Drive d’équipe : comment transférer des contenus?

Beaucoup d’entre nous ont créé des arborescences de fichiers dans le Drive. Effectivement, il n’y avait pas le choix avant l’arrivée des Drive d’équipe (à moins d’utiliser à l’époque un service tiers comme Powertools, Aodocs ou LumDrive..).

Aujourd’hui, seul le propriétaire d’un fichier peut le rajouter dans un Drive d’équipe (ou Drive partagés). À moins de faire quelques réglages dans la console d’administration.

En tant qu’administrateur G Suite (désormais Google Workspace), vous pouvez autoriser les utilisateurs à déplacer des fichiers Drive. Les super-administrateurs peuvent également transférer les dossiers d’un Drive existant vers des Drive d’équipe. Les utilisateurs ont la possibilité de publier les versions finales d’un document en les stockant dans des emplacements partagés. Faites attention à votre espace de stockage disponible, et donc aux fichiers volumineux, selon votre niveau d’abonnement.

Remarques

• À moins que cela ne soit absolument nécessaire, ne déplacez pas des fichiers entre des Drive d’équipe et d’autres emplacements ou domaines, car des conflits d’autorisations peuvent se produire. Remarque : Seuls les super-administrateurs peuvent déplacer des dossiers.
• Vous ne pouvez pas déplacer de contenu partagé depuis un autre domaine vers Mon Drive. 
• Le fait de déplacer des fichiers provenant d’un domaine externe transfère leur propriété au propriétaire du Drive d’équipe. 
• Les contenus appartenant à un utilisateur dans un domaine différent ne sont pas déplacés. Ils restent à leur emplacement d’origine dans Mon Drive. 
• Les fichiers déplacés restent dans les emplacements « Partagés avec moi » et « Récents » de l’utilisateur.
• Lorsque des fichiers sont déplacés au sein de votre organisation depuis un emplacement Drive, par exemple Mon Drive, vers un Drive d’équipe, ils sont supprimés de leur emplacement d’origine.
• Si un super-administrateur déplace du contenu vers un Drive d’équipe, les fichiers cachés sont également déplacés et sont visibles par tous les membres du Drive d’équipe. 
• Les liens et les autorisations associés aux fichiers restent inchangés. Les personnes qui ne sont pas membres du Drive d’équipe peuvent continuer d’accéder aux fichiers grâce aux autorisations qui leur ont été accordées précédemment.

Autoriser les utilisateurs à transférer les fichiers modifiables d’autres utilisateurs aux Drive d’équipe dans la même organisation

En tant qu’administrateur G Suite, vous pouvez autoriser les utilisateurs à déplacer des fichiers individuels vers des Drive d’équipe au sein de la même organisation. Cela peut s’avérer utile pour simplifier la collaboration entre les équipes et s’assurer que la version finale du document se trouve dans un emplacement partagé.

Les utilisateurs doivent disposer du rôle de contributeur pour les fichiers concernés, et ils ne peuvent les déplacer que si leur propriétaire est membre du même Drive d’équipe.

1. Connectez-vous à votre console d’administration Google. Connectez-vous avec un compte administrateur.
2. Sur la page d’accueil de la console d’administration, accédez à Applications G Suite  Drive et Docs.
3. Cliquez sur Paramètres de migration.
4. Sélectionnez Autoriser les utilisateurs à transférer des fichiers vers les Drive d’équipe à côté de Options utilisateur. Cliquez sur Enregistrer.

Remarques

• Lorsque cette case est décochée, les propriétaires de fichiers et les administrateurs de domaine peuvent toujours envoyer des fichiers vers un Drive d’équipe.
• Les fichiers déplacés restent dans les emplacements « Partagés avec moi » et « Récents » de l’utilisateur.
• Lorsque des fichiers sont transférés vers un Drive d’équipe au sein d’une même organisation, ils sont supprimés des autres emplacements Drive, tels que Mon Drive. Si un fichier est transféré depuis une autre organisation, une copie est créée.
• Les liens et les autorisations de partage associés aux fichiers restent inchangés. Les personnes qui ne sont pas membres du Drive d’équipe peuvent continuer d’accéder aux fichiers grâce aux autorisations qui leur ont été accordées précédemment.

Transférer des dossiers Drive vers des Drive d’équipe. Action réservée aux super-administrateurs et utilisateurs disposant de droits spécifiques

Les administrateurs G Suite et les administrateurs délégués peuvent transférer des dossiers Mon Drive existants vers des Drive d’équipe. Utilisez cette fonctionnalité pour aider vos utilisateurs à se familiariser avec les Drive d’équipe.

1. Lisez attentivement les remarques figurant au début de cet article pour bien comprendre l’impact du déplacement de fichiers et de dossiers vers un Drive d’équipe.
2. Demandez aux utilisateurs d’accorder à votre compte administrateur au minimum un rôle de lecteur pour les dossiers existants.
3. Demandez aux utilisateurs de vous ajouter comme membre au Drive d’équipe vers lequel les dossiers seront déplacés.
   Remarque : Vous devez disposer du rôle de gestionnaire ou de gestionnaire de contenu.
4. Ouvrez drive.google.com dans un navigateur Web et vérifiez que vous êtes connecté avec votre compte administrateur.
   • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur la photo de profil du compte.
   • Si nécessaire, déconnectez-vous, puis connectez-vous à nouveau avec votre compte administrateur. 
5. Développez les sections Mon Drive et Drive d’équipe dans la fenêtre du navigateur pour afficher les dossiers à déplacer et les dossiers de destination. 
6. Faites glisser les dossiers de Mon Drive vers le dossier du Drive d’équipe.
7. Acceptez le message de confirmation pour démarrer le processus de migration.

Déléguer à un utilisateur des droits d’administrateur relatifs à la migration

Vous pouvez donner à un utilisateur la possibilité de déplacer des dossiers complets d’un emplacement Mon Drive vers des Drive d’équipe.

Important : Lorsque vous utilisez cette option, assurez-vous que l’utilisateur a pleinement conscience des conséquences de ses actions. Celui-ci dispose alors des mêmes droits d’accès qu’un super-administrateur. Les fichiers et les dossiers sont également supprimés des autres emplacements Drive et n’appartiennent plus au propriétaire d’origine, mais au Drive d’équipe.

1. Connectez-vous à votre console d’administration Google (avec un compte administrateur).
2. Sur la page d’accueil de la console d’administration, accédez à Utilisateurs.
3. Cliquez sur le nom d’un utilisateur pour ouvrir la page de son compte.
4. En bas de la page, cliquez sur Plus d’éléments.
5. Cliquez sur Rôles et droits d’administrateur.Conseil : Pour afficher les droits associés aux rôles actuels de l’utilisateur, cliquez sur Afficher les droits.
6. Cliquez sur Créer des rôles.
   Conseil : Découvrez comment créer des rôles d’administrateur personnalisés.
7. Dans l’onglet Droits, sélectionnez Services > Drive et Docs, puis cochez la case Transférer des fichiers ou des dossiers vers les Drive d’équipe.
8. Cliquez sur Enregistrer les modifications.