faire beaucoup de choses via des automations sans avoir à sortir de l’écosystème Google. Plus la peine d’écrire des scripts complexes pour des choses qui devraient être simples, grâce à AppSheet, vous pouvez désormais réagir rapidement aux réponses à vos formulaires, et même mettre en place une interface permettant d’analyser les données récoltées par vos formulaires. Les possibilités sont infinies !

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